Kasa rejestrująca dla podatnika rozpoczynającego działalność w trakcie roku

Działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych rozpocząłem w lutym br. Zarejestrowałem się dla celów VAT. Pierwsza sprzedaż usług dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej na wartość 7.000 zł miała miejsce 5 maja 2016 r., druga 25 maja 2016 r. na wartość 8.000 zł. Czy limit do kasy rejestrującej powinienem liczyć od dnia 5 maja 2016 r.? Czy dobrze rozumiem, że w maju br. przekroczyłem limit i kasę muszę mieć od 1 sierpnia 2016 r.? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1021359)

Obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących dotyczy podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Wynika to z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.).

Istnieją pewne zwolnienia z obowiązku stosowania kas. Kwestie te reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544 ze zm.).

Jak stanowi § 3 ust. 1 pkt 2 powołanego rozporządzenia, podatnicy rozpoczynający sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zwolnieni są z jej ewidencjonowania w kasie w danym roku podatkowym, jeżeli przewidywany przez nich obrót z tego tytułu nie przekroczy w tym roku, w proporcji do okresu wykonywania wskazanych czynności, kwoty 20.000 zł.

Aby ustalić limit obrotów uprawniający do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, należy posłużyć się wzorem:

A = B × C/D

gdzie:

A	-	graniczna kwota obrotu w proporcji do okresu prowadzonej działalności, której przekroczenie powoduje utratę zwolnienia,
B	-	limit 20.000 zł,
C	-	liczba dni prowadzenia sprzedaży, jaka pozostała do końca roku,
D	-	liczba dni w roku podatkowym.

Kalkulator limitu obrotu dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Uczestnik forum pierwszej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej dokonał w dniu 5 maja br. Liczba dni prowadzenia sprzedaży, jaka pozostała do końca roku (liczona od dnia 5 maja br.), wynosi 241 dni. Limit obrotów uprawniający do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania wynosi zatem 13.169,40 zł, tj. 20.000 zł × 241/366.

Omawiane zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym określony limit zostanie przekroczony. Wynika to z § 5 powołanego wcześniej rozporządzenia.

Warto zwrócić uwagę, że na podstawie § 2 ust. 1 tego rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2016 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Pod poz. 38 tego załącznika wymieniono świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w SKOK, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Inaczej mówiąc, uczestnik forum nie będzie musiał ewidencjonować sprzedaży usług, jeśli będą one świadczone z zachowaniem warunków określonych w poz. 38 załącznika do ww. rozporządzenia.

Należy mieć jednak na uwadze, iż po przekroczeniu limitu obrotów, dokonanie nawet jednorazowej transakcji sprzedaży nieobjętej zwolnieniem przedmiotowym (zapłata gotówką) na rzecz osoby prywatnej spowoduje, że sprzedaż ta powinna być zarejestrowana w kasie fiskalnej. Kasa ta powinna być wówczas zainstalowana i ufiskalniona najpóźniej w dniu dokonania tej sprzedaży.