Kiedy przysługuje ulga na zakup kasy fiskalnej?

W grudniu 2013 r. przekroczyliśmy limit 20.000 zł, uprawniający nas do korzystania ze zwolnienia z prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej. W związku z tym, w dniu 25 lutego br. złożyliśmy w urzędzie skarbowym zawiadomienie, że od 1 marca 2014 r. sprzedaż na rzecz osób prywatnych będzie ewidencjonowana przy użyciu kasy. Jednakże w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy nie złożyliśmy zgłoszenia danych dotyczących tej kasy. Czy pomimo to, mamy prawo skorzystać z ulgi na jej zakup?

Co do zasady obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących dotyczy wszystkich podatników, którzy rozpoczną działalność określoną w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, czyli będą dokonywać sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Ponieważ zakup kas często wiąże się z poniesieniem znacznych wydatków, ustawa o VAT przewiduje dla podatników, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie za pomocą kas w obowiązujących terminach, odzyskanie części kwot wydatkowanych na ich zakup. Na mocy art. 111 ust. 4 tej ustawy mogą oni odliczyć od podatku należnego kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Podatnik zwolniony z VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione otrzymuje zwrot tej kwoty na rachunek bankowy lub SKOK.

1. Warunki, jakie należy spełnić, aby otrzymać zwrot ulgi na zakup kasy

Aby skorzystać z ulgi na zakup kasy, podatnik musi spełnić wszystkie warunki określone w rozporządzeniu w sprawie odliczeń, czyli:

złożyć w urzędzie skarbowym przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania do ewidencjonowania; w przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania tylko jedną kasę rejestrującą, zawiadomienie może być dokonane na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej,
rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązującym terminie, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają one funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać,
posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

2. Zawiadomienie o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania

W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przez podatnika poprzedzone jest:

złożeniem zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia,
dokonaniem fiskalizacji kasy.

Jak już wspomniano wcześniej, złożenie ww. zawiadomienia jest jednym z warunków, których spełnienie pozwala podatnikowi na odliczenie 90% kwoty wydatkowanej na zakup kasy, nie więcej jednak niż 700 zł.

W rozstrzyganej sprawie zwrócić należy uwagę na jeszcze jedną kwestię. Z pytania bowiem można wywnioskować, że podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotów przy zastosowaniu jednej kasy fiskalnej. Miał w związku z tym możliwość dokonania zawiadomienia o liczbie kas i miejscu (adresie) używania kas na formularzu zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy, o którym piszemy w punkcie 1.3, pod warunkiem, że zgłoszenie to zostanie złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

3. Zgłoszenie danych dotyczących kasy

"Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy", stanowi drugi dokument, który musi złożyć podatnik instalujący kasę fiskalną. Jego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas.

Obowiązek zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego określony został w art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu podatnicy rozpoczynający ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Z zapisu § 13 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas wynika, że zgłoszenie to powinno być dokonane w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.

Fiskalizacja kasy rejestrującej dokonywana jest przez serwisanta kas poprzez jednokrotne i niepowtarzalne uaktywnienie trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem numeru identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) do pamięci fiskalnej. Fiskalizacja kasy potwierdzona jest wykonaniem raportu fiskalnego dobowego, którego wydruk dołączany jest do książki kasy.

Na podstawie zgłoszenia danych dotyczących kasy, urząd skarbowy nadaje kasie numer ewidencyjny, który podatnik powinien w sposób trwały nanieść na obudowę kasy. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom.

W tym samym terminie zgłoszenia, na dokumencie określonym w załączniku nr 5 do ww. rozporządzenia, dokonuje podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas (§ 21 rozporządzenia).

W świetle powyższego, można stwierdzić, iż zgłoszenie danych dotyczących kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji, nie zostało wymienione jako warunek niezbędny do skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej.

Przypomnijmy, że utrata prawa do ulgi na zakup kasy w przypadku złożenia po terminie zgłoszenia o miejscu instalacji kasy, określona była w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. nr 228, poz. 1509), które obowiązywało do końca 2010 r.

Obecnie, o czym przekonuje nas interpretacja indywidualna z 19 marca 2014 r., nr IPTPP4/443-5/14-2/BM wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, zachowanie 7-dniowego terminu do zgłoszenia danych dotyczących kasy naczelnikowi urzędu skarbowego nie jest jednym z wymogów koniecznych do uzyskania prawa do ulgi z tytułu zakupu tej kasy.

Oto fragment ww. interpretacji:

"(…) wskazać należy, iż warunki zwrotu ulgi wymienione zostały w przepisie § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia (w sprawie odliczeń – przyp. redakcji), i są nimi – jak wynika z tego przepisu: złożenie naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia o liczbie przewidywanych stanowisk kasowych wraz z podaniem miejsca instalacji kasy, rozpoczęcie ewidencjowania nie później niż w obowiązujących terminach oraz posiadanie dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

W przepisie tym brak jest obowiązku złożenia w terminie 7 dni od daty fiskalizacji kasy zawiadomienia o miejscu instalacji kasy rejestrującej na podstawie rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. (…)

Mając na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące przepisy stwierdzić należy, iż w obecnym stanie prawnym, aby nabyć prawo do zwrotu części kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej, nie ma obowiązku złożenia w terminie 7 dni od daty fiskalizacji kasy zawiadomienia o miejscu instalacji kasy rejestrującej. (…)"

Reasumując

Aby skorzystać z ulgi na zakup kasy, podatnik musi spełnić wszystkie warunki określone w rozporządzeniu w sprawie odliczeń, a jednym z nich jest złożenie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas, zawiadomienia o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania.

Natomiast złożenie zgłoszenia danych dotyczących kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego po upływie 7 dni od dnia jej fiskalizacji, o którym mowa w przepisach rozporządzenia w sprawie kas, nie skutkuje utratą prawa do skorzystania z ww. ulgi.