Zakup kasy rejestrującej i rozliczenie ulgi w VAT, związanej z tym zakupem

Zakupiliśmy 10 kas fiskalnych, każda za 2.300 zł netto. Jak zaksięgować tę operację gospodarczą?

Obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących dotyczy podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Mogą być oni zwolnieni czasowo z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, jeśli spełniają wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2012 r. poz. 1382). Jeśli podatnik nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego określonego w tym rozporządzeniu, to musi rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Generalnie w świetle przepisów ustawy o rachunkowości każda kasa rejestrująca spełniająca warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 powinna zostać zaliczona do środków trwałych, bez względu na jej wartość. Zakup kasy fiskalnej na potrzeby prowadzonej działalności i przyjęcie jej do ewidencji środków trwałych można ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

Można również nie zaliczyć do środków trwałych nabytych kas rejestrujących o niskiej wartości jednostkowej (tutaj: 2.300 zł/szt.), jeśli w polityce rachunkowości określono, że składników majątku, spełniających warunki określone dla środków trwałych, których wartość nie przekracza np. 3.500 zł (kwota zaczerpnięta z przepisów podatkowych; może być to też inna wartość ustalona przez jednostkę), nie ujmuje się w ewidencji środków trwałych. W takim przypadku wartość nabytych kas rejestrujących odnosi się bezpośrednio w ciężar kosztów zużycia materiałów w miesiącu oddania ich do używania. Operację tę można ująć w księgach rachunkowych następującym zapisem:

Do jakiego rodzaju środków trwałych można zaliczyć kasę rejestrującą?

Zasady klasyfikacji środków trwałych określono w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. nr 242, poz. 1622). Kasa rejestrująca zaliczona do środków trwałych może zostać zakwalifikowana odpowiednio:

1) do rodzaju 491 KŚT "Zespoły komputerowe" – jeśli funkcjonuje jako zespół zarządzany komputerem,

2) do rodzaju 669 KŚT "Pozostałe urządzenia nieprzemysłowe" – gdy stanowi samodzielne urządzenie.

Czy kasy fiskalne zaliczone do środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł, można amortyzować w czasie? Czy może należy dokonać jednorazowego odpisu w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia kas fiskalnych do używania?

Odpisów amortyzacyjnych od kas rejestrujących zaliczonych do środków trwałych jednostki dokonuje się na zasadach ogólnych określonych w art. 32 ust. 1–3 ustawy o rachunkowości, tj. drogą systematycznego, planowego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu kas rejestrujących do używania, a jej zakończenie – nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych tych środków trwałych z ich wartością początkową lub przeznaczeniem do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzeniem niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

Jednostki mogą jednak – na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości – stosować uproszczenia, jeśli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Jak bowiem wynika z art. 32 ust. 6 ww. ustawy, w stosunku do środków trwałych o niskiej wartości początkowej dopuszcza się możliwość dokonywania zbiorczych odpisów amortyzacyjnych dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem. Można również – ze względu na nieistotną wartość pojedynczego składnika (przyjmując rozwiązanie określone w ustawach o podatku dochodowym wraz z graniczną kwotą równą 3.500 zł) – dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Odpowiedni zapis w tej sprawie jednostka powinna zamieścić w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Czy dla celów podatkowych zakupione przez nas kasy rejestrujące o jednostkowej wartości poniżej 3.500 zł, zaliczone do środków trwałych, możemy amortyzować na zasadach ogólnych?

Środkiem trwałym mogą być składniki majątku nabyte na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok (por. art. 22a ust. 1 updof i art. 16a ust. 1 updop). Pomimo spełnienia definicji środka trwałego, składniki majątku o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł nie muszą być uznane za środki trwałe (por. art. 22d ust. 1 updof i art. 16d ust. 1 updop). Wówczas w miesiącu oddania do używania ich wartość zalicza się do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast składniki majątku o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł, uznane za środki trwałe, mogą być amortyzowane na zasadach ogólnych lub jednorazowo w miesiącu oddania do używania albo w miesiącu następnym (por. art. 22f ust. 3 updof i art. 16f ust. 3 updop).

Jakie warunki musimy spełnić, aby skorzystać z ulgi na zakup kas rejestrujących?

Podatnicy, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kas rejestrujących w obowiązujących terminach, na podstawie art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, mogą odliczyć od podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

W przypadku czynnego podatnika VAT odliczenie przysługującej ulgi z tytułu zakupu kasy może być dokonane w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Uprawnienie to wynika z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 163). Sposób odliczenia ulgi na zakup kasy rejestrującej uzależniony jest od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym u podatnika wykazany podatek należny jest wyższy od podatku naliczonego (występuje kwota podatku do zapłaty), czy też podatek należny jest równy lub niższy od podatku naliczonego.

Natomiast podatnik zwolniony z VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione otrzymuje zwrot tej kwoty na rachunek bankowy lub SKOK. Zwrot ten jest dokonywany na wniosek podatnika składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

W interpretacjach organów podatkowych i orzeczeniach sądów dominuje pogląd, że ulga z tytułu zakupu kas rejestrujących dotyczy tylko kas zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Przykładem może być wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 lutego 2013 r., sygn. akt I FSK 494/12 oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 10 stycznia 2014 r., nr IBPP3/443-1271/13/KG, w której wyjaśniono m.in.

"(…) przedmiotowa ulga przysługuje tylko przy zakupie kas w związku z wypełnieniem powstającego po raz pierwszy u danego podatnika obowiązkiem ewidencjonowania. Oznacza to, że kolejne kasy, nabyte po dacie powstania obowiązku ewidencjonowania, nie uprawniają podatnika do skorzystania z ustanowionej ulgi (…)".

Czy ulga na zakup kasy fiskalnej wpływa na rozliczenie podatku dochodowego?

W przypadku podatników podatku dochodowego korzystających z ulgi na zakup kasy rejestrującej nie zachodzą również przesłanki do zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 45 updof i art. 16 ust. 1 pkt 48 updop, które uniemożliwiają zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od tej części wartości początkowej środka trwałego, która odpowiada wydatkom poniesionym na jego nabycie, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Zatem jednostka korzystająca z ulgi w VAT z tytułu zakupu kasy fiskalnej:

1) nie zwiększa o kwotę tej ulgi swoich przychodów z działalności gospodarczej,

2) w przypadku, gdy zaliczyła kasę fiskalną do środków trwałych:

a) jej wartość początkową ustala zgodnie z ogólnymi regułami, określonymi w art. 22g updof i art. 16g updop, czyli bez pomniejszania o kwotę ulgi w podatku VAT,

b) dokonuje odpisów amortyzacyjnych, zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów, według zasad przewidzianych w art. 22a–22o updof i art. 16a–16m updop.

Jak ująć w księgach ulgę na zakup kasy rejestrującej?

W sytuacji gdy wydatki na zakup kasy rejestrującej zostały odniesione bezpośrednio w koszty, to ulga na zakup tej kasy może zostać zaksięgowana zapisem:

Jeśli natomiast wydatki na zakup ww. kasy ujmowane będą w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne, to kwotę należnej ulgi księguje się wstępnie na konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów", zapisem: Wn konto 22, Ma konto 84. Następnie kwotę ulgi przeksięgowuje się na konto 76-0, proporcjonalnie do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych, zapisem: Wn konto 84, Ma konto 76-0.