Rozliczanie ulgi przysługującej na zakup kas rejestrujących

1.1. Realizacja ulgi przez czynnych podatników, którzy wykazują podatek należny większy od naliczonego

Podatnicy, którzy w danym okresie rozliczeniowym wykazują podatek należny większy od podatku naliczonego, mogą dokonać odliczenia z tytułu nabycia kas rejestrujących, w kwocie niższej lub równej wartości różnicy między podatkiem należnym a naliczonym (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczeń). Odliczenie może być dokonane maksymalnie do wysokości podatku należnego, czyli możliwa jest sytuacja, że podatnik będzie mógł już w pierwszym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) skorzystać z odliczenia w pełnej przysługującej mu wysokości. W przypadku gdy zobowiązanie podatkowe (różnica pomiędzy podatkiem należnym i naliczonym) będzie niższe od kwoty ulgi, prawo do odliczenia przenoszone będzie na następne okresy rozliczeniowe (miesiące lub kwartały), co znacznie wydłuży czas odliczenia ulgi na zakup kasy.

1.2. Rozliczenie ulgi przez podatników, którzy wykazują podatek należny w wysokości niższej bądź równej podatkowi naliczonemu

W myśl § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie odliczeń, podatnicy, którzy w danym okresie rozliczeniowym wykazują podatek należny niższy lub równy podatkowi naliczonemu, mogą otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym zwrot nie może przekroczyć równowartości:

• 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub
• 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

W przypadku podatników świadczących usługi taksówek osobowych, rozliczających się w formie ryczałtu, kwota odliczenia za dany okres rozliczeniowy nie może przekraczać kwoty, która powinna podlegać wpłacie do urzędu skarbowego (§ 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie odliczeń).

1.3. Skorzystanie z ulgi przez podatników, u których na przemian występuje zobowiązanie i zwrot podatku

W prowadzonej działalności gospodarczej często zdarzają się sytuacje, że podatnik w deklaracji podatkowej w jednym miesiącu wykazuje nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, a w drugim występuje u niego zobowiązanie podatkowe podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub też kwota do przeniesienia na następny miesiąc. W związku z tym możemy mieć do czynienia z naprzemiennym występowaniem powyższych sytuacji, co może trochę skomplikować rozliczenie ulgi przysługującej podatnikowi.

Niestety, prawodawca w rozporządzeniu w sprawie odliczeń nie uregulował kwestii zwrotu ulgi za zakup kasy rejestrującej w takich przypadkach. Konieczne jest zatem odpowiednie stosowanie § 3 ust. 2 i 3 tego rozporządzenia.

W praktyce możemy więc mieć do czynienia z następującymi przypadkami:

a) w pierwszym miesiącu korzystania z odliczenia podatnik deklaruje podatek do zapłaty, w następnym zaś występuje u niego nadwyżka podatku naliczonego nad należnym,

b) w pierwszym miesiącu korzystania z odliczenia kwota podatku naliczonego jest wyższa lub równa podatkowi należnemu, a w następnym występuje podatek do zapłaty.

Jeśli w pierwszym miesiącu rozliczania ulgi podatnik wykazuje podatek należny, to ma on prawo odliczyć przysługującą ulgę, poprzez zmniejszenie kwoty podatku należnego (ale maksymalnie do jego wysokości). Nierozliczoną kwotę ulgi podatnik wykaże w następnym miesiącu jako kwotę do zwrotu, z tym że nie będzie ona mogła być wyższa od 25% całej kwoty przysługującego odliczenia.

Załóżmy, że łączna kwota odliczenia wynosiła 700 zł, a podatnik w pierwszym miesiącu odliczył 200 zł, bo tyle wyniosła nadwyżka podatku należnego. W sytuacji gdy w kolejnym miesiącu wystąpi nadwyżka podatku naliczonego, podatnik odliczy 175 zł (700 zł × 25%).

Taka sama zasada obowiązuje w przypadku podatników rozliczających się za okresy kwartalne, z tym że u tej grupy podatników wykazywana kwota zwrotu nie może być wyższa od 50% całej kwoty przysługującego odliczenia.

Jeśli przez dwa miesiące (kwartały) ulga nie zostanie zrealizowana, to w następnych okresach należy ją odliczać analogicznie.

Natomiast w przypadku gdy w pierwszym miesiącu korzystania z odliczenia kwota podatku naliczonego jest wyższa lub równa podatkowi należnemu, a w następnym miesiącu występuje podatek do zapłaty, to rozliczenia należy dokonać w sposób przedstawiony poniżej. Podatnik rozliczający VAT miesięcznie ma prawo w pierwszym miesiącu wykazać nie więcej niż 25% kwoty przysługującej ulgi jako np. kwotę do zwrotu, w następnym zaś obniżyć podatek należny o pozostałą część, lecz tylko do wysokości zobowiązania podatkowego w tym miesiącu.

Podobnie sytuacja będzie wyglądać u podatników rozliczających się kwartalnie, z tym że kwota zwrotu wykazana za pierwszy kwartał nie może być wyższa od 50% kwoty przysługującego odliczenia. Jeśli przez dwa pierwsze okresy rozliczeniowe ulga nie zostanie zrealizowana, to w następnych miesiącach należy ją odliczać analogicznie.

Sposób rozliczenia ulgi na zakup kas rejestrujących przez podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT reguluje art. 111 ust. 5 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku, gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku bądź też jest podatnikiem, u którego sprzedaż jest zwolniona od podatku ze względu na wysokość osiąganych obrotów, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty, o której mowa, na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika.

Dane, jakie powinien zawierać wniosek o zwrot ulgi, zostały z kolei wymienione w § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczeń. W myśl tego przepisu wniosek taki powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę firmy,
• dane adresowe oraz
• numer identyfikacji podatkowej.

W przypadku natomiast podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi we wniosku należy dodatkowo umieścić informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę.

Ponadto do wniosku należy dołączyć:

• dane określające imię i nazwisko lub nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy;
• oryginał faktury potwierdzającej zakup wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę;
• informację o numerze rachunku bankowego lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu;
• fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o przeznaczeniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą – w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi.

Z powyższego wynika, że jednym z elementów, jakie powinien zawierać wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej jest wskazanie informacji o numerze rachunku bankowego na który należy dokonać zwrotu. Jednak podatnicy bardzo często we wnioskach o zwrot ulgi wskazują inny numer rachunku bankowego niż ten, który został przez nich zgłoszony do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W tym miejscu pojawia się zatem wątpliwości, czy w takich sytuacjach, naczelnik urzędu skarbowego może odmówić zwrotu ulgi przysługującej na zakup kasy rejestrującej.

Powyższa kwestia była przedmiotem interpelacji poselskiej nr 27609/2014. Powołując się m.in. na przepisy ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2012 r. poz. 1314 ze zm.) podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów w odpowiedzi z 20 sierpnia 2014 r. na ww. interpelację wyjaśnił m.in., że zgłoszenie identyfikacyjne podatników będącymi osobami fizycznymi wykonującymi działalność gospodarczą zawiera m.in. wykaz rachunków bankowych podatnika.

Jak podkreślił, w myśl ww. ustawy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym składanym do naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Odnośnie ulgi przysługującej na zakup kasy czytamy:

"(…) Mając powyższe na uwadze, uprzejmie informuję, iż naczelnik urzędu skarbowego, co do zasady, dokonuje zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestracyjnej na rachunek bankowy wskazany przez podatnika we wniosku. W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących wskazanego przez podatnika rachunku bankowego (np. podany rachunek nie był zgłoszony do urzędu skarbowego) zasadne jest podjęcie przez urząd skarbowy działań wyjaśniających w celu ustalenia, czy jest to faktycznie rachunek tego podatnika, oraz dokonania przez podatnika zgłoszenia ww. numeru rachunku bankowego w zgłoszeniu aktualizacyjnym.

Jednocześnie informuję, że naczelnicy urzędów skarbowych nie odmawiają zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących w przypadku wskazania we wniosku niezgłoszonego przez podatnika na zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym (wniosku CEIDG) numeru rachunku bankowego (podkreślenie redakcji). Odmowa miała miejsce tylko w jednym przypadku, tj. kiedy podatnik zarówno we wniosku, jak i w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym (wniosku CEIDG) nie wskazał żadnego rachunku bankowego, na który naczelnik urzędu skarbowego miałby dokonać przedmiotowego zwrotu. Pomimo wystosowania wezwania podatnik odmówił podania rachunku bankowego."

W związku z tym, że przepisy dotyczące kas nie określają wzoru wniosku o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej, poniżej przedstawiamy jego przykład.