Gazeta Podatkowa nr 27 (1172) z dnia 2.04.2015

Ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej

Podatnicy, którzy rozpoczynają terminowo ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kas rejestrujących, mogą odliczyć kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Ulgę tę należy prawidłowo rozliczyć pod kątem podatkowym. Ponadto powinna zostać właściwie zaewidencjonowana.

Rozliczenie w podatku VAT

Odliczenie ulgi

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Odliczenia tego można jednak dokonać pod warunkiem:

1) złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania,

2) rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają one funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać.

3) posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego jedną kasę rejestrującą, zgłoszenie, o którym mowa w pkt 1, może być dokonane na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej, zgodnie z przepisami dotyczącymi kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, jeżeli zgłoszenie to zostało złożone przed terminem obowiązkowego rozpoczęcia ewidencjonowania tych kwot.

Tak więc, jeśli podatnik spełni te warunki, to ma prawo do odliczenia ulgi już w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży w kasie, lub za okresy następujące po tym okresie.

Ulga w deklaracji VAT

Należy pamiętać, że metoda odliczenia omawianej ulgi uzależniona jest od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym podatnik VAT wykazał w deklaracji VAT podatek należny wyższy od podatku naliczonego (występuje kwota podatku do zapłaty), czy też wykazał podatek należny równy lub niższy od podatku naliczonego. Jak wskazano bowiem w § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczenia i zwrotu kwot wydatkowanych za zakup kas rejestrujących, kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa od kwoty różnicy między kwotą podatku należnego a kwotą podatku naliczonego (przykład 1 i 2).

W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

1) 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne (przykład 3 i 4), lub

2) 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne (przykład 5).

W przypadku podatników świadczących usługi taksówkowe, rozliczających VAT w formie ryczałtu, o którym mowa w art. 114 ustawy o VAT, kwota odliczenia za dany okres rozliczeniowy nie może przekraczać kwoty, która powinna podlegać wpłacie do urzędu skarbowego.

Rozliczenie ulgi przez podatnika zwolnionego

W przypadku gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem, u którego sprzedaż jest zwolniona z VAT z uwagi na wysokość obrotów, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty ulgi na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika. Wynika to z art. 111 ust. 5 ustawy o VAT.

Wniosek ten powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
   
• jego dane adresowe oraz NIP.

W przypadku podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi - dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą.

Wynika to z § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczenia i zwrotu kwot wydatkowanych za zakup kas rejestrujących.

Warto dodać, że przepisy dotyczące kas nie określają wzoru wniosku o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej.

Do wniosku o zwrot kwoty ulgi należy dołączyć:

• dane określające imię i nazwisko lub nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy,
   
• oryginał faktury potwierdzającej zakup wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę,
   
• informację o numerze rachunku bankowego lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu,
   
• fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o przeznaczeniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą - w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi.

Wzór wniosku o zwrot wydatkowanej kwoty dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatek VAT.

Warto w tym miejscu przywołać odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 20 sierpnia 2014 r. na interpelację poselską nr 27609/2014. Resort powołując się m.in. na przepisy ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2012 r. poz. 1314 ze zm.) wyjaśnił, że zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi wykonującymi działalność gospodarczą zawiera m.in. wykaz rachunków bankowych podatnika. Jak podkreślono, zgodnie z tą ustawą podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym składanym do naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Dodatkowo w odpowiedzi tej wyjaśniono, że naczelnik urzędu skarbowego, co do zasady, dokonuje zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej na rachunek bankowy wskazany przez podatnika we wniosku. W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących wskazanego przez podatnika rachunku bankowego (np. gdy podany rachunek nie był zgłoszony do urzędu skarbowego) zasadne jest podjęcie przez urząd skarbowy działań wyjaśniających w celu ustalenia, czy jest to faktycznie rachunek tego podatnika, oraz dokonania przez podatnika zgłoszenia tego numeru rachunku bankowego w zgłoszeniu aktualizacyjnym.

Jednocześnie poinformowano, że naczelnicy urzędów skarbowych nie odmawiają zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących w przypadku wskazania we wniosku numeru rachunku bankowego niezgłoszonego przez podatnika na zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym (wniosku CEIDG). Odmowa miała miejsce tylko w jednym przypadku, tj. kiedy podatnik zarówno we wniosku, jak i w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym (wniosku CEIDG) nie wskazał żadnego rachunku bankowego, na który naczelnik urzędu skarbowego miałby dokonać przedmiotowego zwrotu. Przy czym, pomimo wystosowania wezwania, podatnik odmówił podania rachunku bankowego.

Nabycie kasy a podatek dochodowy

Ulga a przychody i koszty

Ulga w podatku VAT na zakup kasy rejestrującej nie wpływa na rozliczenia przedsiębiorcy z tytułu podatku dochodowego i to niezależnie od sposobu jej realizacji (wpłata na rachunek podatnika lub odliczenie od VAT należnego). Ponieważ jest ona neutralna w tym zakresie, to jej kwota nie generuje przychodu firmowego, natomiast jej ewentualnym zwrotem przedsiębiorca nie obciąża firmowych kosztów podatkowych. Skorzystanie z ulgi nie wpływa również na kosztowe rozliczenie samego wydatku na jej zakup. Ponieważ kasa służy prowadzeniu działalności, a jej posiadanie jest wypełnieniem obowiązku ustawowego, wydatek na jej zakup obciąża koszty podatkowe - bezpośrednio lub poprzez odpisy amortyzacyjne.

Rozliczenie wydatków na nabycie kasy

To, czy podatnik przy zakupie kasy skorzystał z ulgi na jej zakup nie ma również wpływu na sposób zakwalifikowania samej kasy jako składnika firmowego majątku. W sytuacji gdy nabyta przez podatnika kasa fiskalna spełnia wymogi określone w art. 22a ust. 1 pkt 2 ustawy o pdof lub odpowiednio w art. 16a ust. 1 pkt 2 ustawy o pdop, to można ją uznać za składnik majątku trwałego rozliczany poprzez amortyzację. Przywołane przepisy wskazują, że dany składnik, np. kasa rejestrująca, może stanowić podlegający amortyzacji środek trwały, jeżeli:

• stanowi własność lub współwłasność podatnika,
   
• jest kompletna i zdatna do użytku w dniu przyjęcia do używania,
   
• przewidywany okres jej używania jest dłuższy niż rok,
   
• jest wykorzystywana przez podatnika m.in. na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Zasadniczo odpisów amortyzacyjnych od uznanej za środek trwały kasy rejestrującej należy dokonywać na ogólnych zasadach. Stawka amortyzacyjna dla kas rejestrujących wynosi 20%, z wyjątkiem kas zaliczonych do zespołów komputerowych, dla których stawka wynosi 30% z ewentualną możliwością jej podwyższenia o współczynnik 2,0 przewidziany dla maszyn i urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. Tzw. mali podatnicy oraz podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą mogą również skorzystać z jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 22k ust. 7-13 ustawy o pdof oraz art. 16k ust. 7-13 ustawy o pdop.

Zazwyczaj jednak jej wartość początkowa jest niższa niż 3.500 zł. W takim przypadku każdy podatnik może ją zamortyzować jednorazowo - w miesiącu oddania do używania, albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16f ust. 3 ustawy o pdop). Kasy o wartości początkowej niższej niż 3.500 zł, na podstawie art. 22d ust. 1 ustawy o pdof oraz art. 16d ust. 1 ustawy o pdop, podatnik może również nie wprowadzać do ewidencji środków trwałych, a wydatki poniesione na jej nabycie zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych w miesiącu oddania jej do używania.

Zaliczając zakupioną kasę rejestrującą do środków trwałych, ustalenia jej wartości początkowej należy dokonać według ceny nabycia (art. 22g ust. 3 ustawy o pdof oraz art. 16g ust. 3 ustawy o pdop), którą w jej przypadku zasadniczo wyznacza kwota należna zbywcy.

Wartości początkowej kasy fiskalnej nie pomniejsza się o kwotę ulgi z tytułu zakupu kasy.

Ulga uzyskana przez podatnika z tytułu zakupu kasy fiskalnej nie ma również wpływu na wysokość odpisów amortyzacyjnych, którymi podatnik obciąża koszty podatkowe - odpisy dokonywane od wartości początkowej kasy rejestrującej uznanej za środek trwały stanowią koszt podatkowy w pełnej wysokości. W takim przypadku nie znajduje bowiem zastosowania przepis art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 48 ustawy o pdop. Uregulowania te wyłączają z kosztów podatkowych odpisy dokonywane od tej części wartości środka trwałego, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Co prawda część kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących jest faktycznie odliczana, ale od podatku VAT należnego, a nie od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Nie można jej również uznać za zwrot wydatków poniesionych na zakup kasy - jest to ulga w podatku VAT, niemająca wpływu na uregulowania zawarte w przywołanych przepisach.

Podobnie należy rozpatrywać kwestię kosztów w sytuacji, gdy wydatek na nabycie kasy bezpośrednio je obciąża. Również w tym przypadku jest on kosztem w pełnej wysokości - bez pomniejszania o kwotę ulgi.

Ewidencja księgowa związana z zakupem kasy

Księgi rachunkowe

Ewidencja zakupu kasy fiskalnej i związanej z tym ulgi uzależniona jest od tego, czy kasa ta zostanie uznana za środek trwały podlegający amortyzacji, czy ze względu na niską jednostkową wartość będzie odniesiona jednorazowo do kosztów.

Aby kasa rejestrująca mogła być uznana za środek trwały, musi spełniać łącznie warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, tj. jej przewidywany okres ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok, jest kompletna i zdatna do użytku oraz przeznaczona na potrzeby jednostki. W księgach rachunkowych fakturę za zakup kasy fiskalnej zaliczonej do środków trwałych można ująć następującym zapisem:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) rozliczenie kosztów zakupu

- Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Przyjęcie kasy fiskalnej do używania w jej wartości początkowej na podstawie dowodu OT księguje się natomiast zapisem:

- Wn konto 01 "Środki trwałe",

- Ma konto 08 "Środki trwałe w budowie".

Z punktu widzenia prawa bilansowego kwotę ulgi na zakup kasy rejestrującej - niezależnie od tego, czy podlega ona rozliczeniu w deklaracji VAT, czy jest zwracana na rachunek bankowy jednostki - odnosi się do przychodów. Z uwagi na to, że jest to przychód związany w sposób pośredni z działalnością operacyjną jednostki, wartość ulgi na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości należy zaewidencjonować na koncie 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". Z tym że w przypadku gdy kasa rejestrująca zostanie zaliczona do środków trwałych, które podlegają amortyzacji, kwotę ulgi ujmuje się najpierw na koncie służącym do ewidencji rozliczeń międzyokresowych przychodów. Następnie zaliczona do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwota ulgi zwiększa stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od wartości kasy fiskalnej (art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Ewidencja księgowa ulgi na zakup kasy rejestrującej w sytuacji, gdy ulga ta jest rozliczana w deklaracji VAT, może przebiegać na podstawie dowodu PK zapisem:

- Wn konto 22-3 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT",

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej).

Jeśli kwota ulgi na zakup kasy została jednostce zwrócona na rachunek bankowy, to na podstawie wyciągu bankowego ujmuje się ją następująco:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej).

Przeksięgowanie kwoty ulgi na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" równolegle do dokonywanych od kasy fiskalnej odpisów amortyzacyjnych (z uwzględnieniem procentowego udziału ulgi w wartości początkowej kasy) może zostać ujęte w następujący sposób:

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej),

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej - PNP).

Trzeba zwrócić uwagę, że jeśli jednostka podejmie decyzję o dokonaniu jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, wówczas wartość ulgi podlega jednorazowemu przeksięgowaniu w pełnej kwocie na konto 76-0.

Gdy kasa rejestrująca z uwagi na niską wartość początkową nie została zaliczona do środków trwałych, wydatek poniesiony na jej zakup może zostać odniesiony bezpośrednio w koszty zużycia materiałów w miesiącu oddania kasy do używania (przykład). Zapis z tym związany może wyglądać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W takiej sytuacji ulga na zakup kasy powinna zostać w całości zaliczona do pozostałych przychodów operacyjnych i ujęta w księgach rachunkowych następującym zapisem:

- Wn konto 22-3 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Ulga na zakup kasy rejestrującej - PNP).

Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Ulga na zakup kasy rejestrującej jest neutralna z punktu widzenia podatku dochodowego. Dlatego nie podlega ewidencji w księdze podatkowej ani po stronie przychodów, ani nie ma też wpływu na zapisy dokonane w księdze po stronie kosztów (nie koryguje się bowiem wartości początkowej kasy rejestrującej - jeśli została ona uznana za środek trwały, lub kosztów uzyskania przychodów - gdy wydatki na jej nabycie zaliczono jednorazowo do kosztów podatkowych).

Należy tylko pamiętać, że jeśli kasa rejestrująca nie została uznana za środek trwały, wówczas gdy jej wartość przekracza 1.500 zł, podatnik ma obowiązek objąć ją ewidencją wyposażenia, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037).

Przykład Założenia Jednostka będąca podatnikiem VAT czynnym zakupiła w lutym 2015 r. kasę rejestrującą o wartości brutto 2.214 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu 414 zł). Ze względu na niską jednostkową wartość kasy tej nie wprowadzono do ewidencji środków trwałych.   Przysługująca jednostce kwota ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej, rozliczana w deklaracji VAT, wynosi 700 zł.   Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura za zakup kasy fiskalnej           a) wartość brutto 2.214 zł 30 24    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 414 zł 22-2 30    c) odniesienie wartości netto kasy w koszty zużycia materiałów 1.800 zł 40 30 2. PK - kwota przysługującej ulgi na zakup kasy: 700 zł 22-3 76-0 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27.12.2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 163)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)