Poradnik VAT nr 12 (636) z dnia 20.06.2025

Forma zapłaty bez znaczenia przy określeniu limitu uprawniającego do zwolnienia z kasy

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie m.in. świadczenia usług księgowych, pisaniu wniosków o dofinansowanie (nie jestem prawnikiem ani nie świadczę usług doradztwa podatkowego). Zapłatę otrzymuję gotówką oraz przelewem na moje konto bankowe. Czy sprzedaż realizowaną na rzecz osób prywatnych, za którą należność dokonywana jest przelewem należy wliczać do limitu uprawniającego do korzystania ze zwolnienia z kas?

Ogólną zasadą wynikającą z przepisów ustawy o VAT jest to, że podatnicy, którzy dokonują sprzedaży m.in. na rzecz osób prywatnych, sprzedaż tę muszą ewidencjonować w kasie fiskalnej. Jednakże rozporządzeniem w sprawie zwolnień w danym roku podatkowym, nie dłużej niż do końca 2027 r. ustawodawca zwolnił z obowiązku stosowania kas rejestrujących niektóre grupy podatników.

Określone w tym rozporządzeniu zwolnienia mają zarówno charakter przedmiotowy, czyli dotyczą ściśle określonych czynności oraz podmiotowy i wtedy dotyczą całej działalności podatnika.

Zwolnienie z ewidencjonowania ze względu na wartość sprzedaży przysługuje podatnikom rozpoczynającym po dniu 31 grudnia 2024 r. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (jak zakładamy z takim podatnikiem mamy do czynienia w niniejszej sprawie), jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł (§ 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień). Jeżeli jednak w trakcie 2025 r. wartość sprzedaży proporcjonalnie do okresu dokonywanej sprzedaży przekroczy określony limit, zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczono ww. limit (§ 5 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień).

Z kolei zwolnienia przedmiotowe dotyczące ściśle określonych czynności uregulowane są w § 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień. Zgodnie z tym przepisem, do dnia 31 grudnia 2027 r. zwolniona z rejestracji w kasie jest sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia.

Na mocy § 2 ust. 1 w związku z poz. 42 załącznika do ww. rozporządzenia, świadczenie usług na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych zwolnione jest z ewidencjonowania pod warunkiem, że świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie będzie wynikało, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Pamiętać jednak należy, że - co do zasady - przedmiotem świadczenia nie mogą być usługi wymienione w § 4 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia.

Jeśli chodzi o sposób obliczenia wartości sprzedaży uprawniającej do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas, to trzeba zaznaczyć, że w § 3 ust. 3 rozporządzenia wprost wskazano, że przy obliczaniu wartości sprzedaży, o której mowa, nie uwzględnia się należnego podatku VAT. Ponadto nie można wyłączać z tej kwoty sprzedaży usług i towarów, które na mocy rozporządzenia w sprawie zwolnień zostały zwolnione z ewidencjonowania za pomocą kas, a wymienione w załączniku do tego rozporządzenia. Wyjątkiem są jedynie czynności wymienione w poz. 40 i poz. 50 załącznika do rozporządzenia. Są to transakcje dostawy nieruchomości oraz dostawy towarów i świadczenia usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym zaliczane są przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą.

Zatem, pomimo że ww. sprzedaż ze względu na formę zapłaty podlega zwolnieniu przedmiotowemu z ewidencjonowania, to uzyskaną wartość sprzedaży z tytułu tej czynności, należy uwzględnić wyliczając kwotę uprawniającą do zwolnienia podmiotowego z obowiązku stosowania kasy fiskalnej.

Potwierdza to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 30 grudnia 2024 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.515.2024.3.MGO, w której możemy w tym zakresie przeczytać: "(...) obliczając (...) kwotę wartości sprzedaży nie może Pan wyłączyć sprzedaży usług, za które zapłata dokonywana jest za pośrednictwem banku (przelew). Do wartości sprzedaży powinien Pan wliczyć sprzedaż ze wszystkich czynności wykonywanych przez Pana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych (tj. zarówno usług, za które zapłata dokonywana jest za pośrednictwem banku (przelew) jak i usług, za które zapłata dokonywana jest gotówką (podkreślenie redakcji) (...)".

Również w interpretacji indywidualnej z dnia 28 kwietnia 2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.184.2025.2.JG Dyrektor KIS wyjaśnił: "(...) Kwotę obrotu uprawniającą do zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących określa się sumując całą sprzedaż na wyżej wskazane podmioty. Ustawodawca nie przewidział w ustawie o VAT ani w rozporządzeniach wydanych na jej podstawie, żadnego przepisu wskazującego na brak wliczania do limitu obrotu należności otrzymanych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych z tytułu wykonywania na ich rzecz czynności zwolnionych na podstawie załącznika do rozporządzenia z ewidencjonowania na kasie rejestracyjnej. Obliczając kwotę obrotu nie wyłącza się zatem sprzedaży towarów i usług, które na mocy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących jako wymienione w załączniku do rozporządzenia zostały przedmiotowo zwolnione z obowiązku ewidencjonowania. Do obrotu wlicza się zatem sprzedaż ze wszystkich czynności wykonywanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych (wszystkie rodzaje działalności) (...)".

Dodatkowo podkreślił, że:

"(...) Zaznaczam, że w sytuacji utraty prawa do zwolnienia ze względu na przekroczenie limitu obrotu (sprzedaży), mógł Pan nadal korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotów z tytułu wykonywania czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia, tj. usług, za które zapłatę otrzyma Pan w całości za pośrednictwem poczty, banku, lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (...)".