Poradnik VAT nr 19 (643) z dnia 10.10.2025

Jakie płatności należy wliczać do wartości sprzedaży uprawniającej do zwolnienia z kasy?

Rozpocząłem świadczenie usług remontowych na rzecz osób prywatnych, za które zapłatę otrzymuję gotówką oraz przelewem na moje konto bankowe. Czy sprzedaż, za którą należność dokonywana jest przelewem należy wliczać do wartości sprzedaży uprawniającej do korzystania ze zwolnienia z kas?

Zwolnienie z ewidencjonowania ze względu na wartość sprzedaży przysługuje podatnikom rozpoczynającym po dniu 31 grudnia 2024 r. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł (§ 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień). Jeżeli jednak w trakcie 2025 r. wartość sprzedaży proporcjonalnie do okresu dokonywanej sprzedaży przekroczy określony limit, zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczono ww. limit (§ 5 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień).

Z kolei zwolnienia przedmiotowe dotyczące ściśle określonych czynności uregulowane są w § 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień. Zgodnie z tym przepisem, do dnia 31 grudnia 2027 r. zwolniona z rejestracji w kasie jest sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia.

Na mocy § 2 ust. 1 w związku z poz. 42 załącznika do ww. rozporządzenia, świadczenie usług na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych zwolnione jest z ewidencjonowania pod warunkiem, że świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie będzie wynikało, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Pamiętać jednak należy, że - co do zasady - przedmiotem świadczenia nie mogą być usługi wymienione w § 4 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia. Pomimo, że ww. sprzedaż podlega zwolnieniu przedmiotowemu z ewidencjonowania (ze względu na formę zapłaty), to jej wartość, należy uwzględnić wyliczając wartość sprzedaży uprawniającą do zwolnienia podmiotowego z obowiązku stosowania kasy fiskalnej.

Jeśli chodzi o sposób obliczenia wartości sprzedaży uprawniającej do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas, to trzeba zaznaczyć, że w § 3 ust. 3 rozporządzenia wprost wskazano, że przy obliczaniu wartości sprzedaży, o której mowa, nie uwzględnia się należnego podatku VAT. Ponadto nie można wyłączać z tej kwoty sprzedaży usług i towarów, które na mocy rozporządzenia w sprawie zwolnień zostały zwolnione z ewidencjonowania za pomocą kas, a są wymienione w załączniku do tego rozporządzenia. Wyjątkiem są jedynie czynności wymienione w poz. 40 i poz. 50 załącznika do rozporządzenia. Są to transakcje dostawy nieruchomości oraz dostawy towarów i świadczenia usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym zaliczane są przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą.

Tak też uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 5 września 2025 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.430.2025.3.MGO wyjaśniając w tym zakresie: "(...) ustawodawca nie przewidział w ustawie o VAT ani w rozporządzeniu wydanym na jej podstawie, żadnego przepisu wskazującego na brak wliczania do wartości sprzedaży wyznaczającej obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, należności otrzymanych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych z tytułu wykonywania na ich rzecz czynności zwolnionych na podstawie załącznika do rozporządzenia. Wyjątek stanowi - wskazana w § 3 ust. 3 rozporządzenia - sprzedaż z tytułu czynności, o których mowa w poz. 40 i 50 załącznika do ww. rozporządzenia.

Należy wskazać, że każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ma wpływ na wartość sprzedaży wyznaczającej obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (z wyjątkiem sprzedaży z tytułu czynności, o których mowa w poz. 40 i 50 załącznika do rozporządzenia). Wartość sprzedaży uprawniającą do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących określa się sumując całą sprzedaż (z wyjątkiem sprzedaży z tytułu czynności, o których mowa w poz. 40 i 50 załącznika do ww. rozporządzenia) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości należy stwierdzić, że mają Państwo obowiązek wliczania do obliczanego proporcjonalnie limitu obrotu 20.000 zł, wszystkich płatności - zarówno gotówkowych, jak i bezgotówkowych, otrzymanych zarówno w lokalu firmy jak i poza lokalem firmy - z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (...)".

Warto również dodać, że w przypadku przekroczenia w 2025 r. limitu wartości sprzedaży uprawniającej do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej z tytułu sprzedaży usług na rzecz osób fizycznych (niezależnie od formy dokonywanej płatności: gotówką czy przelewem) spowoduje obowiązek rozpoczęcia ich ewidencjonowania w kasie rejestrującej po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży przekroczy ten limit. Podatnik nie będzie musiał jednak ewidencjonować sprzedaży usług, jeśli będą one świadczone z zachowaniem warunków określonych w poz. 42 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień.