Kiedy podatnik musi zwrócić ulgę na zakup kasy fiskalnej?

Podatnicy, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej w obowiązujących terminach, mogą odliczyć część kwoty wydatkowanej na jej zakup. Jednak w określonych przypadkach mogą oni stracić prawo do tego odliczenia, co oznacza konieczność zwrotu do urzędu skarbowego kwoty otrzymanej ulgi.

Przypadki zwrotu ulgi

Podmioty dokonujące sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych - co do zasady - obowiązane są prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kas rejestrujących w obowiązujących terminach, mogą odliczyć kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Gdy podatnik wykonuje czynności wyłącznie zwolnione od podatku lub też jest podatnikiem zwolnionym podmiotowo z VAT, powyższą ulgę otrzymuje na rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Jednak jak wskazano w art. 111 ust. 66 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonej lub zwróconej ulgi, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną używania kas lub nie dokonują w obowiązującym terminie ich zgłoszenia do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis. Dodatkowo Minister Finansów w rozporządzeniu w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących określił przypadki powodujące obowiązek zwrotu omawianej ulgi w sytuacji, gdy nastąpią one w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania. Zgodnie z § 6 ust. 1 tego rozporządzenia są to:

1) zaprzestanie działalności,

2) otwarcie likwidacji,

3) ogłoszenie upadłości,

4) sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), w sytuacji gdy następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych,

5) dokonanie odliczenia z naruszeniem warunków, o których mowa w § 2 i 3 rozporządzenia (terminowość odliczenia, zgłoszenie liczby kas, spełnienie przez kasy określonych wymogów technicznych).

Trzyletni okres użytkowania kasy fiskalnej wylicza się zgodnie z art. 12 § 4 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). Z przepisu tego wynika, że terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień.

Terminy zwrotu ulgi

Podatnik VAT czynny musi dokonać zwrotu ulgi w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po:

a) miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne,

b) kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne.

Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT zwrotu ulgi powinni dokonać nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Zaprzestanie używania kasy

Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT).

Termin "zaprzestanie używania", nie został zdefiniowany w przepisach o VAT. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 16 stycznia 2013 r., nr IPPP2/443-1057/12-2/RR uznał, że w tym zakresie należy odwołać się do definicji określonej w Słowniku Języka Polskiego, gdzie pojęcie "używać" oznacza posłużyć się czymś, zastosować coś jako środek, narzędzie, natomiast wyrażenie "zaprzestać" oznacza przerwać jakąś czynność, zaniechać robienia czegoś. Organ podatkowy stwierdził, że termin "zaprzestanie używania" zawarty w przepisie art. 111 ust. 6 ustawy o VAT należy interpretować w ten sposób, iż bez znaczenia pozostać muszą przyczyny, z jakich podatnik zaprzestał ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, tzn. czy zaprzestanie używania było wynikiem nieumyślnego zdarzenia losowego, czy też wynikało bezpośrednio z zaplanowanego działania. Dodatkowo wskazał, że zaprzestanie używania kasy fiskalnej oznacza sytuację, w której podatnik definitywnie, a nie czasowo zakończył używanie kasy fiskalnej.

Zakończenie działalności

Likwidacja działalności gospodarczej przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania jest jedną z przyczyn, która skutkuje obowiązkiem zwrotu przez podatnika całej ulgi otrzymanej z tytułu zakupu kasy rejestrującej (przykład 1).

Podatnik dokonujący sprzedaży przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału) ma obowiązek zwrotu ulgi wykorzystanej przy zakupie kasy rejestrującej jedynie w sytuacji, gdy nabywca jego przedsiębiorstwa (następca prawny) nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (§ 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas) - przykład 2.

Zawieszenie działalności a zwrot ulgi

Podatnik VAT ma możliwość zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej na podstawie art. 14a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 672 ze zm.). Zawieszenie to może trwać, co do zasady, od 30 dni do dwudziestu czterech miesięcy. W czasie zawieszenia prowadzonej działalności gospodarczej, przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Organy podatkowe w takiej sytuacji uznają, że zaprzestanie używania kasy nie jest tożsame ze wstrzymaniem się na określony czas od prowadzenia działalności. Tak więc zawieszenie prowadzenia działalności na określony czas i wznowienie jej po tym okresie nie powoduje obowiązku zwrotu odliczonej lub zwróconej podatnikowi kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej.

Spóźniony przegląd techniczny kasy

Podatnicy ewidencjonujący sprzedaż w kasie fiskalnej obowiązani są zgłaszać te urządzenia do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących (art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT).

Natomiast gdy podatnicy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania m.in. nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, wówczas są obowiązani do zwrotu odliczonego lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (art. 111 ust. 6 ustawy).

Termin, w jakim należy wykonać ten obowiązek, został określony w § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas. Zgodnie z tym przepisem podatnik stosujący kasy musi je poddawać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis co 2 lata.

Z kolei w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przegląd techniczny dokonywany jest nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Gdy podatnik nie wywiązuje się z tego obowiązku, może ponieść konsekwencje określone w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Jak wynika z tego przepisu, jeśli podatnik w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej (przykład 3).

Przykład 1

Podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej w prowadzonym przez siebie sklepie od 1 czerwca 2011 r. i odliczył od podatku należnego ulgę związaną z jej zakupem w wysokości 700 zł. W związku z kłopotami finansowymi podatnik zlikwidował prowadzoną działalność z dniem 30 września 2013 r.

Ponieważ zaprzestanie prowadzenia działalności nastąpiło przed upływem 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, podatnik jest zobowiązany do zwrotu odliczonej ulgi, czyli 700 zł. Zwrot tej kwoty powinien być dokonany najpóźniej do dnia 25 października 2013 r., czyli do dnia złożenia deklaracji VAT-7 za wrzesień 2013 r.

Przykład 2

Z dniem 1 października 2013 r. spółka z o.o. przejęła inną spółkę. Przejęta spółka ewidencjonowała swoją sprzedaż w kasie fiskalnej od 1 stycznia 2013 r. Spółka przejmująca nadal będzie wykorzystywać do ewidencjonowania sprzedaży dla osób fizycznych tę kasę fiskalną. W związku z tym zbywca nie będzie zobowiązany do zwrotu ulgi wykorzystanej przy nabyciu kasy, pomimo że od dnia jej zakupu do dnia sprzedaży przedsiębiorstwa nie minęły jeszcze 3 lata.

Przykład 3

Podatnik od 1 stycznia 2011 r. użytkuje kasę fiskalną. Przy jej zakupie odliczył przysługującą mu ulgę. Podczas kontroli urząd skarbowy stwierdził, iż w styczniu 2013 r. minął termin obowiązkowego przeglądu technicznego, który nie został wykonany. W związku z tym podatnik był zobowiązany do zwrotu ulgi z tytułu zakupu kasy.

"(…) zaprzestanie używania kasy, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy (o VAT - przyp. red.) nie jest tożsame z wstrzymaniem się na określony czas od prowadzenia działalności (np. zawieszenie działalności). Wstrzymanie się na określony czas od prowadzenia działalności i wznowienie jej po tym okresie nie powoduje obowiązku zwrotu odliczonej lub zwróconej podatnikowi kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej. Jeżeli zatem suma okresów używania kasy rejestrującej (np. okres przed zawieszeniem działalności, okres po zawieszeniu działalności) przekracza 3 lata, to wobec podatnika nie powstaje obowiązek zwrotu ulgi przy likwidacji działalności. Jeśli natomiast nie przekracza - to odliczoną wcześniej ulgę podatnik jest zobowiązany zwrócić".

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 marca 2013 r., nr IBPP3/443-1396/12/AŚ

"Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących (…) są obowiązani między innymi do zgłaszania do obowiązkowego przeglądu technicznego kas u właściwego serwisanta kas w terminach wynikających z § 16 ust. 1. Zgodnie z tym przepisem, obowiązkowego przeglądu technicznego kas, o którym mowa w art. 111 ust. 6c ustawy, dokonuje się co 24 miesiące, z zastrzeżeniem ust. 2. (…)

Zgodnie z art. 12 § 3 ustawy (…) Ordynacja podatkowa (…) terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca. W myśl art. 12 § 5 cytowanej ustawy, jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Powyższe przepisy określają maksymalny dopuszczalny okres pomiędzy przeglądami. Równocześnie w cytowanych przepisach nie ma uregulowań, z których wynikałoby, iż przeglądów okresowych nie można dokonywać częściej.

Odnosząc powołane powyżej przepisy do przedstawionego przez Wnioskodawcę przykładu należy stwierdzić, iż w przypadku przeglądu dokonanego w dniu 12.05.2008 r., kolejny przegląd powinien być dokonany najpóźniej w dniu 12.05.2010 r. o ile nie jest to dzień wolny od pracy i przegląd nie dotyczy kasy o zastosowaniu specjalnym (…). W świetle powyższego (…) wykonanie przeglądu okresowego wcześniej niż upłyną 24 miesiące od poprzedniego przeglądu jest dopuszczalne (…), natomiast stanowisko Wnioskodawcy, w myśl którego przegląd jest dokonany w terminie jeśli data nie przekroczy ostatniego dnia miesiąca, w którym wykonano poprzedni przegląd - jest nieprawidłowe".

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 kwietnia 2011 r., nr IBPP4/443-388/11/JP

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27.12.2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 163)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363)