Nowe rozporządzenie w sprawie warunków technicznych

W Dzienniku Ustaw z dnia 22 czerwca 2018 r., pod poz. 1206, opublikowano rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Rozporządzenie to zastępuje rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz. U. poz. 1076).

Nowe rozporządzenie, które obowiązuje od 7 lipca 2018 r. określa:

1) szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz sposób oznaczania pamięci fiskalnej kas rejestrujących numerami unikatowymi, warunki ich przydzielania oraz dokumenty, które powinny być dołączone do kasy rejestrującej przy wprowadzaniu jej do obrotu;

2) dane, które powinien zawierać wniosek producenta krajowego albo podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących o wydanie potwierdzenia wymienionego w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT, jak również rodzaje dokumentów, w tym oświadczeń, oraz kas rejestrujących wzorcowych do badań i innych urządzeń, które mają być przedstawione lub dostarczone wraz z wnioskiem;

3) okres, na który jest wydawane potwierdzenie, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy;

4) zakres badań kas rejestrujących oraz rodzaje danych zawartych w sprawozdaniu, o którym mowa w art. 111 ust. 6e ustawy.

Głównym celem wydania ww. rozporządzenia jest wprowadzenie nowego typu kas rejestrujących oraz określenie warunków technicznych uwzględniających postęp technologiczny. Zmiany te umożliwiają wykorzystanie kas do uszczelnienia systemu podatkowego, wzrostu i poszerzenia obszaru akceptacji płatności bezgotówkowych oraz zapewnienia konsumentom dostępu do paragonów elektronicznych. Celem jest również wprowadzenie nowego protokołu komunikacyjnego dla nowych urządzeń fiskalnych, który zapewni współpracę z systemami teleinformatycznymi Ministerstwa Finansów, a także standardowego protokołu do komunikacji nowych typów kas rejestrujących z terminalami płatniczymi.

1. Definicje nowych pojęć

Przepis § 2 rozporządzenia utrzymuje definicje zawarte w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. Na potrzeby nowych regulacji w rozporządzeniu określono jednak nowe definicje pojęć i terminologię związaną z kasami rejestrującymi, takie np. jak:

interfejs komunikacyjny - przez który rozumie się urządzenie komunikacyjne przewodowe lub bezprzewodowe wraz z oprogramowaniem, pracujące pod kontrolą programu pracy kasy, pozwalające co najmniej na wymianę informacji z zewnętrznymi programami i zapewniające przekaz danych oraz podłączenie do kasy urządzeń zewnętrznych i terminala płatniczego;
moduł kryptograficzny - to urządzenie trwale zawarte w kasie, odpowiedzialne za generowanie podpisów cyfrowych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych emitowanych przez kasę;
pamięć chroniona - oznacza urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych emitowanych przez kasę pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia podczas weryfikacji zapisów z zawartością pamięci fiskalnej;
przekaz danych - który oznacza transmisję dokumentów i danych zapisanych w kasie do zewnętrznego systemu teleinformatycznego, a także zapewnienie możliwości transmisji do kasy poleceń sterujących i konfigurujących jej działanie w zakresie określonym w rozporządzeniu;
zdarzenie - przez które należy rozumieć zdarzenie występujące podczas pracy kasy, rejestrowane w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, mające znaczenie dla prawidłowości ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego oraz prawidłowej pracy kasy wymienione w § 19 pkt 3.

Ponadto w § 4 rozporządzenia dokonano podziału kas ze względu na ich konstrukcję. Wskazano, że kasy dzieli się na:

kasy autonomiczne - tj. kasy z wbudowaną bazą danych o towarach i usługach (zwaną "bazą towarową"), z możliwością jej zmiany, niewymagające programu aplikacyjnego do obsługi kasy;
drukarki fiskalne - kasy sterowane przez interfejs komunikacyjny za pomocą programu aplikacyjnego, które zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący zmiany stawek podatku przypisanych do nazw towarów lub usług.

Z kolei kasy ze względu na przeznaczenie dla danego rodzaju sprzedaży lub sposobu jej ewidencji dzielą się na kasy ogólne oraz o zastosowaniu specjalnym (§ 5 ust. 1 rozporządzenia).

2. Zmiana warunków i kryteriów technicznych

W § 6-18 rozporządzenia określono kryteria, którym muszą odpowiadać kasy w zakresie ich konstrukcji. W § 6 pkt 7 zapisano, iż kasa rejestrująca powinna być zbudowana z interfejsu lub interfejsów komunikacyjnych, umożliwiających co najmniej:

a) przekaz danych, za pośrednictwem sieci internet lub sieci teleinformatycznej, w sposób określony protokołem komunikacyjnym, o którym mowa w § 42 ust. 1 - w przypadku kasy umożliwiającej przekaz danych,

b) odczyt zawartości pamięci fiskalnej i pamięci chronionej,

c) współpracę z terminalem płatniczym transakcji bezgotówkowych, z wyłączeniem drukarek fiskalnych.

Zabezpieczenia dostępu do wnętrza kasy, sposób plombowania, zamknięcia oraz sposób połączenia jej z wyświetlaczem określa § 7.

W § 23 rozporządzenia określającym strukturę i zawartość paragonów fiskalnych emitowanych przez kasę wprowadzano konieczność umieszczania na paragonie oznaczenia kasjera. W uzasadnieniu do przedmiotowego rozporządzenia wskazano, że jest to niezbędne z uwagi na przeprowadzanie kontroli prawidłowości rejestrowania transakcji sprzedaży oraz naliczania podatku należnego, zaś sposób oznaczenia kasjera jest autonomiczną decyzją użytkownika kasy (nie musi zawierać danych osobowych).

Przepis § 35 rozporządzenia reguluje z kolei sposób wykonania fiskalizacji kasy rejestrującej, w tym m.in. odebranie numeru ewidencyjnego kasy oraz uruchomienie pamięci kasy fiskalnej i chronionej, a także ich powiązanie, zaś § 38 określa sposób zakończenia rejestracji sprzedaży, która kończy się emisją paragonu fiskalnego lub faktury (np. sposób awaryjnego wyjścia z trybu rejestracji transakcji). Ponadto określa przekazanie paragonu lub faktury za pośrednictwem sieci internet.

Czynności, które nie są możliwe do wykonania na kasie rejestrującej po zarejestrowaniu sprzedaży a przed wykonaniem raportu fiskalnego dobowego określono w § 40 omawianego rozporządzenia. W przepisie tym wskazano m.in., że kasa umożliwia zmianę daty i czasu po wykonaniu raportu fiskalnego dobowego, a przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym (§ 40 ust. 3 rozporządzenia).

Istotną zmianą w stosunku do poprzedniego rozporządzenia jest wydłużenie z czterech do pięciu lat okresu ważności potwierdzenia, że kasy spełniają wymagane przepisami funkcje oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać. Po upływie tego okresu może ono być wydane na następne okresy po złożeniu wniosku wraz z wymaganymi dokumentami i urządzeniami oraz przeprowadzeniu badań (§ 58 i § 59 rozporządzenia).

3. Regulacje przejściowe

Nowe rozporządzenie zawiera również przepisy przejściowe, na mocy których m.in.:

kasy wyposażone w funkcję stałą wydruku na paragonie fiskalnym przy danych dotyczących wartości, oznaczenia waluty w złotych, w tym przy zastosowaniu skrótów "zł" lub "PLN", mogą być stosowane nie dłużej niż do dnia, do którego zgodnie z odrębnymi przepisami złoty będzie uznawany jako prawny środek płatniczy na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, przy którego zastosowaniu jest prowadzona ewidencja (§ 65 ust. 2),
w numerach unikatowych dla kas posiadających potwierdzenie o spełnieniu kryteriów i warunków technicznych wydanych przed wejściem w życie przedmiotowego rozporządzenia, stosuje się trzyliterowy prefiks oraz ciąg 10 cyfr, w numerach unikatowych dla kas posiadających potwierdzenie o spełnieniu kryteriów i warunków technicznych wydane po 1999 r. stosuje się trzyliterowy prefiks oraz ciąg 8 cyfr, a w numerach unikatowych kas posiadających potwierdzenie o spełnieniu kryteriów i warunków technicznych wydane przed 2000 r. stosuje się dwuliterowy prefiks oraz ciąg 8 cyfr (§ 65 ust. 3-5),
w przypadku kas z papierowym zapisem kopii przepisy rozporządzenia z dnia 27 sierpnia 2013 r. stosuje się dnia 31 grudnia 2018 r., zaś w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii (o których mowa w § 2 pkt 5 rozporządzenia z 2013 r.) przepisy te stosuje się do dnia 31 grudnia 2023 r.