Obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej

Sprzedaż w prowadzonej działalności gospodarczej ewidencjonuję przy zastosowaniu kasy rejestrującej on-line. Czy za nieprzeprowadzenie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy grożą jakieś kary? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1454928)

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają szereg obowiązków. Podatnicy ci muszą m.in.:

poddawać kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących,
poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Natomiast w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu technicznego dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Tak stanowi § 54 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.).

W powyższych przypadkach termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kasy jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji. Z kolei pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze podatnik jest obowiązany dokonać po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji.

Warto nadmienić, że obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ustawie - Prawo przedsiębiorców, pod warunkiem że w tym okresie nie prowadzi ewidencji. Obowiązkowego przeglądu technicznego w tym przypadku podatnik dokonuje po wznowieniu działalności, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

Podatnik, który nie wywiązuje się z obowiązku przeprowadzenia przeglądu technicznego kasy, naraża się na konsekwencje określone w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570). Z przepisu tego wynika, że jeśli podatnik m.in. nie podda kas w obowiązującym terminie do przeglądu technicznego przez właściwy serwis, jest zobowiązany do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na jej zakup. Ponadto za niedopełnienie przez podatnika wskazanego obowiązku grozi kara pieniężna w wysokości 300 zł.

Obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje m.in. sprawdzenie:

1)	stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem,
2)	stanu obudowy kasy,
3)	czytelności dokumentów drukowanych przez kasę,
4)	programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu,
5)	poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 54 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących,
6)	poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy,
7)	stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy,
8)	poprawności ustawień zegara kasy.