Obowiązkowy przegląd kasy rejestrującej

Prowadzę działalność handlową, w której sprzedaż ewidencjonuję przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Jej fiskalizacja nastąpiła w dniu 5 maja 2021 r. W jakim terminie powinienem przeprowadzić przegląd techniczny tej kasy?

Ustawodawca na podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących nałożył szereg obowiązków. Jak określa art. 111 ust. 3a ustawy o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), muszą oni m.in.:

wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony,
poddawać kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących,
poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Tak wynika z § 54 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625).

Natomiast w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu technicznego dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Należy wskazać, że pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze podatnik jest obowiązany dokonać po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji.

Istotne jest, że obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ustawie - Prawo przedsiębiorców, pod warunkiem że w tym okresie nie prowadzi ewidencji. Obowiązkowego przeglądu technicznego w tym przypadku podatnik dokonuje po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

Data pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy liczona jest od dnia dokonania fiskalizacji kasy, przez którą należy rozumieć w przypadku:

kas on-line - jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji,
kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną, zakończoną wystawieniem raportu fiskalnego dobowego.

W omawianej sytuacji skoro fiskalizacja odbyła się 5 maja 2021 r., to przegląd techniczny kasy powinien być przeprowadzony do dnia 5 maja 2023 r.

Warto pamiętać o terminowym przeglądzie kas rejestrujących z uwagi na konsekwencje z tym związane. Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, jeśli podatnik w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji zakończy działalność gospodarczą lub nie podda kas w obowiązującym terminie do przeglądu technicznego przez właściwy serwis, zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej.

Ponadto za niedopełnienie przez podatnika wskazanego obowiązku grozi kara pieniężna w wysokości 300 zł.

Przykład

Podatnik w dniu 17 czerwca 2021 r. rozpoczął prowadzenie sprzedaży przy użyciu kasy on-line, w związku z czym w dniu 14 czerwca 2021 r. dokonał jej fiskalizacji. Przegląd techniczny kasy powinien być dokonany najpóźniej 14 czerwca 2023 r.