kasa fiskalna, kasa rejestrująca, zakup kasy fiskalnej, kasa on-line
lupa
A A A

Poradnik VAT nr 6 (582) z dnia 20.03.2023

Terminy dokonywania przeglądów technicznych kas

Podatnicy, którzy w prowadzonej działalności gospodarczej do ewidencjonowania sprzedaży stosują kasy rejestrujące zobowiązani są do dokonywania przeglądów technicznych tych kas.

Obowiązek ten wynika z art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT, w myśl którego podatnik jest zobowiązany poddawać kasy rejestrujące obowiązkowemu przeglądowi technicznemu właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących, jak również poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Natomiast terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas określone zostały w rozporządzeniu w sprawie kas.

1. Obowiązkowe przeglądy techniczne kas rejestrujących

» Termin przeprowadzenia przeglądu technicznego

W myśl § 54 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, obowiązkowego przeglądu technicznego kas (dotyczy to zarówno kas on-line, jak i kas dotychczas wykorzystywanych) dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

W przypadku natomiast kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Ponadto, serwisant kas, w terminie 3 dni od dnia dokonanego przez podatnika zgłoszenia, powinien wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy (§ 51 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas).

Obowiązkowemu przeglądowi technicznemu powinna być również poddana każda kasa rejestrująca, która została przez podatnika utracona (np. w wyniku kradzieży), a następnie odzyskana i przeznaczona ponownie do ewidencjonowania (§ 10 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia). Przy czym ponowne jej zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, przez którą - w przypadku kas on-line - stosownie do § 2 pkt 4 lit. a) rozporządzenia należy rozumieć - jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji.

Ponadto, w przypadku kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnym charakterze podatnik zobowiązany jest dokonać pierwszego przeglądu technicznego kasy po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji (§ 54 ust. 4 rozporządzenia).

Jeśli chodzi natomiast o sposób ustalenia terminu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas, to należy stosować tu przepisy art. 12 § 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.), w myśl których:

  • terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca,
  • terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień,
  • jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Przykład

Podatnik w dniu 1 lutego 2023 r. rozpoczął prowadzenie sprzedaży przy użyciu kasy on-line, w związku z czym, w dniu 31 stycznia dokonał jej fiskalizacji. Pierwszy przegląd techniczny powinien być dokonany najpóźniej 31 stycznia 2025 r.

Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się zatem nie rzadziej niż co 2 lata. Nie oznacza to, że podatnik nie może go dokonać wcześniej.

Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja indywidualna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 6 maja 2021 r., nr DOP7.8101.66.2020.FMLM.1, w której w tym zakresie czytamy:

"(...) Spółka ma obowiązek wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej nie rzadziej niż co 2 lata, co oznacza, że może ona dokonywać go częściej, a termin kolejnego przeglądu upłynie po 2 latach od ostatniego przeglądu. Wcześniejsze - niż po upływie dwuletniego terminu - dokonanie przeglądu przerywa bieg dwuletniego terminu na dokonanie przeglądu technicznego (podkreślenie redakcji) (...)".

Szef KAS ostatecznie zatem stwierdził, że wykonanie pierwszego, jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres następnego obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.

» Przegląd techniczny przy zawieszeniu działalności gospodarczej

Obowiązkowego przeglądu technicznego kas nie dokonuje się w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221), pod warunkiem, że w tym okresie podatnik nie prowadzi ewidencji.

W takiej sytuacji jest on zobowiązany do dokonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji (§ 54 ust. 5 rozporządzenia).

Przykład

Podatnik 1 czerwca 2021 r. dokonał przeglądu technicznego kasy. W dniu 1 lutego 2023 r. na okres 10 miesięcy zawiesił prowadzoną działalność gospodarczą. Pomimo, że termin dokonania kolejnego przeglądu technicznego kasy przypadnie w okresie zawieszenia działalności (powinien on być dokonany najpóźniej do 1 czerwca 2023 r.), podatnik jest zobowiązany go dokonać dopiero po jej wznowieniu.

2. Zakres przeglądów technicznych kas

§ 55 rozporządzenia w sprawie kas wymieniono czynności, jakie należy dokonać w trakcie przeglądu technicznego kas fiskalnych.

Stosownie do tego przepisu obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

  • stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
  • stanu obudowy kasy;
  • czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
  • programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
  • poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 54 ust. 4;
  • poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
  • stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
  • poprawności ustawień zegara kasy.

Ponadto, obowiązkowy przegląd techniczny obejmuje również wpis jego wyniku do książki kasy, w przypadku kas on-line zapisanie tego przeglądu w pamięci fiskalnej, jak również dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego jego dokonanie (§ 55 ust. 2 rozporządzenia).

3. Skutki nieterminowego przeglądu kasy fiskalnej

Obowiązek terminowego przeglądu kasy spoczywa wyłącznie na użytkowniku tej kasy. Podatnik, który nie wywiązuje się z tego obowiązku naraża się na konsekwencje finansowe określone przez ustawodawcę w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT.

Dla Prenumeratorów GOFIN

Z przepisu tego wynika, że w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży podatnik zakończy działalność gospodarczą lub nie podda kas rejestrujących w obowiązującym terminie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas, a także w innych przypadkach określonych w rozporządzeniu w sprawie odliczeń zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej.

Przy czym ww. obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot dotyczy tylko tych kas, których te przypadki dotyczą. Wynika tak z § 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń.

W przypadku czynnych podatników VAT zwrotu ulgi należy dokonać na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.

Przykład

W styczniu 2023 r. Krzysztof K. zlikwidował działalność gospodarczą, w której stosował kasę rejestrującą. W związku z tym, że likwidacja nastąpiła przed upływem 3 lat od dnia jej rozpoczęcia zobowiązany był do zwrotu otrzymanej kwoty wydatkowanej na zakup kasy, tj. 700 zł. W JPK_V7M za styczeń 2023 r., w części ewidencji dotyczącej sprzedaży podatnik kwotę zwrotu otrzymanej ulgi na zakup kasy wykazał w polu K_34, zaś w części deklaracyjnej dotyczącej rozliczenia podatku należnego w polu P_34.

Natomiast podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT (tj. zwolnieni z VAT), zwrotu ulgi powinni dokonać do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Należy w tym miejscu także dodać, że niedopełnienie przez podatnika poddania przeglądowi technicznemu kasy rejestrującej w obowiązującym terminie grozi również karą w wysokości 300 zł, którą jest on zobowiązany uiścić w terminie 14 dni od otrzymania decyzji w tej sprawie (art. 111 ust. 6ka i 6l oraz art. 145a ust. 10 i 11 ustawy o VAT).

Uwaga

Konsekwencją nieterminowego dokonania przeglądu kasy fiskalnej jest:

  • zwrot przez podatnika odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy (w przypadku gdy ma to miejsce przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania),
  • kara pieniężna w wysokości 300 zł.

www.KasaFiskalna.pl - Kryteria i warunki techniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PodatekVAT.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

maj 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
28
29
30
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
PODATEK VAT - zasady rozliczania i weryfikacji
Vademecum Podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.