kasa fiskalna, kasa rejestrująca, zakup kasy fiskalnej, kasa on-line
lupa
A A A

Poradnik VAT nr 9 (513) z dnia 10.05.2020

Terminy dokonywania przeglądów technicznych kas

Podatnicy, którzy w prowadzonej działalności gospodarczej do ewidencjonowania sprzedaży stosują kasy rejestrujące zobowiązani są do dokonywania przeglądów technicznych tych kas. Obowiązek ten wynika z art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT, w myśl którego podatnik jest zobowiązany poddawać kasy rejestrujące obowiązkowemu przeglądowi technicznemu właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących, jak również poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji. Terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas określone zostały w rozporządzeniu w sprawie kas.

1. Obowiązkowe przeglądy techniczne kas rejestrujących

» Termin przeprowadzenia przeglądu technicznego

W myśl § 54 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie kas, obowiązkowego przeglądu technicznego kas (dotyczy to zarówno kas on-line, jak i kas dotychczas wykorzystywanych) dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

W przypadku natomiast kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Ponadto, serwisant kas, w terminie 3 dni od dnia dokonanego przez podatnika zgłoszenia, powinien wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy (§ 51 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas).

Obowiązkowemu przeglądowi technicznemu powinna być również poddana każda kasa rejestrująca, która została przez podatnika utracona (np. w wyniku kradzieży), a następnie odzyskana i przeznaczona ponownie do ewidencjonowania (§ 10 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia). Przy czym ponowne jej zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, przez którą stosownie do § 2 pkt 4 rozporządzenia należy rozumieć:

  • w przypadku kas on-line - jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji,
     
  • w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wystawieniem raportu fiskalnego dobowego.

Ponadto w przypadku kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnym charakterze podatnik jest zobowiązany pierwszego przeglądu technicznego kasy dokonać po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji (§ 54 ust. 4 rozporządzenia).

Jeśli chodzi natomiast o sposób ustalenia terminu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas, to należy stosować tu przepisy art. 12 § 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.), w myśl których:

  • terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca,
     
  • terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień,
     
  • jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Przykład

Podatnik w dniu 1 lutego 2020 r. rozpoczął prowadzenie sprzedaży przy użyciu kasy on-line, w związku z czym, w dniu 31 stycznia dokonał jej fiskalizacji. Pierwszy przegląd techniczny powinien być dokonany najpóźniej 31 stycznia 2022 r.

» Przegląd techniczny przy zawieszeniu działalności

Obowiązkowego przeglądu technicznego kas nie dokonuje się w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, pod warunkiem, że nie jest prowadzona za ich pośrednictwem ewidencja. W takiej sytuacji podatnik jest zobowiązany do dokonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji (§ 54 ust. 5 rozporządzenia).

Przykład

Podatnik 1 czerwca 2018 r. dokonał przeglądu technicznego kasy. W dniu 1 kwietnia 2020 r. na okres 10 miesięcy zawiesił prowadzoną działalność gospodarczą. Pomimo, że termin dokonania kolejnego przeglądu technicznego kasy przypadnie w okresie zawieszenia działalności (powinien on być dokonany najpóźniej do 1 czerwca 2020 r.), podatnik jest zobowiązany go dokonać dopiero po jej wznowieniu.

» Wymiana modułu fiskalnego

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 16 stycznia 2020 r., nr 0112-KDIL3.4012.23.2019.1.JK wskazał, że wymiana modułu fiskalnego kasy i jego fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu.

W tym zakresie czytamy: "(...) obowiązkowy przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym, powinien być wykonany w okresie nieprzekraczającym 2 lat od wymiany modułu kasy. Przy czym (...) wymiana modułu fiskalnego kasy i jego ponowna fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu. (...)"

Powołując się na przepisy rozporządzenia w sprawie kas, Dyrektor KIS podkreślił, iż podatnicy mają obowiązek wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej nie rzadziej niż co 2 lata. Oznacza to, że mogą oni dokonywać go częściej, a termin kolejnego przeglądu upłynie po 2 latach od ostatniego przeglądu. W jego opinii: "(...) Wcześniejsze - niż po upływie dwuletniego terminu - dokonanie przeglądu przerywa bieg dwuletniego terminu na dokonanie przeglądu technicznego. (...)"

Przykład

Podatnik ewidencjonuje sprzedaż przy zastosowaniu jednej kasy rejestrującej. Ostatniego przeglądu technicznego kasy dokonał w dniu 20 stycznia 2019 r. Następny przegląd powinien być zatem dokonany najpóźniej 20 stycznia 2021 r. W dniu 15 kwietnia 2020 r. w użytkowanej przez niego kasie dokonano wymiany modułu fiskalnego. W takiej sytuacji kolejny obowiązkowy przegląd techniczny kasy powinien zostać dokonany do 15 kwietnia 2022 r.

2. Zakres przeglądów technicznych kas

§ 55 rozporządzenia w sprawie kas wymieniono czynności, jakie należy dokonać w trakcie przeglądu technicznego kas fiskalnych.

Stosownie do tego przepisu obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

  • stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
     
  • stanu obudowy kasy;
     
  • czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
     
  • programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
     
  • poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 54 ust. 4;
     
  • poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
     
  • stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
     
  • poprawności ustawień zegara kasy.

Ponadto, obowiązkowy przegląd techniczny obejmuje również wpis jego wyniku do książki kasy, w przypadku kas on-line zapisanie tego przeglądu w pamięci fiskalnej, jak również dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego jego dokonanie (§ 55 ust. 2 rozporządzenia).

3. Konsekwencje nieterminowego przeglądu kasy fiskalnej

Obowiązek terminowego przeglądu kasy spoczywa wyłącznie na użytkowniku tej kasy. Podatnik, który nie wywiązuje się z tego obowiązku naraża się na konsekwencje finansowe określone przez ustawodawcę w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że jeśli podatnik w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji za pomocą kas zakończy działalność gospodarczą lub nie podda kas w obowiązującym terminie przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis, zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej.

Przy czym ww. obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot dotyczy tylko tych kas, których te przypadki dotyczą. Wynika tak z § 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczania.

W przypadku czynnych podatników VAT zwrotu ulgi należy dokonać na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.

Przykład

Podatnik od 2 kwietnia 2018 r. użytkuje 2 kasy fiskalne. Przy zakupie tych kas odliczył przysługującą mu ulgę. W wyniku kontroli urząd skarbowy stwierdził, iż w kwietniu 2020 r. minął termin obowiązkowego przeglądu technicznego, który nie został wykonany. W związku z tym podatnik zobowiązany jest do zwrotu ulgi z tytułu zakupu tych kas w terminie do 25 maja 2020 r.

Kwotę zwrotu odliczonej ulgi z tytułu nabycia kas rejestrujących należy wykazać w części C deklaracji VAT-7/VAT-7K w poz. 37: "Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy".

Natomiast podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT (tj. zwolnieni z VAT), zwrotu ulgi powinni dokonać do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Warto w tym miejscu podkreślić, że do zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii nie są obowiązani podatnicy, którzy na mocy znowelizowanych przepisów ustawy o VAT zobowiązani są do ich wymiany na kasy on-line w ściśle określonych w ustawie terminach.

Ponadto, niedopełnienie przez podatnika ww. obowiązku grozi również karą w wysokości 300 zł, którą jest on zobowiązany uiścić w terminie 14 dni od otrzymania decyzji w tej sprawie (art. 111 ust. 6ka i 6l oraz art. 145a ust. 10 i 11 ustawy o VAT).

Uwaga

Konsekwencją nieterminowego dokonania przeglądu kasy fiskalnej jest:

  • zwrot przez podatnika odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy (w przypadku gdy ma to miejsce przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania),
     
  • kara pieniężna w wysokości 300 zł.

4. Wzór wniosku o odroczenie terminu przeglądu technicznego kasy rejestrującej

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.podatki.gov.pl) zamieszczono komunikat dotyczący przeprowadzania okresowych przeglądów kas rejestrujących w związku z sytuacją kryzysową związaną z zagrożeniem rozprzestrzeniania się wirusa COVID-19.

W komunikacie czytamy: "(...) W związku z pojawiającymi się sygnałami ze strony producentów oraz podmiotów zajmujących się serwisem kas rejestrujących, dotyczącymi obaw serwisantów w zakresie przeprowadzania przeglądów okresowych kas rejestrujących związanych z zagrożeniem wirusem COVID-19, Ministerstwo Finansów informuje, że w sytuacji nadzwyczajnej jaka jest obecnie spowodowana rozprzestrzenianiem się koronawirusa, podatnicy mogą indywidualnie zwracać się z wnioskami do naczelników urzędów skarbowych o odroczenie terminu przeglądu technicznego do lipca 2020 r. z uwagi na zapobieganie rozprzestrzeniania się wirusa (podkreślenie redakcji). (...)"

Ministerstwo Finansów podkreśliło, że wniosek taki powinien być złożony przed terminem przeglądu technicznego kasy rejestrującej.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Czytelników, nasze Wydawnictwo opracowało wzór takiego wniosku (który dostępny jest na stronie www.druki.gofin.pl). Poniżej przedstawiamy przykładowo wypełniony wzór ww. wniosku. Niemniej jednak warto mieć na uwadze, że poszczególne urzędy skarbowe mogą żądać złożenia wniosku na własnym druku.

Wniosek o odroczenie terminu przeglądu technicznego kasy rejestrującej

www.KasaFiskalna.pl - Kryteria i warunki techniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PodatekVAT.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

wrzesień 2020
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
26
27
28
29
30
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
PODATEK VAT - zasady rozliczania i weryfikacji
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.