Terminy dokonywania przeglądów technicznych kas fiskalnych

» Termin przeprowadzenia przeglądu technicznego

W myśl § 55 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, obowiązkowego przeglądu technicznego kas (dotyczy to zarówno kas on-line, jak i kas dotychczas wykorzystywanych) dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

W przypadku natomiast kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy (§ 55 ust. 2 rozporządzenia).

W przypadku wystąpienia klęski żywiołowej na skutek powodzi ww. termin obowiązkowego przeglądu technicznego, przedłuża się o 30 dni (przepisy § 13 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio).

Ponadto, serwisant kas, w terminie 3 dni od dnia dokonanego przez podatnika zgłoszenia, powinien wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy (§ 52 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas).

Obowiązkowemu przeglądowi technicznemu powinna być również poddana każda kasa rejestrująca, która została przez podatnika utracona (np. w wyniku kradzieży), a następnie odzyskana i przeznaczona ponownie do ewidencjonowania (§ 10 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia). Przy czym ponowne jej zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, przez którą - w przypadku kas on-line - stosownie do § 2 pkt 5 lit. a) rozporządzenia należy rozumieć - jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji, pobraniem i zapisem w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych oraz uruchomieniem trybu fiskalnego.

Ponadto, w przypadku kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnym charakterze podatnik zobowiązany jest dokonać pierwszego przeglądu technicznego kasy po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji (§ 55 ust. 4 rozporządzenia).

Jeśli chodzi natomiast o sposób ustalenia terminu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas, to należy stosować tu przepisy art. 12 § 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.), w myśl którego:

• terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca,
• terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień,
• jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Jak już wyżej wskazano obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się zatem nie rzadziej niż co 2 lata. Nie oznacza to, że podatnik nie może go dokonać wcześniej. Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja indywidualna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 6 maja 2021 r., nr DOP7.8101.66.2020.FMLM.1, w której w tym zakresie czytamy: "(...) Spółka ma obowiązek wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej nie rzadziej niż co 2 lata, co oznacza, że może ona dokonywać go częściej, a termin kolejnego przeglądu upłynie po 2 latach od ostatniego przeglądu.

Wcześniejsze - niż po upływie dwuletniego terminu - dokonanie przeglądu przerywa bieg dwuletniego terminu na dokonanie przeglądu technicznego (...)".

Szef KAS ostatecznie zatem stwierdził, że wykonanie pierwszego, jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres następnego obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.

» Przegląd techniczny przy zawieszeniu działalności gospodarczej

Obowiązkowego przeglądu technicznego kas nie dokonuje się w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.), pod warunkiem, że w tym okresie podatnik nie prowadzi ewidencji.

W takiej sytuacji jest on zobowiązany do dokonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji (§ 55 ust. 5 rozporządzenia).

W § 57 rozporządzenia w sprawie kas wymieniono czynności, jakie należy dokonać w trakcie przeglądu technicznego kas fiskalnych.

Stosownie do tego przepisu obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

• stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
• stanu obudowy kasy;
• czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
• programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
• poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 55 ust. 4;
• poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
• stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
• poprawności ustawień zegara kasy.

Ponadto, obowiązkowy przegląd techniczny obejmuje również wpis jego wyniku do książki kasy, w przypadku kas on-line zapisanie tego przeglądu w pamięci fiskalnej, jak również dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego jego dokonanie (§ 57 ust. 2 rozporządzenia).

Obowiązek terminowego przeglądu kasy spoczywa wyłącznie na użytkowniku tej kasy. Podatnik, który nie wywiązuje się z tego obowiązku naraża się na określone konsekwencje finansowe.

» Zwrot ulgi na zakup kasy

W myśl art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zakończą działalność gospodarczą lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w rozporządzeniu w sprawie odliczeń.

Zasada ta nie dotyczy kas użytkowanych przez podatników poszkodowanych w wyniku klęski żywiołowej na skutek powodzi. W § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 października 2024 r. w sprawie odliczania lub zwrotu wydatków poniesionych na zakup kas rejestrujących w przypadku wystąpienia klęski żywiołowej na skutek powodzi (Dz. U. poz. 1507) bowiem zapisano, że przy łącznym spełnieniu warunków, o których mowa w § 3 pkt 1-5 ww. rozporządzenia, podatnicy nie są obowiązani do zwrotu, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, w przypadku gdy ten zwrot dotyczył zakupu kas rejestrujących utraconych lub trwale uszkodzonych w wyniku powodzi.

Uwaga

Obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot w przypadku gdy podatnicy nie poddadzą w określonych terminach kas rejestrujących obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis oraz w przypadkach wymienionych w § 5 ust. 1 dotyczy tylko tych kas, z którymi związane są te zdarzenia (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

W przypadku czynnych podatników VAT zwrotu ulgi należy dokonać na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.

Natomiast podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT (tj. zwolnieni z VAT), zwrotu ulgi powinni dokonać do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

» Kara pieniężna w wysokości 300 zł

W związku z niedopełnianiem przez podatników obowiązku przeglądu technicznego kas, w ustawie o VAT przewidziano karę. W myśl bowiem art. 111 ust. 6ka i 6l tej ustawy, w przypadku gdy podatnik nie podda kasy rejestrującej we właściwym terminie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis, naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł. Karę tę uiszcza się bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

» Sankcje z Kodeksu karnego skarbowego

Podatnik dokonujący nieterminowego przeglądu kasy powinien liczyć się także z następstwami karnymi skarbowymi. Ten bowiem, kto nierzetelnie lub wadliwie prowadzi księgę (przez księgę w rozumieniu art. 53 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy; Dz. U. z 2025 r. poz. 633 rozumie się również inne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej) naraża się na odpowiedzialność karną skarbową.

Brak bowiem terminowego przeglądu kasy jest uznawany za wadliwe prowadzenie księgi i na podstawie art. 61 § 3 Kks zagrożony jest karą grzywny za wykroczenie skarbowe.

Sposobem na uniknięcie ww. sankcji jest złożenie tzw. "czynnego żalu", czyli zawiadomienia organu o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego - zgodnie z art. 16 § 1 ww. Kodeksu karnego skarbowego.

W myśl tego przepisu, nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.

Trzeba mieć na uwadze, że fakt złożenia "czynnego żalu" przez podatnika nie daje gwarancji uniknięcia kary. Zawiadomienie jest bezskuteczne, jeżeli zostało złożone w czasie, kiedy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.

Uwaga

Złożenie czynnego żalu, pod warunkiem że organ ścigania nie miał wiedzy (udokumentowanej) o popełnieniu tego czynu uchroni podatnika wyłącznie przed odpowiedzialnością karną skarbową, natomiast nie uchroni przed karą w wysokości 300 zł, a jeżeli nie upłynęły 3 lata od momentu rozpoczęcia ewidencji na kasie fiskalnej również przed zwrotem odliczonej ulgi na zakup kasy fiskalnej.