Kopie dokumentów fiskalnych należy przechowywać przez 5 lat

Zasady przechowywania dokumentów kasowych określone są obecnie zarówno w ustawie o VAT, jak i w rozporządzeniu w sprawie warunków technicznych.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących - co do zasady - obowiązani są do przechowywania kopii dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Archiwizowanie papierowych kopii dokumentów kasowych przez 5 lat, w szczególności paragonów fiskalnych, to dla niektórych podatników nie tylko obciążenie finansowe, ale również problemy natury technicznej.

Dlatego też, na mocy § 19 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy mieli obowiązek przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Jak już informowaliśmy na łamach Poradnika VAT wygaśnięcie z końcem 2012 r. okresu przejściowego skracającego z 5 do 2 lat obowiązek przechowywania papierowych kopii dokumentów kasowych oznacza, że od 1 stycznia 2013 r. obowiązek ich przechowywania wynosi 5 lat.

Do Ministra Finansów, z zapytaniem o możliwość skrócenia okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych przez podatników zwrócił się jeden z posłów w interpelacji nr 11855, a także Rzecznik Praw Obywatelskich (w piśmie z dnia 8 listopada 2012 r., sygn. akt RPO-669340-V/11/AB).

Wprowadzenie, jako zasady, dwuletniego okresu przechowywania kopii dokumentów papierowych generowanych przez kasy fiskalne proponowało również Ministerstwo Gospodarki w projekcie założeń projektu ustawy o ułatwieniu warunków wykonywania działalności gospodarczej z 9 października 2012 r. (w tzw. czwartej ustawie deregulacyjnej).

W piśmie z dnia 10 stycznia 2013 r., skierowanym do naszej redakcji, resort finansów wyjaśnił, że wprowadzenie na okres przejściowy dwuletniego terminu przechowywania kopii dokumentów kasowych było związane z jednej strony z sygnalizowanymi przez podatników trudnościami technicznymi archiwizowania dużej ilości rolek dokumentacji paragonowej, a z drugiej strony z założeniami co do rozwiązania problemu na drodze dopuszczenia w nowych przepisach prowadzenia ewidencji w kasach z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych.

Regulacja ta - jak podkreślono - od samego początku nie miała mieć charakteru stałego, ponieważ miała tylko umożliwić podatnikom podjęcie niezbędnych działań dostosowawczych polegających na nabyciu kas z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych.

Zwrócono także uwagę, że z przepisów ustawy o VAT wynika, iż podatnicy obowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. co do zasady w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Ponadto z wyjaśnienia Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r., nr PT7/063/2/423/KWA/12/BMI9-16921, które stanowi odpowiedź na zapytanie Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie skrócenia okresu przechowywania paragonów (na temat którego pisaliśmy w Poradniku VAT nr 23 z 2012 r.), wynika:

"(...) nie jest zasadne, (...) przedłużanie okresu przejściowego przyjętego w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia. (...)

Z punktu widzenia zapewnienia kontroli prawidłowości ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego (...) zasadne jest zatem stosowanie 5-letniego okresu przechowywania ww. dokumentów kasowych, zwłaszcza że istnieją stosowne rozwiązania techniczne, a podatnicy mieli możliwość poczynić stosowne działania dostosowawcze w tym zakresie (m.in. zapewnić prawidłowe warunki przechowywania kopii papierowych dokumentów kasowych lub zakupić kasy elektroniczne).

W świetle powyższego nie przewiduję podjęcia prac legislacyjnych w zakresie wprowadzenia dwuletniego okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych na nośnikach papierowych. W tym względzie należy również mieć na uwadze zasadę równego traktowania podatników, którzy używają kas z kopią na nośniku papierowym z tymi, którzy używają kas z elektronicznym zapisem kopii, stosując dla obu tych grup jednakowe wymagania co do czasu przechowywania kopii (zważywszy, że wcześniej powoływane argumenty za skróceniem okresu przechowywania kopii dokumentów w formie papierowej, ze względu na możliwość podjęcia ww. działań dostosowawczych, straciły na aktualności)."

Jak się zatem wydaje jest to ostateczna, potwierdzona informacja dotycząca okresu obowiązkowego przechowywania paragonów fiskalnych przez podatników. Oznacza to niestety powrót do niekorzystnej dla podatników opcji przechowywania kopii paragonów fiskalnych przez okres 5 lat.