Przegląd techniczny kas rejestrujących

Firma od 20 stycznia 2013 r. użytkuje 2 kasy fiskalne. Przy zakupie tych kas odliczyliśmy przysługującą nam ulgę w kwocie 1.400 zł. W jakim terminie w świetle obowiązujących przepisów należy dokonać przeglądu technicznego tych kas oraz jaki powinien być zakres tego przeglądu?

Obowiązek dokonywania przeglądów technicznych kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu podatnik jest zobowiązany zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących, jak również poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

1. Terminy dokonywania obowiązkowych przeglądów technicznych

Zgodnie z § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, które obowiązuje od 1 kwietnia 2013 r., obowiązkowego przegląd technicznego kas dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

W przypadku natomiast kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Uwaga

Serwisant kas, w terminie 5 dni od dnia dokonanego przez podatnika zgłoszenia, powinien wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy (§ 31 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas).

Obowiązkowemu przeglądowi technicznemu powinna być również poddana każda kasa rejestrująca, która została przez podatnika utracona (np. w wyniku kradzieży), a następnie odzyskana i przeznaczona ponownie do ewidencjonowania (§ 17 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia). Przy czym ponowne jej zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, przez którą należy rozumieć jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.

Jeśli chodzi natomiast o sposób ustalenia terminu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas, to należy stosować tu przepisy art. 12 § 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), w myśl których:

terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca,
terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień,
jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Przykład

Podatnik ewidencjonuje obrót przy zastosowaniu jednej kasy rejestrującej. Ostatniego przeglądu technicznego kasy dokonał w dniu 26 lipca 2011 r. Następny przegląd powinien być dokonany najpóźniej 26 lipca 2013 r.

Podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas dokonuje przeglądu technicznego na zlecenie podatnika, tak więc obowiązkiem podatnika jest dbałość o terminowe wykonywanie przeglądów, co wynika z § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia.

Podatnik, który nie wywiązuje się z tego obowiązku naraża się na konsekwencje finansowe określone przez ustawodawcę w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Zgodnie z tym zapisem, jeśli podatnik w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej.

2. Czynności, jakimi należy objąć kasy w trakcie przeglądu technicznego

W § 34 ww. rozporządzenia określono zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas.

Stosownie do tego przepisu obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

a) stanu wszystkich plomb kasy i zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywaniem serwisu kasy;

b) stanu obudowy kasy;

c) czytelności dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę;

d) programu pracy kasy i programu archiwizującego, jego wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;

e) poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych;

f) poprawności działania wyświetlacza klienta;

g) stanu pamięci fiskalnej kasy i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;

h) stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy.

Ponadto, w nowym rozporządzeniu w sprawie kas, zakres obowiązkowego przeglądu technicznego kasy rozszerzono o konieczność wpisu jego wyniku do książki kasy, dołączenia do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu, w szczególności kopii faktury (§ 34 ust. 2 rozporządzenia).