Gazeta Podatkowa nr 35 (972) z dnia 2.05.2013

Stosowanie kas fiskalnych w świetle nowych przepisów

Od 1 kwietnia 2013 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. Zastąpiło ono część regulacji wynikających dotychczas z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, które straciło moc obowiązującą z dniem 1 kwietnia 2013 r. Nowe rozporządzenie reguluje m.in. sposób prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas, warunki używania kas czy terminy ich zgłoszenia do urzędu skarbowego.

Rozpoczęcie ewidencjonowania

Podatnicy mogą stosować do ewidencjonowania wyłącznie kasy rejestrujące, które nabyli w okresie, kiedy były one objęte potwierdzeniem Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać.

Zgodnie z obowiązującym od 1 kwietnia 2013 r. przepisem § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przez podatnika poprzedzone jest:

• złożeniem zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, że będzie on prowadził ewidencję przy zastosowaniu kasy; zawiadomienie to zawiera informacje o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania,
   
• dokonaniem fiskalizacji kasy.

Wzory dokumentów niezbędnych przy instalacji kasy rejestrującej określono w omawianym rozporządzeniu. Wzór zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania przy użyciu kas stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. Podatnik, który zamierza prowadzić ewidencję obrotów za pomocą jednej kasy, zawiadomienia tego może dokonać na formularzu zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy (wzór stanowi załącznik nr 2). Zawiadomienie jest jednym z warunków, aby podatnik mógł skorzystać z odliczenia lub zwrotu kwoty wydatkowej na zakup kasy fiskalnej.

Przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży w kasie fiskalnej musi nastąpić fiskalizacja kasy. Fiskalizacja jest dokonywana przez serwisanta kas przez jednokrotne i niepowtarzalne uaktywnienie trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem NIP-u podatnika do pamięci kasy. Fiskalizacja potwierdzana jest wykonaniem raportu fiskalnego dobowego, który dołączany jest do książki kasy.

W terminie 7 dni od dnia fiskalizacji podatnik ma obowiązek złożenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenia danych dotyczących kasy, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego.

Ewidencjonowanie sprzedaży

W porównaniu do przepisów obowiązujących do końca marca 2013 r. przepisy nowego rozporządzenia w sprawie kas wprost określają, że podatnik ma obowiązek ewidencjonowania każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej (§ 3 ust. 1 i § 4 rozporządzenia).

Ewidencjonowaniu podlega również otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty).

W rozporządzeniu tym doprecyzowano, że nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. W przypadku jednak, gdy skutkują one zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, zwroty te należy ująć w odrębnej ewidencji (patrz ramka).

Szczegółowo określono również sposób postępowania w przypadku popełnienia oczywistej pomyłki w ewidencjonowaniu. W takiej sytuacji podatnik powinien dokonać niezwłocznej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),

2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Dodatkowo podatnik powinien zaewidencjonować sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Czynności w ramach umowy agencyjnej itp.

Omawiane rozporządzenie porządkuje zasady ewidencjonowania sprzedaży przez podmioty działające w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze, gdy do ewidencjonowania jest wykorzystywana kasa powierzona oraz kasa własna.

Jak wskazano w § 5 ust. 3 rozporządzenia, przekazanie innemu podmiotowi (zleceniobiorcy itp.) kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązanie go do prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kasy własnej następuje na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej.

W przypadku przekazania przez podatnika innemu podmiotowi kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązania go do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu jego własnej kasy dokonanego przed dniem 1 kwietnia br., bez zawarcia umowy w formie pisemnej, umowę tę należy zawrzeć w terminie do dnia 1 października 2013 r. Termin ten dotyczy również podatników, którzy na mocy przepisów przejściowych stosują dotychczasowe zasady prowadzenia ewidencji i używania kas (§ 38 rozporządzenia).

Ewidencja marży

Przy opodatkowaniu na zasadzie marży (dotyczy świadczenia usług turystycznych czy sprzedaży towarów używanych) ewidencjonowania należy dokonać przyporządkowując dowolną literę (za wyjątkiem litery "A") - wartości 0%, tzw. "zero techniczne". Przyporządkowanie to serwisant musi odnotować w książce kasy.

Podobne zasady w tym przypadku były stosowane także w stanie prawnym obowiązującym do końca marca br., pomimo że nie wynikały wprost z przepisów.

Paragon fiskalny

Elementy, jakie powinien zawierać paragon fiskalny, określa § 8 rozporządzania w sprawie kas. W porównaniu ze stanem prawnym obowiązującym do końca marca br. konstrukcja paragonu fiskalnego została poszerzona o:

• oznaczenie "PARAGON FISKALNY",
   
• wartość rabatów lub narzutów, o ile występują,
   
• numer identyfikacji podatkowej nabywcy - zamieszczony na jego żądanie.

Ponadto doprecyzowano regulacje dotyczące nazwy towaru lub usługi umieszczanej na paragonie. Wskazano bowiem, że paragon fiskalny ma zawierać nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Paragony powinny zatem zawierać nazwy towarów (usług) na tyle szczegółowe, aby pozwalały organowi podatkowemu na weryfikację prawidłowego rozliczenia podatku, a konsumentowi umożliwiały kontrolę dokonywanych zakupów.

Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w komunikacie dotyczącym najważniejszych zmian w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 r., podatnik powinien zadbać o takie zaprogramowanie kasy, aby konsument otrzymał paragon z nazwami towarów lub usług, pozwalający na ich jednoznaczną identyfikację. To od podatnika zależy, w jaki sposób dobierze on sobie nazwę towaru lub usługi, aby jednoznacznie je identyfikować.

Zdaniem resortu sposób jednoznacznego identyfikowania towarów i usług jest ściśle związany z asortymentem, jaki podatnik oferuje. Jeśli przykładowo podatnik ma w sprzedaży 5 gatunków jabłek, i wszystkie są w jednakowej cenie, to może zaprogramować nazwę "jabłka". Jeżeli jednak podatnik ma w sprzedaży ziemniaki i młode ziemniaki, przy czym oba towary mają różną cenę, to powinien identyfikować je oddzielnie.

Ponadto, jak wskazano wcześniej, na żądanie nabywcy paragon fiskalny powinien zawierać NIP tego nabywcy. W uzasadnieniu do projektu omawianego rozporządzenia wskazano, że ma to umożliwić podatnikom wystawianie za pomocą kasy paragonu, który pełniłby rolę faktury uproszczonej (gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł lub 100 euro). Warto jednak podkreślić, że będzie to miało marginalne znaczenie. W kasie bowiem ewidencjonuje się głównie sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a dla takich podmiotów faktur uproszczonych wystawiać nie można. Ponadto numerem ewidencyjnym tych osób jest PESEL (a nie NIP).

Sporządzanie raportów

Podatnicy prowadzący ewidencję za pomocą kasy fiskalnej muszą sporządzać dobowe raporty fiskalne po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Podobnie zasady obowiązywały do końca marca 2013 r.

Z kolei raport fiskalny okresowy (miesięczny) należy sporządzić po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (dotychczas raport taki należało sporządzać po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu).

Przeglądy techniczne kas

W rozporządzeniu w sprawie kas doprecyzowano także terminy dokonywania obowiązkowych przeglądów technicznych kas. W § 33 wskazano, że obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata (w poprzednim stanie prawnym przeglądu dokonywało się co 24 miesiące). Zmiana ta umożliwi dokonywanie przeglądów w terminach wcześniejszych, jeżeli będzie to dla podatnika dogodniejsze.

Przeglądu technicznego kasy dokonuje się zasadniczo nie rzadziej niż co 2 lata.

Jednak w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy. Ma to na celu umożliwienie wykonania przeglądu kasy wspólnie z kolejną legalizacją taksometru.

Ponadto w przypadku odzyskania kasy utraconej w wyniku kradzieży, podatnik powinien poddać kasę obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przed jej ponownym zastosowaniem.

Doprecyzowano również moment, od którego biegnie termin wyznaczony na obowiązkowy przegląd kasy - liczony jest on od dnia fiskalizacji kasy. Wskazano, że do liczenia terminu przeglądu kasy zastosowanie ma art. 12 § 3-5 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).

Przepisy przejściowe

W rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących zawarto również przepisy przejściowe. Umożliwiają one m.in. stosowanie kas nabytych przez podatników w okresie ważności decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie wcześniejszych przepisów.

Stosowanie "starych" kas jest jednak możliwe, jeżeli zapewniają one prawidłowe rozliczenie podatnika. Określa to § 35 rozporządzenia. Natomiast w § 36 rozporządzenia wskazano, że podatnicy użytkujący kasy nieposiadające możliwości technicznych spełnienia wymagań określonych w rozdziale 2 (który wskazuje m.in. dane, jakie powinny zawierać paragony fiskalne) stosują te przepisy odpowiednio. Przepis § 36 rozporządzenia stwarza problemy interpretacyjne: czy podatnik stosujący "starą" kasę, która np. nie umożliwia wpisania na paragonie NIP-u nabywcy, będzie mógł nadal ją stosować? Na pewno będzie mógł jej używać do końca września 2013 r., ponieważ możliwość taką daje § 37 rozporządzenia. Jak wskazano bowiem w tym przepisie, podatnicy mogą stosować dotychczasowe zasady w zakresie prowadzenia ewidencji i warunków używania kas, nie dłużej niż do dnia 30 września 2013 r. Jednak czy taką kasę będzie można stosować również po tym dniu, przepis tego nie precyzuje.

W powołanym wcześniej komunikacie Ministerstwo wyjaśniło, że od 1 października br. podatnicy ostatecznie obowiązani są prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z omawianym rozporządzeniem, z uwzględnieniem § 35 i § 36 rozporządzenia. Dodatkowo wyjaśniło, że podatnicy użytkujący kasy, które nie posiadają możliwości technicznych spełnienia wymagań dotyczących np. umieszczania na paragonie fiskalnym NIP-u nabywcy, będą mogli je stosować także po 30 września 2013 r. Co oznacza, że paragon fiskalny po tej dacie drukowany przez taką kasę będzie mógł nie zawierać NIP-u nabywcy lub wartości rabatów.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363)