Serwis techniczny kas rejestrujących

Przez podmiot prowadzący serwis główny należy rozumieć:

• producenta krajowego danego typu kasy prowadzącego jej serwis,
   
• podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kasy prowadzący jej serwis,
   
• podmiot, któremu przekazano prowadzenie serwisu kas na podstawie umowy, o której mowa w § 29 rozporządzenia w sprawie kas.

Do uprawnień i obowiązków serwisu głównego w należy w szczególności:

• prowadzenie dokumentacji dotyczącej serwisu wprowadzonych na rynek egzemplarzy kas,
   
• wydawanie i cofanie upoważnień, których potwierdzeniem jest identyfikator serwisanta kas, do serwisowania danych typów kas,
   
• wymiana pamięci fiskalnej, lub jej odczyt w przypadkach, gdy serwisant kasy stwierdzi brak możliwości dokonania takiego odczytu,
   
• wydawanie opinii (uzupełnianie protokołu), w przypadkach wystąpienia awarii związanych z konstrukcją kasy (awarii pamięci podręcznej w kasach z elektronicznym zapisem kopii),
   
• sporządzanie protokołu z odczytu pamięci fiskalnej (w przypadku, gdy serwisant kas stwierdzi brak możliwości odczytu pamięci) i przekazanie go w terminie 7 dni od dnia jego sporządzenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, a jego kopię do podatnika, jak również do Prezesa Głównego Urzędu Miar w przypadkach, gdy taki odczyt jest niemożliwy,
• wydawanie na wniosek podatnika duplikatu książki kasy,
   
• prowadzenie i aktualizowanie na bieżąco listy serwisantów kas, upoważnionych do prowadzenia serwisu danych typów kas oraz przesyłanie jej, w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany, do właściwego dla siebie naczelnika urzędu skarbowego.

Serwis autoryzowany może prowadzić przedsiębiorca, któremu serwis główny, na podstawie pisemnej umowy, o której mowa w § 20 rozporządzenia w sprawie kas, zlecił wykonywanie serwisu kas.

Do uprawnień i obowiązków serwisu autoryzowanego należy m.in.:

• przekazywanie serwisowi głównemu dokumentacji dotyczącej serwisu kas (lub jej kopii), za okresy kwartalne, do 10. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału,
   
• informowanie serwisu głównego o serwisantach kas, którzy naruszają warunki prowadzenia serwisu kas lub wykonując taki serwis umożliwiają podatnikowi nierzetelne ewidencjonowanie transakcji przy zastosowaniu kasy,
   
• podejmowanie serwisu kasy w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia awarii przez podatnika (chyba, że dokonano innych ustaleń z użytkownikiem kasy),
   
• współpraca ze wskazanymi przez naczelnika urzędu skarbowego pracownikami urzędu w zakresie udzielania wyjaśnień dotyczących sposobu używania danej kasy oraz procedur pracy kasy, w szczególności w sprawdzaniu prawidłowości jej pracy.

Uwaga

W terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy, podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas składa do właściwego dla podatnika (użytkownika kasy) naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenie danych dotyczących kasy, na dokumencie określonym w załączniku nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas.

Na podstawie § 23 ust. 1 rozporządzenia serwis kas wykonywany jest przy pomocy serwisantów kas.

Potwierdzeniem upoważnienia do wykonywania usług serwisowych przez serwisanta kas jest ważny identyfikator, którego wzór określony został w załączniku nr 6 do rozporządzenia.

W identyfikatorze tym powinny być zawarte dane osobowe serwisanta, które również powinny być wpisane do książki kasy rejestrującej. Identyfikator wydany serwisantowi jest ważny przez rok od daty jej wydania i upoważnia do wykonywania serwisu określonego w tym dokumencie rodzaju kas fiskalnych.

Uwaga

Identyfikatory wydane przed 1 kwietnia 2013 r. zachowują ważność przez rok od daty ich wydania, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2013 r.

Zgodnie z § 23 ust. 8 rozporządzenia, serwisant kasy, posiadanej przez podatnika, nie może być przez niego zatrudniony na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, o dzieło, agencyjnej lub innej umowy o podobnym charakterze.

Ponadto serwisant, który nierzetelnie wykonuje swoje obowiązki i dopuszcza się naruszenia warunków wykonania serwisu kas lub wykonując taki serwis umożliwia podatnikowi niezgodne z prawdą, nierzetelne ewidencjonowanie dokonanych transakcji przy zastosowaniu kasy rejestrującej traci upoważnienie do prowadzenia serwisu (§ 23 ust. 2 i 3 rozporządzenia).

Przy świadczeniu usług serwisowych, serwisanci kas obowiązani są m.in. do:

• dokonywania odczytów zawartości pamięci fiskalnej przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym,
   
• dokonywania czytelnych i chronologicznych wpisów do książki kasy i przechowywania kopii tych informacji w dokumentacji serwisu kasy,
   
• sporządzania protokołu, wg procedury określonej w instrukcji serwisowej kasy, w przypadkach zgłoszenia przez podatnika sytuacji awaryjnej dotyczącej pamięci podręcznej w kasach z elektronicznym zapisem kopii,
   
• niezwłocznego i bezpłatnego udzielania wyjaśnień dotyczących sposobu używania kasy lub dokonywania czynności z zakresu serwisu kasy, na żądanie właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego,
   
• wykonywania, w terminie 5 dni od dania dokonanego przez podatnika zgłoszenia obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.

Uwaga

Kasa rejestrująca musi być poddawana obowiązkowemu przeglądowi technicznemu nie rzadziej niż co 2 lat, a w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Obowiązkowemu przeglądowi technicznemu powinna być również poddana każda kasa rejestrująca, która została przez podatnika utracona (np. w wyniku kradzieży), a następnie odzyskana i przeznaczona ponownie do ewidencjonowania (§ 17 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia). Przy czym ponowne jej zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.