Nowe rozporządzenie w sprawie warunków technicznych

W Dzienniku Ustaw z dnia 16 września 2013 r., pod poz. 1076, opublikowano rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Wydanie tego rozporządzenia było konieczne ze względu na utratę mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. nr 212, poz. 1338 ze zm.).

Nowe rozporządzenie, które obowiązuje od 1 października 2013 r. określa:

1) szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące,

2) sposób oznaczania pamięci fiskalnej kas rejestrujących numerami unikatowymi oraz warunki ich przydzielania,

3) dokumenty, które powinny być dołączone do kasy rejestrującej przy wprowadzaniu jej do obrotu,

4) dane, które powinien zawierać wniosek producenta krajowego albo podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących o wydanie potwierdzenia wymienionego w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT, jak również rodzaje dokumentów, w tym oświadczeń, oraz kas rejestrujących wzorcowych do badań i innych urządzeń, które mają być przedstawione lub dostarczone wraz z wnioskiem,

5) okres, na który jest wydawane potwierdzenie, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy,

6) zakres badań kas rejestrujących oraz rodzaje danych zawartych w sprawozdaniu, o którym mowa w art. 111 ust. 6e ustawy.

1. Definicje nowych pojęć

Przepis § 2 rozporządzenia utrzymuje definicje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. (które w pewien sposób uproszczono i doprecyzowano) oraz zawiera definicje nowych pojęć, takich jak:

dokument fiskalny - rozumiany jako: paragon fiskalny, faktura i raport fiskalny,
logo fiskalne - stanowiące nazwę symbolu graficznego, którego wzór określony został w załączniku nr 1 do rozporządzenia,
pamięć operacyjna - oznacza pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w module fiskalnym, pracującą pod kontrolą programu pracy kasy, w której są rejestrowane dane w postaci cyfrowej pochodzące z ewidencji sprzedaży wykonywanych przez kasę, do momentu skasowania tych danych po wykonaniu raportu fiskalnego dobowego lub poprzez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej niedostępną dla użytkownika kasy,
pamięć podręczna - będąca pamięcią wielokrotnego zapisu zawartą w module fiskalnym kas z elektronicznym zapisem kopii wydruków, pracującą pod kontrolą programu pracy kasy, w której są rejestrowane dane w postaci cyfrowej zawierające elektroniczne kopie dokumentów drukowanych przez kasę, do momentu skasowania tych danych po wykonaniu raportu fiskalnego dobowego i zapisu tych danych na informatycznych nośnikach danych,
paragon fiskalny anulowany - przez który należy rozumieć wydrukowany przez kasę w momencie sprzedaży dokument potwierdzający niezakończoną transakcję sprzedaży, z oznaczeniem "PARAGON FISKALNY" bez podanej łącznej wartości sprzedaży i bez numeru kolejnego paragonu fiskalnego, zakończony napisem "ANULOWANY", datą, godziną i minutą wydruku, numerem kasy, oznaczeniem kasjera oraz numerem unikatowym,
program do odczytu pamięci fiskalnej - który oznacza zewnętrzny program współpracujący z programem pracy kasy umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, wyświetlenie i wydruk danych zapisanych w pamięci fiskalnej kasy oraz zapisanie na informatycznym nośniku danych raportów fiskalnych okresowych za wyznaczony okres,
suma kontrolna programu - będąca unikalnym ciągiem znaków wyznaczonym za pomocą algorytmu zgodnego z normą PN-ISO/IEC 10118-3:1999, z zawartości programu pracy kasy.

Zmianie uległa definicja programu archiwizującego, gdyż program ten w rzeczywistości nie odpowiada za archiwizowanie danych. Funkcje archiwizowania danych spełnia program pracy kasy, co zostało uwzględnione w definicji.

2. Zmiana niektórych warunków i kryteriów technicznych

W § 5 ust. 1 rozporządzenia określono kryteria, którym muszą odpowiadać kasy. W pkt 1 lit. d) ww. przepisu zapisano, iż kasa rejestrująca powinna być zbudowana m.in. z zegara wskazującego datę i czas.

Ponadto, obudowa modułu fiskalnego kasy bez programu aplikacyjnego (drukarki fiskalnej) musi być zabezpieczona plombą zakładaną przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas (§ 5 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia).

Przepis § 5 ust. 8 tego rozporządzenia określa z kolei sposób plombowania oraz zamknięcia obudowy kasy. W przypadku umieszczenia plomby przez uprawnionego serwisanta, plomba ta musi identyfikować osobę ją nakładającą (§ 5 ust. 9 rozporządzenia).

Zlikwidowano obowiązek posiadania dwóch wyświetlaczy w przypadku określonych kas, w których funkcję wyświetlacza dla operatora może spełniać monitor komputera oraz kas stanowiących wyposażenie urządzeń do automatycznego dokonywania zakupów towarów lub usług (§ 5 ust. 4 i 5 rozporządzenia).

W § 7 określającym warunki techniczne, jakim musi odpowiadać kasa fiskalna wskazano, iż ma ona zawierać w pamięci fiskalnej niezmienialny numer unikatowy, który jest wprowadzany do pamięci fiskalnej podczas procesu produkcyjnego. Z omawianego rozporządzenia wynika również, że kasa musi zapisywać w pamięci fiskalnej sumę kontrolną programu pracy kasy wraz z oznaczeniem jego wersji oraz liczbę i łączną wartość paragonów anulowanych. Ponadto wszystkie dane zapisywane do pamięci fiskalnej muszą być rejestrowane w postaci zanegowanej.

Wprowadzono ponadto wymóg, aby dokumenty drukowane przez kasę i napisy emitowane na wyświetlaczu były w języku polskim (§ 9 rozporządzenia).

W § 10 ust. 1 rozporządzenia, analogicznie jak w § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących zawierającym dane, jakie powinny znaleźć się na paragonie fiskalnym, wprowadzano konieczność umieszczania na paragonie wyraźnego oznaczenia "PARAGON FISKALNY" oraz numeru identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) - drukowanego na żądanie. Doprecyzowano także pojęcia nazwy towaru lub usługi pozwalające na jednoznaczną ich identyfikację.

Określono sposób oznaczenia pamięci fiskalnej kas numerami unikatowymi i warunki ich przydzielania. Zgodnie z § 22 pkt 2 rozporządzenia numer unikatowy składa się z trzyliterowego prefiksu oraz ciągu 10 cyfr, z których pierwsze dwie oznaczają rok kalendarzowy, w którym przydzielane są numery unikatowe, dwie kolejne oznaczają kolejny numer wydanego dla danego typu kasy potwierdzenia o spełnieniu przez kasę funkcji, kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, a po nich następuje sześć kolejnych cyfr od 0 do 9.

Przepis § 23 ust. 1 zawiera listę dokumentów, które powinny być dołączone do kasy przy wprowadzeniu jej do obrotu. Poza książką kasy (której wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia), instrukcją obsługi oraz programem do odczytu pamięci fiskalnej do kasy dołączyć należy:

1) kartę kasy, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia,

2) deklarację, o której mowa w art. 111 ust. 6g pkt 2 ustawy o VAT, której wzór określony został w załączniku nr 4,

3) program archiwizujący - w przypadku kasy z elektronicznym zapisem kopii.

Istotną zmianą w stosunku do poprzedniego rozporządzenia jest wydłużenie z trzech do czterech lat okresu ważności potwierdzenia, że kasy spełniają wymagane przepisami funkcje i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać. Po upływie tego okresu może ono być wydane na następne okresy po złożeniu wniosku wraz z wymaganymi dokumentami i urządzeniami oraz przeprowadzeniu wszystkich badań testowych (§ 28 rozporządzenia).

3. Regulacje przejściowe

Nowe rozporządzenie zawiera również przepisy przejściowe, na mocy których m.in.:

kasy wyposażone w funkcję stałą wydruku na paragonie fiskalnym przy danych dotyczących wartości, oznaczenia waluty w złotych, w tym przy zastosowaniu skrótów "zł" lub "PLN", mogą być stosowane nie dłużej niż do momentu, do którego zgodnie z odrębnymi przepisami złoty będzie uznawany jako prawny środek płatniczy na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, przy którego zastosowaniu jest prowadzona ewidencja (§ 32 ust. 2),
w numerach unikatowych dla kas posiadających potwierdzenie o spełnieniu kryteriów i warunków technicznych wydanych przed wejściem w życie przedmiotowego rozporządzenia, stosuje się trzyliterowy prefiks oraz ciąg 8 cyfr, a w numerach unikatowych dla kas posiadających potwierdzenie o spełnieniu kryteriów i warunków technicznych wydane przed 2000 rokiem, stosuje się dwuliterowy prefiks oraz ciąg 8 cyfr (§ 32 ust. 3 i 4).