Moment zaewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej

Firma sprzedaje towary oraz świadczy usługi dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Posiada kasę rejestrującą. Niektóre płatności (na podstawie umów) regulowane są w miesiącu następującym po miesiącu, w którym została wykonana usługa. Jak w tej sytuacji prawidłowo zaewidencjonować sprzedaż w kasie rejestrującej: z chwilą wykonania usługi, czy z chwilą, kiedy wpłynie należność za tę usługę?

Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej. Zobowiązuje do tego art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Treść ujednoliconych przepisów prawnych dostępna jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej dotyczy czynności sprzedaży i jest nierozerwalnie związany z powstaniem obowiązku podatkowego, który w myśl podstawowej zasady wyrażonej w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi (poza szczególnymi momentami powstania obowiązku, które jak zakładam nie dotyczą sytuacji przedstawionej w pytaniu).

Reasumując, sprzedaż towaru bądź usługi na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej oraz rolnika ryczałtowego Czytelnik powinien zaewidencjonować w kasie rejestrującej w momencie powstania obowiązku podatkowego, tj. z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi. Późniejszy termin uiszczenia należności za towar lub wykonanie usługi nie ma w tej sytuacji znaczenia.

Inaczej byłoby w przypadku zaliczki na poczet sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Kwestię tę uregulowano w § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Z przepisu tego wynika, że otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Prawidłowe zaewidencjonowanie sprzedaży w kasie rejestrującej jest niezwykle istotne. Dokonanie tego w terminie późniejszym niż moment powstania obowiązku podatkowego może prowadzić do niezgodności ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych. To z kolei mogłoby skutkować nieprawidłowym sporządzeniem deklaracji podatkowej, a w konsekwencji błędnym ustaleniem należnego zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy.