Poradnik VAT nr 7 (535) z dnia 10.04.2021

Ujęcie w JPK_VAT faktur wystawionych przy użyciu kasy

Prowadzimy sprzedaż na rzecz osób prywatnych, którą ewidencjonujemy w kasie fiskalnej. Na wyraźnie ich żądanie wystawiamy faktury, zaś zwrócony paragon załączamy do egzemplarza faktury pozostającej u nas. Rozważamy możliwość wystawiania faktur fiskalnych bezpośrednio emitowanych przez kasę fiskalną w sytuacji, gdy już w momencie sprzedaży klienci zgłaszają chęć otrzymania faktury. Czy w takim przypadku faktury te w JPK_V7M powinny posiadać oznaczenie FP?

Generalnie podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zaś dokumentem potwierdzającym dokonanie takiej sprzedaży jest paragon fiskalny.

Ustawa o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest obowiązany wystawić fakturę do sprzedaży udokumentowanej wystawionym wcześniej paragonem na rzecz ww. osób. Z art. 106b ust. 3 ustawy (z pewnymi wyjątkami) wynika bowiem, że jeśli nabywca (tj. osoba prywatna) w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, bądź otrzymano całość lub część zapłaty wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, sprzedawca dokument taki musi wystawić. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Powyższy tryb postępowania nie ma jedynie zastosowania w sytuacji, gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą wystawioną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, a wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (art. 106h ust. 2 ustawy o VAT).

W takiej sytuacji zgodnie z wyjaśnieniem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach zawartym w interpretacji indywidualnej z dnia 1 marca 2016 r., nr IBPP3/4512-904/15/KG: "(...) W sytuacji, kiedy dana sprzedaż zostanie udokumentowana fakturą wystawianą na żądanie nabywcy (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego), wówczas podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania jej w kasie rejestrującej niezależnie od faktu wystawienia faktury. Do kopii faktury należy »podpiąć« oryginał paragonu fiskalnego. W sytuacji sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. Nabywca (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) uzyskuje więc tylko fakturę, zaś paragon (fiskalny) pozostaje u sprzedawcy (podkreślenie redakcji).

(...) podatnik wystawiając fakturę, która potwierdza sprzedaż wcześniej zaewidencjonowaną przy zastosowaniu kas, nie jest/nie będzie zobowiązany - w myśl art. 106h ust. 2 ustawy - dołączyć to tej faktury paragonu, w sytuacji gdy do prowadzenia ewidencji obrotu na rzecz podmiotów wskazanych w art. 111 ust. 1 ustawy, używa kas z elektronicznym zapisem kopii paragonów, na której sposób zapisu pozwala na odnalezienie właściwej kopii paragonu i weryfikację szczegółowych danych dotyczących danej sprzedaży (treści paragonu, kwoty itp.) (...)".

Z przepisów rozporządzenia w sprawie JPK_VAT z deklaracją wynika, iż sprzedaż zarejestrowaną w kasie fiskalnej należy wykazać w JPK_VAT z deklaracją na podstawie dokumentu zbiorczego oznaczonego kodem RO. Natomiast faktury dotyczące sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej należy ująć w strukturze ewidencji w zakresie VAT należnego dla JPK_V7M/JPK_V7K oznaczając je kodem FP. Pamiętać należy, że faktury takie należy ująć w okresie, w którym zostały wystawione i nie zwiększają one wartości sprzedaży oraz podatku należnego za ten okres.

Ministerstwo Finansów w odpowiedziach dotyczących nowego JPK_VAT na pytanie dotyczące oznaczenia FP dla poszczególnych rodzajów faktur wyjaśniło, że:

"(...) Oznaczeniu »FP« podlegają faktury, o których mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, czyli faktury, do których mają zastosowanie przepisy art. 106h ust. 1-3 ustawy o VAT, tj.:

• faktury wystawione odrębnie do paragonu fiskalnego,
• faktury, o których mowa w art. 106h ust. 2 ustawy, emitowane bezpośrednio z kasy fiskalnej, ujęte w raporcie dobowym sprzedaży z kasy fiskalnej, do których nie jest drukowany paragon,
• faktury w formie elektronicznej, dotyczące sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym.

Zbiorczy raport okresowy, który jest podstawą zapisu w ewidencji VAT, oznaczony RO, nie podlega pomniejszeniu o takie faktury (podkreślenie redakcji) (...)".

Przypomniano również, że: "(...) Oznaczeniu »FP« nie podlegają paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone, czyli dokumentujące transakcję do kwoty 450 zł brutto (100 euro) i zawierające NIP nabywcy. Przejściowo, do czasu wejścia w życie odrębnych regulacji dotyczących tej kwestii, dokumenty takie powinny być ewidencjonowane na podstawie zbiorczego raportu okresowego oznaczonego »RO«, bez konieczności odrębnego ujmowania w ewidencji tzw. faktur uproszczonych (...)".