Poradnik VAT nr 9 (633) z dnia 10.05.2025

Jedna kasa rejestrująca w dwóch punktach sprzedaży

Jestem lekarzem dentystą i usługi na rzecz osób prywatnych świadczę w dwóch gabinetach w różnych miejscowościach. Ewidencjonuję je w kasie on-line. Czy w takim przypadku powinienem posiadać dwie kasy fiskalne?

W sytuacji, gdy sprzedawca zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (a z taką sytuacją mamy do czynienia w niniejszej sprawie), dokumentem potwierdzającym fakt jej dokonania na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest paragon fiskalny. Wówczas sprzedawca musi spełnić warunki, które zostały zawarte m.in. w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas.

Zgodnie z tymi przepisami, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają m.in. obowiązek:

• wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;

• wystawiać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym.

Zwrócić należy uwagę, iż obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej dotyczy czynności sprzedaży i jest on nierozerwalnie związany z powstaniem obowiązku podatkowego. Generalnie, stosownie do art. 19a ust. 1 ustawy powstaje on z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi.

W przypadku opisanym w pytaniu, niezależnie od tego czy świadczone przez podatnika usługi stomatologiczne są dokonywane w jednym czy drugim gabinecie położonym w innej miejscowości, powinny być one zarejestrowane w kasie fiskalnej w momencie ich wykonania. Jeśli jednak nie będą one świadczone w tym samym okresie, to podatnik może używać jednej przenośnej kasy rejestrującej. W takiej bowiem sytuacji jest on w stanie zapewnić każdemu klientowi prawo do otrzymania dowodu nabycia (paragonu).

Ustawodawca bowiem w § 22 pkt 2 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dopuszcza możliwość ewidencjonowania sprzedaży prowadzonej przez podatnika w dwóch lub większej ilości miejsc przy użyciu tylko jednej kasy rejestrującej. Warunkiem jednak jest ewidencjonowanie w kasie każdej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, oraz umieszczenie na paragonie w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej adresu punktu sprzedaży a dla sprzedaży prowadzonej w punktach niestałych - adresu siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika.

Ponadto, w przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy (§ 18 rozporządzenia w sprawie kas).

Takie też stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 16 listopada 2018 r., nr 0112-KDIL2-2.4012.385.2018.2.AKR, w której czytamy:

"(...) skoro transakcje sprzedaży w poszczególnych miejscach prowadzenia działalności (gabinetach) oraz w miejscu wezwania nie będą dokonywane w tym samym czasie, ponieważ tylko Wnioskodawca będzie świadczył przedmiotowe usługi, a zatrudnieni pracownicy będą zajmować się obsługą recepcji i reklamą, to Zainteresowany będzie w stanie zapewnić każdemu klientowi prawo do otrzymania dowodu nabycia usługi z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość kontroli przez niego czynności dotyczących prawidłowego ewidencjonowania transakcji i wystawiania dowodu potwierdzającego jej wykonanie. Zatem Wnioskodawca będzie mógł używać jednej tzw. »przenośnej« kasy rejestrującej dla potrzeb ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego z tytułu świadczonych usług w dwóch gabinetach i miejscu wezwania.

Mając zatem na uwadze obowiązujące przepisy oraz przedstawione zdarzenie przyszłe, należy stwierdzić, że w przedstawionych we wniosku okolicznościach Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu trzech kas rejestrujących, tj. po jednej dla każdego z gabinetów i w miejscu wezwania przez klienta. Wnioskodawca może dokonywać ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu jednej, przenośnej kasy rejestrującej (...)".