Obowiązki podatnika stosującego kasę rejestrującą w postaci oprogramowania

Obowiązki podatników związane z ewidencjonowaniem sprzedaży w kasie rejestrującej określone są w art. 111 ust. 3a ustawy o VAT oraz w rozdziale 3 rozporządzenia w sprawie kas w postaci oprogramowania.

W myśl art. 111 ust. 3a ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

1) wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;

2) dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;

3) udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;

4) poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;

5) przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.);

6) stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem art. 111 ust. 3b;

7) wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas;

8) prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 111 ust. 7a i ust. 9 pkt 1;

9) poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;

10) zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3;

11) zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Ponadto § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas w postaci oprogramowania określa, iż podatnicy prowadząc ewidencję sprzedaży zobowiązani są m.in. do:

wystawiania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
wystawiania raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) albo łącznego raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;
stosowania oznaczeń literowych od "A" do "G" do przyporządkowania stawki podatku do nazw tych towarów i usług, przy czym:

literze "A" jest przyporządkowana stawka podstawowa podatku,
literom od "B" do "G" odpowiadają pozostałe stawki podatku stosowane na poszczególne towary i usługi oraz zwolnienie od podatku;

przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzania poprawności wystawiania dokumentu.

Warto także pamiętać o nałożonym na podatników obowiązku zapoznania osób prowadzących u nich ewidencję za pomocą kas, przed rozpoczęciem jej prowadzenia, oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tym osobom jej prowadzenia, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady jej prowadzenia, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Kwestie w tym zakresie reguluje § 8 ust. 3-6 rozporządzenia w sprawie kas w postaci oprogramowania.

Zgodnie z tymi przepisami ww. osoba składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji według wzoru określonego w załączniku nr 3 do ww rozporządzenia. Informacja ta zawarta jest w części I ww. załącznika. Część II zawiera natomiast oświadczenie, które składane jest przez osobę prowadzącą u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, potwierdzające, że zapoznała się ona z regułami ściśle opisanymi w części I tego dokumentu.

Informacja o zasadach oraz oświadczenie, o zapoznaniu się z tymi zasadami sporządzane są w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i osoby prowadzącej ewidencję.

Uwaga

Osoba prowadząca ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy, przed rozpoczęciem jej prowadzenia zobowiązana jest do złożenia podatnikowi pisemnego oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami w zakresie prawidłowego wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego i skutków nieprzestrzegania tych obowiązków.

Podatnik dla celów dowodowych powinien przechowywać egzemplarz oświadczenia podpisany przez osobę prowadzącą ewidencję.

Poniżej przedstawiamy przykładowo wypełniony wzór oświadczenia osoby prowadzącej u podatnika ewidencję za pomocą kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania o zapoznaniu się z informacją o zasadach jej prowadzenia.

Informacja