Prowadzenie ewidencji sprzedaży - regulacje ustawowe

» Obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego

Z przepisów ustawy o VAT wynika, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zaś dokumentem potwierdzającym dokonanie takiej sprzedaży jest paragon fiskalny.

Prowadząc ewidencję przy zastosowaniu kas mają oni obowiązek:

wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

w postaci papierowej lub
za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych (art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy),

wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż ww. określone dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas (art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy).

Natomiast w rozporządzeniu w sprawie kas wprowadzono generalną zasadę, zgodnie z którą podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do wystawienia i wydania nabywcy bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania tej sprzedaży (zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy), nie później niż z chwilą przyjęcia należności (bez względu na formę płatności) oraz do umieszczenia wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym mu odczyt pokazywanych na nim danych, jak również do zapewnienia stanu technicznego kasy gwarantującego czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej - ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży (§ 6 ust. 1 pkt 1, 8 i 9).

Obowiązek wystawienia i wydania paragonu fiskalnego, bez żądania nabywcy, w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części zapłaty:

w gotówce - powstaje z chwilą jej otrzymania, zaś
za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - powstaje niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

» Sporządzanie faktur na rzecz osób prywatnych

Ustawa o VAT określa również sytuacje, w których podatnik jest obowiązany wystawić fakturę do sprzedaży udokumentowanej wystawionym wcześniej paragonem na rzecz ww. osób. Z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy (z pewnymi wyjątkami) wynika bowiem, że jeśli nabywca (tj. osoba prywatna) w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, bądź otrzymano całość lub część zapłaty wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, sprzedawca dokument taki musi wystawić. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż albo pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej. Powyższy tryb postępowania nie ma jedynie zastosowania w sytuacji, gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą wystawioną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, a wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Ustawodawca w art. 106i ust. 6 ustawy określił dwa terminy, w jakich należy wystawić fakturę na żądanie nabywcy, w zależności od momentu, w którym nabywca zgłosi żądanie jej wystawienia.

Jeżeli z takim żądaniem nabywca wystąpi do końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż lub otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę taką należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż (otrzymanie całości bądź część zapłaty). Natomiast jeśli żądanie zostanie zgłoszone po upływie miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż, to wówczas fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.

Zatem podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży rejestrowanej w kasie fiskalnej na rzecz osób prywatnych jest paragon fiskalny. Jeśli jednak nabywca (tj. osoba prywatna) w odpowiednim terminie wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, sprzedawca musi taki dokument wystawić.