Wyłączenie kasy on-line w okresie bezczynności

Świadczę usługi informatyczne m.in. na rzecz osób prywatnych. W związku z tym, że usługi wykonuję w domu klienta, posiadam przenośną kasę on-line. Czy w sytuacji, gdy nie mam żadnego zlecenia, kasę on-line muszę mieć cały czas włączoną i połączoną z internetem?

W świetle obowiązujących przepisów ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, powinno być prowadzone przy zastosowaniu kas on-line. Podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu tego typu kas musi zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych pomiędzy kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Obowiązek ten został określony w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT.

Z przepisu tego wynika m.in. że dane z używanych przez podatników kas rejestrujących są przesyłane do CRK za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej (za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia: GSM, LAN, Wi-Fi) w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.)

W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia z Centralnym Repozytorium Kas:

1) czasowo - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn,

2) trwale - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu odstępach czasowych.

Kwestia prawidłowego użytkowania kasy rejestrującej była przedmiotem rozstrzygnięcia m.in. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 4 maja 2021 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.207.2021.1.MT. Sprawa dotyczyła podatnika, który w prowadzonej działalności świadczy usługi w zakresie napraw i komputerowej diagnostyki samochodów. Jak wskazano, usługi te wykonuje mobilnie (tj. po odebraniu zgłoszenia dojeżdża do klienta bądź na miejsce awarii). Ponadto podatnik prowadzi także gospodarstwo sadownicze, jednak zlecenia na świadczenie usług w zakresie napraw samochodów przyjmuje głównie poza sezonem jabłkowym. Podatnik zadał pytanie, czy musi mieć włączoną i podłączoną do internetu kasę także wtedy gdy nie ma żadnego zlecenia.

Organ podkreślił, że kasa on-line powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a CRK w czasie prowadzenia sprzedaży wymagającej zaewidencjonowania na kasie rejestrującej, przez co - zdaniem organu - należy rozumieć także gotowość podatnika do dokonywania takiej sprzedaży. Generalnie, jak podkreślił fiskus podatnik powinien mieć włączoną kasę on-line i połączoną z internetem nie tylko podczas wyjazdu do klienta w celu wyświadczenia usługi w zakresie napraw i komputerowej diagnostyki samochodów, ale również w czasie, kiedy nie zajmuje się prowadzeniem gospodarstwa sadowniczego, tj. kiedy jest w gotowości do sprzedaży ww. usług mobilnych i może pojawić się klient zainteresowany daną usługą. Zdaniem organu, podatnik będzie wówczas w gotowości do sprzedaży usług mobilnych, bez względu na to, czy w danym dniu faktycznie jej dokona.

Ostatecznie jednak Dyrektor KIS uznał, że: "(...) Wnioskodawca wskazał, że będzie przyjmował zlecenia na ww. usługi mobilne głównie poza sezonem jabłkowym. Wyłączenie kasy on-line przez Wnioskodawcę jest zatem możliwe, w sytuacji gdy przez dłuższy czas nie będzie dokonywał sprzedaży ww. usług mobilnych. W sytuacji Wnioskodawcy, kiedy świadczy mobilne usługi naprawy samochodów i komputerowej diagnostyki poza sezonem jabłkowym, może On wyłączyć kasę on-line w okresie kiedy ten sezon trwa. Wnioskodawca powinien jednak przy tym pamiętać, że jeżeli dostanie zlecenie na ww. usługi mobilne w czasie trwania sezonu jabłkowego, konieczne jest włączenie kasy fiskalnej on-line i zapewnienie jej połączenia z internetem każdorazowo w momencie wyjazdu Wnioskodawcy do klienta lub na miejsce awarii (...)".

Do podobnych wniosków doszedł Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 11 grudnia 2020 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.720.2020.2.MN, w której czytamy: "(...) co do zasady kasa powinna być połączona z internetem w czasie godzin pracy czyli otwarcia punktu usługowego lub firmy, a nie tylko wtedy gdy dochodzi do transakcji sprzedaży. W przedstawionych okolicznościach, skoro praca Wnioskodawcy polega na świadczeniu usługi w miejscu wykonywania remontu czy innej usługi budowlanej to nie mamy do czynienia z taką sytuacją.

Podsumowując, ze względu na charakter prowadzonej działalności, tj. w sytuacji gdy sprzedaż będzie prowadzona wyłącznie po zakończeniu wykonywania usługi remontowej, która jak wskazał Wnioskodawca może trwać parę tygodni kasa on-line nie musi być włączona przez cały czas (...)".

Reasumując

Co do zasady, kasa rejestrująca on-line powinna być połączona z internetem w czasie godzin pracy, a nie tylko wtedy, gdy dochodzi do transakcji sprzedaży. Jednak w opisywanej sytuacji, ze względu na charakter prowadzonej działalności kasa on-line nie musi być włączona przez cały czas.