Termin rejestrowania w kasie fiskalnej usług świadczonych przez prawników

Świadczę usługi prawnicze m.in. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które ewidencjonuję w kasie rejestrującej. Czy zapłata za wykonane usługi dokonywana na mój rachunek bankowy podlega ewidencji w kasie? Jeśli tak, to w którym momencie – z dniem wykonania usługi czy wpływu należności na konto?

Podatnicy dokonujący dostaw towarów i świadczenia usług, które szczegółowo zostały określone w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień nie mają prawa do korzystania z żadnych zwolnień z obowiązku ewidencjonowania obrotu i podatku należnego za pomocą kas fiskalnych.

W myśl § 4 pkt 2 lit. g) tego rozporządzenia, zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3 rozporządzenia nie stosuje się przy świadczeniu usług prawniczych z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia (dotyczy to wykonywania czynności notarialnych).

Oznacza to, że podatnik świadczący usługi prawnicze na rzecz osób prywatnych, nie może korzystać ze zwolnienia ze względu na wysokość osiąganego obrotu czy też ze zwolnienia ze względu na formę zapłaty określonego w § 2 ust. 1 w powiązaniu z poz. 38 załącznika do ww. rozporządzenia.

Zatem świadczenie usług prawniczych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o VAT musi być bezwzględnie ewidencjonowane w kasie fiskalnej.

Z przepisów ustawy o VAT, a w szczególności z jej art. 111 ust. 3a pkt 1 wynika, że podatnicy, którzy w prowadzonej działalności użytkują kasę fiskalną mają obowiązek dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej dotyczy zatem czynności sprzedaży i jest nierozerwalnie związany z powstaniem obowiązku podatkowego, który w myśl podstawowej zasady określonej w art. 19a ust. 1 ustawy powstaje z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi. Jeżeli wcześniej otrzymano całość lub część zapłaty (zaliczkę, zadatek, ratę, itp.), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania ww. wpłaty (w tej części). Jedynie w przypadku świadczenia stałej obsługi prawnej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Ponieważ jednak stała obsługa prawna występuje zasadniczo przy świadczeniu usług dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (a nie dla osób fizycznych), ta zasada ustalania obowiązku podatkowego – zdaniem redakcji – nie ma tu zastosowania.

Uwaga

Sprzedaż usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna być ewidencjonowana w kasie rejestrującej w momencie powstania obowiązku podatkowego, czyli zasadniczo w chwili ich wykonania.

Kasa rejestrująca jest szczególnym rodzajem formy ewidencji sprzedaży, która ma na celu prawidłowy zapis przebiegu dokonywanych transakcji. Ma ona bowiem odzwierciedlać datę oraz wartość (kwotę obrotu, podatek należny) wykonanego świadczenia bądź dostawy towarów. Ewidencjonowanie obrotu w terminie późniejszym niż moment powstania obowiązku podatkowego prowadziłoby do niezgodności prowadzonej ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych oraz mogłoby skutkować nieprawidłowym sporządzeniem deklaracji podatkowej i tym samym błędnym ustaleniem należnego zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu moment wpływu otrzymanej kwoty należnej z tytułu wykonanej wcześniej usługi prawnej, nie ma znaczenia determinującego moment zaewidencjonowania sprzedaży tej usługi przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Obrót uzyskany z tytułu wykonanej usługi, o której mowa w ww. przykładzie należało zaewidencjonować w kasie rejestrującej w momencie powstania obowiązku podatkowego, tj. z chwilą jej wykonania, nie zaś otrzymania należności za tę usługę.

Niemniej jednak w takiej sytuacji konieczne jest prawidłowe rozliczenie podatku VAT za okres, w którym miało miejsce to zdarzenie. Kwotę podatku należnego od tej sprzedaży podatnik powinien wykazać w deklaracji VAT za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy (tj. za wrzesień). Z kolei, (aby uniknąć podwójnego rozliczenia VAT od tej czynności) sporządzając deklarację VAT za okres, w którym sprzedaż zaewidencjonowano w kasie fiskalnej (tj. październik), należy pamiętać o odpowiednim pomniejszeniu kwot wykazanych w miesięcznym raporcie fiskalnym. Całą sytuację podatnik powinien opisać w sporządzonym na tę okoliczność dokumencie, o którym mowa w § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas.

Co prawda ewidencja pomyłek, o której mowa w ww. rozporządzeniu nie jest przeznaczona do wykazywania tego typu zdarzeń, to jednak – w świetle wyjaśnień organów podatkowych – nie jest błędem wykorzystanie jej w tym celu.

Warto także dodać, że podatnik, który dokonał sprzedaży (w danym miesiącu) z pominięciem kasy fiskalnej musi pamiętać, iż niedopełnienie obowiązku ewidencji podlega karze grzywny, jako przestępstwo lub wykroczenie skarbowe na podstawie ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.). W tym miejscu należy także nadmienić, że jeśli jednak niezarejestrowanie sprzedaży nie zostało jeszcze ujawnione przez organ kontrolny, to istnieje prawna możliwość uniknięcia odpowiedzialności karnej skarbowej za jego popełnienie. Zezwala na to tzw. instytucja czynnego żalu przewidziana w art. 16 K.k.s. Zgodnie z tym przepisem, nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.