Poradnik VAT nr 19 (427) z dnia 10.10.2016

Błędnie zaprogramowana stawka VAT wkasie fiskalnej

Świadczę usługi kosmetyczne i korzystam ze zwolnienia podmiotowego z VAT. W czerwcu 2016 r. rozpoczęłam ewidencję przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W wyniku pomyłki serwisanta cała sprzedaż zwolniona z VAT opodatkowana była 23% stawką. W jaki sposób należy dokonać sprostowania zaistniałej pomyłki? Czy muszę rozliczyć omyłkowo naliczony podatek?

Sposób ewidencjonowania obrotów w kasie fiskalnej przez podatnika, u którego sprzedaż jest zwolniona z VAT określony jest w § 4 rozporządzenia w sprawie kas. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT, tj. wykonujący czynności wyłącznie zwolnione od podatku bądź też u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną. Oznacza to, iż w pamięci fiskalnej kasy usługi kosmetyczne świadczone przez podatnika zaprogramowane powinny być jako zwolnione z VAT.

Z kolei, zgodnie z zapisem art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT i § 6 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, podatnik ma obowiązek dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Wskazać należy, że kasa rejestrująca, a w szczególności jej pamięć fiskalna, została skonstruowana w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcje zakończone wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej.

Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa nie podlega korekcie, a nie sama sprzedaż.

Korekta sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W § 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie kas sformalizowano zasady prowadzenia ewidencji dokumentującej powstanie różnic między sprzedażą zapisaną w pamięci kasy fiskalnej, a sprzedażą rzeczywistą.

Z przedstawionego pytania wynika, że w wyniku błędnego zaprogramowania kasy, sprzedaż dokonywana przez podatnika zwolnionego z VAT rejestrowana była w kasie fiskalnej ze stawką 23%.

Przepis § 3 ust. 5 ww. rozporządzenia określa, w jaki sposób należy dokonać korekty ewidencji w sytuacji wystąpienia oczywistej pomyłki. Zgodnie z nim, podatnik dokonuje niezwłocznej korekty pomyłki poprzez ujęcie w odrębnej ewidencji:

• błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
   
• krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Przy czym, w takim przypadku, podatnik zobowiązany jest do ponownego zaewidencjonowania sprzedaży, ale już w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 6 rozporządzenia).

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych uznają, że "oczywista pomyłka" to pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a jej "oczywistość", rozumiana jako niedokładność, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów czy analizowania przepisów. Tak przykładowo uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 9 czerwca 2016 r., nr IPPP2/4512-219/16-4/JO, w której czytamy m.in.: "(...) § 3 ust. 5 rozporządzenia określa, w jaki sposób należy dokonać korekty ewidencji w sytuacji wystąpienia oczywistej pomyłki. Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży bądź niezwłocznie po niej. Przykładem takiej pomyłki może być np. pomyłka w ilości towaru - sprzedawca wydając np. 1,5 kg jabłek zaewidencjonuje na kasie 15 kg owoców lub pomyłka w cenie towaru - sprzedawca wydając np. chleb, zamiast ceny brutto 2 zł naliczy na kasie 20 zł. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było - np. klient kupuje pomidory, gruszki i ziemniaki, a sprzedawca zaewidencjonuje dodatkowo także cebulę. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości 8% naliczy stawkę 80%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą. (...)".

W kontekście powyższego należałoby uznać, że w sytuacji przedstawionej w pytaniu nie mamy do czynienia z "oczywistą pomyłką", a regulacje zawarte w § 3 ust. 5 ww. rozporządzenia nie mają tu zastosowania. Niemniej jednak, w takim przypadku podatnik powinien zaprowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

Przykładowy wzór ewidencji pomyłek zarejestrowanych w kasie fiskalnej dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl

W sytuacji przedstawionej w pytaniu, w związku z tym, że Czytelnik nie ma żadnych możliwości uzyskania oryginałów paragonów od wszystkich swoich klientów, korekta powinna być dokonana w oparciu o dane zapisane w pamięci kasy oraz kopie paragonów, a podstawowym dowodem w tej sprawie jest fakt posiadania przez Czytelnika statusu podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT.

Odnosząc się natomiast do konieczności zapłaty "omyłkowo naliczonego podatku", to stwierdzić należy, że sankcyjny charakter zapłaty podatku, który określony został w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, dotyczy tych sytuacji, w których kwota podatku została wykazana na fakturze. Zgodnie bowiem z tym przepisem, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku jest obowiązana do jego zapłaty.

Zatem wystawiając inny dokument sprzedaży niż faktura, np. paragon fiskalny, w którym wykazano kwotę podatku należnego mimo, że sprzedaż podlegała zwolnieniu od podatku VAT, Czytelnik nie ma obowiązku zapłaty wykazanej na paragonie kwoty podatku.

Takie też stanowisko prezentuje Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w ww. interpretacji z dnia 9 czerwca 2016 r. oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, który w interpretacji indywidualnej z 13 czerwca 2016 r., nr ITPP1/4512-258/16/DM stwierdził, m.in., że: "(...) w przypadku wystawienia paragonu fiskalnego, w którym wykazano kwotę podatku należnego, mimo że sprzedaż podlegała zwolnieniu od podatku od towarów i usług, Wnioskodawca nie ma obowiązku zapłaty wykazanej na paragonie kwoty podatku VAT. Podkreślić jednak należy, że (...) Wnioskodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję korekt, z której wynika kwota korekty sprzedaży i podatku należnego oraz wskazano przyczyny zaistniałej korekty.

Reasumując, stwierdzić należy, że Wnioskodawca nie ma obowiązku zapłaty podatku należnego, wynikającego z paragonów fiskalnych wynikających w okresie omyłkowego »zafiskalizowania« stawki podatku. Ponadto, w tak przedstawionej sprawie, Wnioskodawca nie ma również obowiązku sporządzania miesięcznych deklaracji dla podatku od towarów i usług, gdyż jest podatnikiem zwolnionym od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 ww. ustawy (ustawy o VAT - przypis redakcji). (...)"