Paragon dokumentujący wpłatę zaliczki

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Dostawa towarów i świadczenie usług na rzecz wymienionych osób, jeżeli nie żądają one potwierdzenia sprzedaży fakturą, dokumentowane są - w sytuacji gdy sprzedawca stosuje kasy rejestrujące - paragonem fiskalnym. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT).

Jeżeli jednak przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności (zaliczkę) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Kwestia ewidencjonowania w kasie fiskalnej zaliczek otrzymanych przed wydaniem towaru (wykonaniem usługi) została jednoznacznie uregulowana w rozporządzeniu w sprawie kas. W myśl § 3 ust. 2 tego rozporządzenia, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Otrzymaną zaliczkę należy traktować jako kwotę brutto, a zawarty w niej VAT należny obliczyć metodą "w stu". Pamiętać także należy, że zaliczka opodatkowana jest według stawki VAT właściwej dla towaru/usługi, której dotyczy. Przykładowo, jeśli zaliczka wpłacana jest na poczet towaru bądź usługi, która będzie opodatkowana stawką obniżoną np. do 8%, to tę samą stawkę VAT należy zastosować do opodatkowania otrzymanej zaliczki.

Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas oraz § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych paragon fiskalny powinien zawierać co najmniej:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
   
• numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);
   
• numer kolejny wydruku;
   
• datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
   
• oznaczenie "PARAGON FISKALNY";
   
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
   
• cenę jednostkową towaru lub usługi;
   
• ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
   
• wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;
   
• wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;
   
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
   
• łączną kwotę podatku;
   
• łączną kwotę sprzedaży brutto;
   
• oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;
   
• kolejny numer paragonu fiskalnego;
   
• numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
   
• numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) - na żądanie nabywcy;
   
• logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

Wszystkie informacje zawarte w paragonie powinny być podane w ww. kolejności (z wyjątkiem daty i czasu sprzedaży), a logo fiskalne oraz numer unikatowy muszą być umieszczone centralnie w ostatniej linii paragonu fiskalnego.

Ponadto, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie kas, podatnik powinien przyporządkować w kasie rejestrującej stawki podatku do nazw towarów i usług, przy czym literze A przyporządkowana jest stawka podstawowa podatku.

W myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas, paragon fiskalny - oprócz wymienionych w § 8 ust. 1 elementów - musi być ponadto czytelny i umożliwiać nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. W miejscu określonym dla nazwy, paragon fiskalny może zawierać również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

Zdaniem organów podatkowych, podatnik powinien zadbać o takie zaprogramowanie kasy rejestrującej, aby konsument otrzymał paragon z nazwami towarów lub usług, pozwalającymi na ich jednoznaczną identyfikację. Stwierdzają one, że nieprawidłowe jest uwidocznienie na paragonie fiskalnym nazwy towaru określającej grupę towarową, bez podziału na nazwy poszczególnych podgrup - gatunków towarów. Stosowanie przez podatników na paragonie ogólnych nazw towarów nie pozwala - w ich opinii - na jednoznaczne i precyzyjne zidentyfikowanie sprzedawanych towarów (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 13 stycznia 2015 r., nr IPTPP4/443-737/14-4/UNR).

Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, że zamieszczenie na paragonie określenia np. "zaliczka na towary i usługi" nie spełnia wymogu dotyczącego możliwości jednoznacznej identyfikacji przedmiotu transakcji.

Również wskazanie na paragonie tylko informacji o przekazanej kwocie (zaliczce) i przypisanie do niej wyłącznie stawki VAT, bez sformułowania, jakiego towaru czy usługi dotyczy - zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach zawartym w interpretacji indywidualnej z 12 września 2016 r., nr IBPP2/4512-539/16-1/WN - jest niewystarczające.

Rozstrzygana przez organ podatkowy sprawa dotyczyła podatnika prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży paneli podłogowych i podłóg oraz drzwi zewnętrznych i wewnętrznych. Wskazano, iż w momencie składania zamówienia przez klienta zawierana jest umowa i pobierana jest zaliczka na poczet przyszłej dostawy bądź usługi. Dokumentowana jest ona paragonem, który w swej treści zawiera sformułowanie "zaliczka w stawce 23%" lub "zaliczka w stawce 8%".

Zdaniem organu podatkowego: " (...) z § 8 ust. 1 pkt 6 (...) rozporządzenia (w sprawie kas - przypis redakcji) wynika, jakie wymagania musi spełniać paragon fiskalny.

Jednym z nich jest wymóg zawarcia na wydruku nazwy towaru lub usługi. Sprzedawca nie musi na paragonie fiskalnym szczegółowo opisywać każdego towaru lub usługi. Wystarczy, że poda nazwę tak, aby można było przypisać mu odpowiednią stawkę VAT. Nie może jednak poprzestać na podaniu ogólnych grup towarów, a tym bardziej nie podać nazwy towaru w ogóle.

W oparciu o powyższe należy wskazać, iż w sytuacji prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, dowodem dokumentującym dokonanie sprzedaży jest paragon fiskalny, a nie faktura (faktura zaliczkowa) lub umowa zawarta z klientem. Dokument ten, jak wskazano powyżej powinien zawierać nazwę usługi jednoznacznie ją identyfikującą.

Przedstawienie na paragonie wyłącznie informacji o przekazanej kwocie (zaliczce) przypisując do niej wyłącznie stawkę VAT, bez sformułowania jakiego towaru i usługi dotyczy nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołany przepis § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, który wyraźnie wskazuje, iż paragon musi zawierać nazwę towaru lub usługi.

Tym samym, ujęcie na paragonie fiskalnym tylko sformułowania o treści «zaliczka w stawce 23%» lub «zaliczka w stawce 8%» bez podania jakiej usługi dotyczy, nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołane przepisy dotyczące stosowania nazw na paragonach fiskalnych. (...)"