Czy podatnik musi posiadać rezerwową kasę fiskalną?

W ustawie o VAT nie został określony obowiązek stosowania przez podatnika rezerwowej kasy rejestrującej. W art. 111 ust. 3 tej ustawy, określono jedynie, iż w sytuacji gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencjonowanie przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej.

Uwaga

W przypadku, gdy ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej jest niemożliwa, podatnik nie może prowadzić sprzedaży towarów.

Powyższy zapis znajduje się również w rozporządzeniu w sprawie kryteriów i warunków technicznych. Zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 3 tego rozporządzenia, w przypadku określonym w art. 111 ust. 3 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestać sprzedaży.

Cytowane przepisy nie określają żadnych ilościowych kryteriów dotyczących stosowania kas rezerwowych. W związku z tym, to podatnik decyduje, czy w prowadzonej działalności niezbędna jest mu kasa rezerwowa, czy też może sobie pozwolić na zaprzestanie sprzedaży do czasu naprawy kasy podstawowej. Analogicznie względy ekonomiczne powinny przesądzać o ilości kas rezerwowych zakupionych przez podatnika prowadzącego działalność w kilku punktach handlowych. Może to być nawet jedna kasa rezerwowa, jednak należy tu uwzględnić ryzyko niedowiezienia na czas kasy rezerwowej, co wiąże się z zaprzestaniem sprzedaży towarów w tym obiekcie handlowym. Oczywiście jeśli sklep posiada kilka kas fiskalnych, to funkcję kasy, która uległa awarii, bez problemów mogą przejąć kasy pozostałe.

Otwieram sklep spożywczy, w którym będą dwa stanowiska kasowe. Czy poza dwoma kasami, które będą pracowały na tych stanowiskach muszę również kupić kasę rezerwową, a jeśli tak, to w jakim terminie należy tego dokonać i czy może to być jedna kasa rezerwowa?

W przypadku przedstawionym w pytaniu, należy rozważyć, czy w razie awarii jednej z kas, możliwe będzie wyłączenie na ten okres jednego stanowiska sprzedaży i przejęcie całej obsługi przez drugą kasę. Analizując konieczność zakupu kasy rezerwowej trzeba również wziąć pod uwagę, że ewentualna naprawa kasy może potrwać dłuższy czas, jeśli awaria jest poważna i kasę trzeba na przykład wysłać do producenta. Podatnik musi zatem przeanalizować czy w takim przypadku brak jednego stanowiska kasowego nie odbije się niekorzystnie na obrotach sklepu.

Decyzję o zakupie kasy rezerwowej podatnik może podjąć w każdym czasie. Od podatnika zależy również jaką ilość kas rezerwowych będzie zamierzał zakupić.

Jeśli Czytelnik podejmie decyzję o zakupie kasy rezerwowej, to należy pamiętać, że również w przypadku tej kasy muszą być dokonane wszystkie czynności wymagane przy kasach podstawowych czyli: fiskalizacja kasy oraz zgłoszenie do urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego.

Zamierzamy zakończyć prowadzoną działalność gospodarczą. Użytkowaliśmy 3 kasy rejestrujące oraz jedną kasę rezerwową. Czy musimy dokonać likwidacji kasy rezerwowej jeśli tylko raz była używana?

Zgodnie z § 7 ust. 8 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, zakończenie pracy w trybie fiskalnym przez każdą z kas wymaga dokonania, z udziałem pracownika urzędu skarbowego, czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy, z którego sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

Protokół powinien być sporządzony w trzech egzemplarzach, po jednym dla użytkownika, wykonującego serwis oraz dla urzędu skarbowego.

Jak wynika z powyższego przepisu, prawodawca nie wyłącza z tego obowiązku kas rezerwowych i określa jednoznacznie, iż zakończenie pracy w trybie fiskalnym przez każdą z kas podlega tym samym procedurom.

Zgodnie z § 7 ust. 9 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, pamięć fiskalna kasy podlegająca wymianie, po komisyjnym odczytaniu zawartości pamięci fiskalnej, jest przechowywana zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 8 (czyli przez 5 lat) przez podatnika w warunkach umożliwiających jej odczyt. Obowiązek przechowywania nie dotyczy sytuacji, kiedy był dokonany odczyt pamięci fiskalnej za cały okres pracy kasy i fakt ten potwierdzają zapisy protokołu, o którym mowa w § 7 ust. 8. Obowiązek ten również nie dotyczy sytuacji, gdy producent krajowy lub importer dokonujący wymiany pamięci fiskalnej kasy potwierdzi w książce kasy brak możliwości odczytu pozostałej części zapisów tej pamięci niezawartych w protokole.

W interpretacji indywidualnej z dnia 12 marca 2009 r., nr IPPP2/443-70/09-2/AZ Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, iż: "(...) W sytuacji gdy Wnioskodawca zaprzestał używania kasy, po dokonaniu z udziałem pracownika urzędu skarbowego czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej za cały okres pracy kasy oraz sporządzeniu na tę okoliczność protokołu, tym samym kończąc pracę kasy w trybie fiskalnym (decyzją urzędu skarbowego o wyrejestrowaniu kasy z ewidencji) - nie ma On obowiązku wymontowania pamięci fiskalnej i odesłania jej do producenta. (...)"

Pozostałe elementy kasy (poza pamięcią fiskalną) mogą być fizycznie zniszczone (zezłomowane) przez właściciela bez zgody i udziału pracowników urzędu skarbowego oraz w sposób odpowiadający właścicielowi kasy.

Prowadzę dwa sklepy z odzieżą, w których ewidencjonuję sprzedaż przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Kasy zostały zakupione 2 lata temu i odliczyłem ulgę na ich zakup. Ze względów ekonomicznych jestem zmuszony zlikwidować jeden punkt sprzedaży. Czy mogę przeznaczyć kasę ze zlikwidowanego sklepu na rezerwową i czy w związku z tym będę zmuszony do zwrotu odliczonej ulgi?

Jak wspomniano na wstępie, podatnik uwzględniając względy ekonomiczne decyduje o tym, czy w prowadzonej działalności są mu niezbędne kasy rezerwowe i w jakiej ilości.

Dlatego też w przypadku opisanym w pytaniu, nie ma żadnych przeszkód prawnych do przeznaczenia kasy pochodzącej ze zlikwidowanego sklepu, na kasę rezerwową.

Czytelnik nie będzie musiał dokonywać fiskalizacji, ani nie będzie musiał występować o numer ewidencyjny, ponieważ uprzednio dopełnił już tych obowiązków. Zobowiązany będzie jedynie do zawiadomienia na piśmie naczelnika urzędu skarbowego o zmianie miejsca użytkowania oraz zmianie przeznaczenia kasy na rezerwową. Zmiana przeznaczenia kasy nie wymaga dokonywania odczytu pamięci fiskalnej, tak jak przy likwidacji kasy.

Uwaga

Podatnik zmieniając przeznaczenie kasy rejestrującej nie ma obowiązku zwrotu kwoty odliczonej na zakup tej kasy.

Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w rozporządzeniu w sprawie odliczania.

Określone w § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia zdarzenia powodujące obowiązek zwrotu tej kwoty to:

1) zaprzestanie działalności,

2) otwarcie likwidacji,

3) ogłoszenie upadłości,

4) sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), w sytuacji gdy następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych,

5) dokonanie odliczenia z naruszeniem warunków, o których mowa w § 2 i 3 rozporządzenia (terminowość odliczenia, zgłoszenie liczby kas, spełnienie przez kasy określonych wymogów technicznych).

Obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących odnosi się więc tylko do tych kas, których dotyczą wymienione zdarzenia. Fakt, iż kasa była używana przez podatnika jako podstawowa, a następnie stała się kasą rezerwową, nie ma wpływu na prawo podatnika do odliczenia ulgi na jej zakup.