Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 27 (1034) z dnia 20.09.2019

Zapoznanie z zasadami ewidencji sprzedaży w kasie rejestrującej - nowy obowiązek podatników od 1 maja 2019 r.

W styczniu br. rozpocząłem działalność gospodarczą. Sprzedaż ewidencjonuję w kasie fiskalnej. Od października br. zamierzam zatrudnić pracownika. Czy poza oświadczeniem, jakie jestem zobligowany od niego odebrać o zapoznaniu z zasadami ewidencji w kasie rejestrującej, powinienem wysłać go na jakieś szkolenie w tym zakresie?

Od 1 maja 2019 r. nałożono na podatników obowiązek zapoznania osób prowadzących ewidencję sprzedaży w kasie rejestrującej - przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji - z informacją o zasadach ewidencji.

Pisaliśmy na ten temat w Biuletynie Informacyjnym nr 15 z 20.05.2019 r. na str. 6-8

Osoba prowadząca ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia, zobowiązana jest natomiast złożyć podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji (patrz: § 6 ust. 3-6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących; Dz. U. poz. 816).

Zgodnie z zamieszczonymi w ww. informacji zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego:

• każda sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, a także rolnikowi ryczałtowemu (w tym również otrzymanie zaliczki), jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej,
   
• sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny, nawet bez jego żądania,
   
• paragon fiskalny jest wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (zapłata gotówką, kartą, odroczona płatność, przelew, itp.),
   
• sprzedawca, który otrzymał zaliczkę:
   
• w gotówce - wystawia i wydaje paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
   
• przelewem lub tytułem wpłaty na rachunek - wystawia i wydaje paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku bankowym (lub rachunku w SKOK), nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność została uznana na rachunku, a jeśli przed końcem tego miesiąca podatnik dokonał sprzedaży, paragon fiskalny za otrzymaną zaliczkę wystawia najpóźniej z chwilą dokonania tej sprzedaży,
   
• paragon fiskalny zawiera w szczególności następujące dane: napis "PARAGON FISKALNY", dane sprzedawcy i jego NIP oraz centralnie umieszczone logo fiskalne i numer unikatowy kasy rejestrującej (dokument, który nie zawiera ww. danych, nie jest paragonem fiskalnym).

Natomiast skutki nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego są następujące:

• na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury), może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i 5 ustawy Kodeks karny skarbowy),
   
• niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana,
   
• wystawienie i wydanie z kasy rejestrującej innego dokumentu niż paragon fiskalny (faktura) oznacza, że sprzedaż nie została zaewidencjonowana i nie wydano paragonu fiskalnego (faktury).

UWAGA! Informacja o zasadach ewidencji oraz oświadczenie osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, o zapoznaniu się z tą informacją powinny być sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla ww. osoby. Wzór ww. informacji oraz oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas. Dostępne są one w serwisie www.druki.gofin.pl w dziale Podatek VAT.

Z informacji zamieszczonych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.gov.pl) wynika, że w obowiązku zapoznania osób z zasadami ewidencji w kasie fiskalnej chodzi o wyedukowanie wszystkich osób, które mają do czynienia z kasami fiskalnymi, czyli o wskazanie, jakie znaczenie ma ewidencjonowanie transakcji, wydawanie paragonu i jakie są konsekwencje nierealizowania tych obowiązków. MF wskazało:

"(...) W (...) oświadczeniu nie chodzi o to, że zapoznałem się ze wszystkimi zasadami, że muszę znać rozporządzenie (w sprawie kas - przyp. red.) i potrzebuję szkolenia z tego zakresu. Tylko mówimy o tym, że obsługujący kasę zapoznał się z najbardziej podstawowymi zasadami, na przykład, że musi wydać paragon do każdej sprzedaży, bez żądania klienta. Oświadczenie zawiera najbardziej podstawowe zasady dotyczące wydawania paragonów i najbardziej podstawowe informacje dotyczące sankcji, jeżeli tych obowiązków się nie przestrzega. (...)"

Biorąc powyższe pod uwagę, Czytelnik nie ma obowiązku kierowania pracownika na szkolenie w zakresie prowadzenia ewidencji w kasie fiskalnej. Musi natomiast zapoznać go z zasadami prowadzenia tej ewidencji wskazanymi w rozporządzeniu o kasach i odebrać od niego oświadczenie, że pracownik zapoznał się z tymi zasadami.