Poradnik VAT nr 17 (329) z dnia 10.09.2012

Obowiązki podatnika instalującego kasę rejestrującą

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jedynym kryterium decydującym o obowiązku ewidencjonowania jest więc rodzaj odbiorcy sprzedawanej przez podatnika usługi lub towaru, natomiast nieistotny jest tu status prawny sprzedawcy (producent, hurtownik).

Kasa rejestrująca, która ma pracować jako urządzenie fiskalne, w myśl art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej powinna posiadać numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Zgodnie z ust. 3c ww. artykułu, podatnicy mogą stosować do ewidencjonowania wyłącznie kasy rejestrujące posiadające potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje, o których mowa w ustawie oraz rozporządzeniu w sprawie warunków technicznych.

Podatnik, który w prowadzonej działalności zamierza stosować kasy rejestrujące musi przed obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego pisemne oświadczenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które zamierza stosować do tego ewidencjonowania.

Ponadto, aby kasa rejestrująca mogła pracować w trybie fiskalnym, musi być dokonana jej fiskalizacja przez uprawnionego serwisanta. Obowiązkiem podatnika jest powiadomienie o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.

Poza obowiązkami wymienionymi w przepisach wykonawczych, podatnik instalujący kasę rejestrującą ma również przywilej skorzystania z ulgi na zakup tej kasy, po spełnieniu określonych przez ustawodawcę wymogów.

Wskazać należy, że podatnik korzystający ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących może je zainstalować, nie czekając, aż zobligują go tego przepisy w sprawie kas. Wówczas obowiązują go te same zasady o charakterze formalnym, co podatnika, dla którego instalacja kas jest obowiązkowa.

1. Zgłoszenie liczby kas

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń, podatnik musi złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących, które zamierza stosować do ewidencjonowania i miejscu (adresie) ich używania. Zawiadomienie to powinno być złożone przed obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę, zawiadomienie może być dokonane na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy (o którym piszemy w punkcie 2), pod warunkiem że zgłoszenie to zostanie złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Praktyczny cel złożenia tego zawiadomienia związany jest z faktem, iż prawodawca zezwala podatnikowi na instalowanie kas w kilku etapach. Zgodnie bowiem z § 6 rozporządzenia w sprawie zwolnień, podatnicy są obowiązani rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, która została zgłoszona przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego do ewidencjonowania we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży, na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia. Właśnie z tego względu urząd skarbowy musi być poinformowany o ogólnej liczbie kas, jakie podatnik docelowo musi zainstalować, aby móc ocenić, czy wdrażanie kas odbywało się zgodnie z powyższym harmonogramem. Przykładowo, jeśli podatnik zgłasza, że do ewidencjonowania obrotów i kwot podatku należnego będzie stosował 16 kas oznacza to, że co miesiąc powinien stosować 16/5 = 3,2 kasy, a więc po zaokrągleniu (w górę do liczb całkowitych) - 4 kasy.

Złożenie zawiadomienia o liczbie kas jest ponadto jednym z warunków, których spełnienie pozwala podatnikowi na odliczenie części kwoty wydatkowanej na zakup kasy.

Rozporządzenie nie określa wzoru zawiadomienia, poza wymogiem dotyczącym formy pisemnej.

Poniżej przedstawiamy wzór takiego zawiadomienia.

2. Zawiadomienie o miejscu instalacji kasy rejestrującej

Obowiązek zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy, wynika z zapisu art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy o VAT. Zgłoszenie to, w myśl § 7 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych powinno być dokonane w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy. Wzór zgłoszenia określony jest w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia.

W tym samym terminie zgłoszenia takiego, na dokumencie określonym w załączniku nr 7 do rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, dokonuje podmiot wykonujący serwis kas.

Fiskalizacja kasy rejestrującej jest to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego. Jest to jedna z czynności serwisowych, do której wykonania jest zobowiązany podatnik za pośrednictwem serwisanta. Po ufiskalnieniu kasy podatnik może dokonywać wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym.

W oparciu o te zgłoszenie naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny, który podatnik powinien w sposób trwały nanieść na obudowę kasy. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom. Numer ewidencyjny nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego, co wynika z § 13 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych.

Pamiętać należy, że w przypadku podatników, którzy zobowiązani są do stosowania więcej niż jednej kasy rejestrującej, zawiadomienie o miejscu instalacji kasy nie jest tożsame z informacją o liczbie stanowisk kasowych. Niezłożenie w wymaganym terminie jednego z powyższych zawiadomień skutkuje utratą prawa do odliczenia ulgi na zakup kasy.

Jedynie podatnicy, którzy zamierzają stosować jedną kasę fiskalną mają prawo do złożenia tylko jednej informacji, czyli zawiadomienia o miejscu instalacji kasy, ale w tym przypadku musi być ono złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

3. Prawo do odliczenia części kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej

W celu złagodzenia skutków związanych z poniesionymi wydatkami na zakup kas przez podatników, ustawodawca przewidział dla podatników, którzy w obowiązujących terminach rozpoczynają ewidencjonowanie obrotu za pomocą kas, odzyskanie części wydatkowanych kwot. Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od podatku należnego kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Jeżeli do ewidencjonowania przy zastosowaniu kas zobowiązany jest podatnik, który wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku, lub jest podatnikiem zwolnionym od podatku ze względu na wysokość osiągniętego obrotu, to może on wnioskować o zwrot bezpośredni ww. kwoty na swój rachunek bankowy.

Więcej na ten temat pisaliśmy w PV nr 11 z 10 czerwca 2012 r. w artykule pt. "W jaki sposób podatnik zwolniony z VAT może rozliczyć ulgę na zakup kasy fiskalnej?"

Skorzystanie z ulgi na zakup kasy rejestrującej (która jest przywilejem), jest możliwe, gdy podatnik:

• posiada dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą,
   
• dokonał pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania (może to być jeden dzień przed fiskalizacją),
   
• rozpoczął ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących terminach oraz
   
• dokonał zgłoszenia o miejscu instalacji kasy we właściwym miejscowo urzędzie skarbowym, w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji w celu otrzymania numeru ewidencyjnego.

Odliczenie przysługującej ulgi na zakup kasy, może być dokonane w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Podstawą do odliczenia jest dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczeń, sposób dokonywania odliczenia ulgi uzależniony jest od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym u podatnika podatek należny jest wyższy od podatku naliczonego (występuje kwota podatku do zapłaty), czy też podatek należny jest równy lub niższy od podatku naliczonego.