Korekta sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej

1. Dopuszczalność korekty sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej

Kasy rejestrujące zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika w ich pamięć fiskalną. Prawa tego nie mają również podmioty wykonujące serwis techniczny, co wyraźnie odnotowano w punkcie 3 załącznika nr 6 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. nr 212, poz. 1338). Te skuteczne zabezpieczenia, w praktyce powodują określone problemy w sytuacjach, kiedy zostanie popełniona pomyłka w trakcie rejestrowania sprzedaży w kasie fiskalnej, lub też klient chce dokonać zwrotu towaru.

O ile korygowanie faktur VAT uregulowane zostało przepisami rozporządzenia, to niestety brak jest jakichkolwiek przepisów dotyczących korekty obrotu zaewidencjonowanego w kasie fiskalnej. W przypadku rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, korekta danej transakcji możliwa jest jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Kasa rejestrująca dzięki swej konstrukcji i zastosowanym zabezpieczeniom nie posiada bowiem żadnych technicznych możliwości przeprowadzenia korekty informacji zapisanych w jej pamięci.

Uwaga

Brak regulacji prawnych nie może pozbawiać podatnika możliwości korekty pomyłek, które są przecież nieuniknione w każdej działalności gospodarczej. Wręcz przeciwnie, sprzedawca ma obowiązek skorygowania popełnionych błędów, a wynika to z podstawowego obowiązku każdego podatnika, czyli rzetelnego prowadzenia ewidencji podatkowych, odzwierciedlających rzeczywiste operacje gospodarcze.

Podobnie w przypadku zwrotu towarów spowodowanego odstąpieniem od umowy sprzedaży, bądź też uznaniem reklamacji, podatnik zobowiązany jest do odpowiedniego udokumentowania tego zwrotu. Zgodnie bowiem z art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, obrót (będący podstawą opodatkowania) zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonanych korekt faktur. Powyższy przepis pozwala więc na pomniejszenia uzyskanego obrotu między innymi o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów, pod warunkiem, że zwroty towaru, co do zasady, są prawnie dopuszczalne i zwroty te zostały udokumentowane.

2. Korekta sprzedaży w wyjaśnieniach organów podatkowych

Prezentowane poniżej wyjaśnienia organów podatkowych dotyczące omawianego zagadnienia wskazują na daleko idącą liberalizację w tym zakresie. Jeszcze do niedawna bowiem uznawano, iż zwrot towaru lub reklamacja usługi możliwa jest jedynie w sytuacji gdy nabywca jest w posiadaniu faktury lub paragonu dokumentującego transakcję.

2.1. Korekta sprzedaży przy zwrocie jednego z towarów wymienionych na paragonie

W przypadku częściowego zwrotu towaru nie ma potrzeby podłączenia oryginału paragonu fiskalnego do jego korekty, jednakże pod warunkiem, że zdarzenia te zostały odpowiednio i wiarygodnie udokumentowane.

Tak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 3 czerwca 2009 r., nr ILPP2/443-329/09-4/ISN.

Podatnik zwrócił się z prośbą o zajęcie stanowiska odnośnie korekty paragonu, na którym występuje więcej niż jedna pozycja towaru i są to towary objęte gwarancją. W takiej sytuacji klient nie chce zwrócić oryginału paragonu, lub też uzależnia zwrot paragonu od otrzymania potwierdzenia zapłaty na pozostałe towary.

Dyrektor Izby Skarbowej stwierdził, iż w sytuacji, gdy nie ma możliwości podłączenia oryginału paragonu fiskalnego wydanego klientowi do dokumentów potwierdzających konieczność dokonania korekty, przy np. częściowym zwrocie towarów, a sprzedawca ma pewność, że towar został przez niego sprzedany, strony transakcji mogą podpisać protokół zwrotu towaru, ze wskazaniem wartości, za którą towar został sprzedany oraz kwoty podatku należnego. Powyższe zdarzenie winno znaleźć również odzwierciedlenie w prowadzonej ewidencji korekt.

2.2. Zwrot towaru bez oryginału paragonu

Podatnik może dokonać korekty sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej bez otrzymania oryginału paragonu, jednakże pod warunkiem, że zdarzenia te zostały udokumentowane wiarygodnymi dowodami. Zdarzenia powodujące korektę obrotu i podatku należnego, powinny zostać uwidocznione w odrębnej specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji korekt.

Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 3 czerwca 2009 r., nr ILPP2/443-415/09-2/MN.

Spółka, która wystąpiła do Izby Skarbowej o interpretację, sprzedaje towary z reguły przygotowane na zlecenie konkretnego klienta, którego dane archiwizuje w systemie informatycznym. Z uwagi na ten specyficzny charakter sprzedawanych towarów spółka z reguły jest w stanie dokładnie ustalić, czy i kiedy nastąpiła sprzedaż reklamowanego lub zwróconego towaru, wskazać kopię paragonu dotyczącego reklamowanej transakcji oraz określić ilości, ceny, stawki i kwoty podatku dotyczące transakcji, jak również miesiąc, za który rozliczono VAT należny, niezależnie od tego czy klient reklamujący zakupiony towar jest w posiadaniu paragonu fiskalnego. Po zidentyfikowaniu danych dotyczących reklamowanej transakcji spółka rejestruje transakcję zwrotu towaru w kasie fiskalnej, następnie generuje wewnętrzny dowód zwrotu towaru powołując się na numer zlecenia, pod którym zarejestrowano pierwotną transakcję sprzedaży. Dokument opatrzony jest podpisem klienta potwierdzającym dokonanie zwrotu.

Dyrektor Izby Skarbowej stwierdził, iż zgromadzenie przez spółkę dowodów stanowiących dowód przeciwny do dowodu, jakim jest zapis z kasy rejestrującej, przy uwzględnieniu wyjątkowego charakteru zdarzeń, może stanowić podstawę do skorygowania obrotu i kwot podatku należnego. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt zwrotu towaru.

Uwaga od redakcji

Dowodem dokonania zakupu może być również potwierdzenie płatności dokonanej kartą płatniczą lub kredytową. Wydruk taki zawiera dane pozwalające m.in. na dotarcie do dokumentów źródłowych (kopii paragonu fiskalnego) potwierdzających dokonanie transakcji w określonym dniu o określonej godzinie i na określoną kwotę.

2.3. Korekta błędnej stawki VAT

W przypadku zaewidencjonowania w kasie fiskalnej sprzedaży towaru z błędną stawką VAT, podatnikowi przysługuje prawo do korekty obrotu i podatku należnego w deklaracji VAT, pod warunkiem udokumentowania powyższego zdarzenia w ewidencji korekt.

Takiego wyjaśnienia udzielił Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 17 kwietnia 2009 r., nr IBPP1/443-101/09/AL.

W stanie faktycznym, którego dotyczyła interpretacja podczas programowania serwisant pomyłkowo przypisał dla towaru stawkę 22% VAT zamiast 7%. Błąd zauważono dopiero po 3 miesiącach podczas wypisywania faktury do paragonu fiskalnego. Wezwano serwisanta, który usunął pomyłkę i dokonał podsumowania sprzedaży opodatkowanej niewłaściwą stawką VAT. Przeprowadzone zmiany zostały przez podatnika opisane w protokole na tę okoliczność i odnotowane w książce serwisowej kasy.

Wykonany został raport, w którym wykazana została wartość sprzedaży zafiskalizowanej z zawyżoną stawką. Podatnik zaprowadził ewidencję korekt, w której odnotował zaistniałe błędy wraz z protokołem sporządzonym na okoliczność powstałych nieprawidłowości oraz dowodami w tej sprawie. Dokładne wyliczenia kwot zawyżonego podatku należnego zostały przeprowadzone w oparciu o kopie paragonów fiskalnych, z których wynikają ilości, wartości sprzedaży brutto i kwoty podatku. Podatnik nie zmienił kwot brutto sprzedanych towarów, korekta dotyczyła kwot netto i podatku VAT.

Dyrektor Izby Skarbowej stwierdził, że w przypadku zaistnienia powyższych zdarzeń, udokumentowanych wpisem do ewidencji korekt, podatnikowi przysługuje prawo do korekty obrotu i podatku należnego. Prawidłowa kwota obrotu oraz podatku należnego winna być wykazana przez podatnika w składanych przez niego korektach deklaracji VAT-7 za 3 miesiące, w których miała miejsce pomyłka.

2.4. Zwrot towaru przy nieczytelnym paragonie

W przypadku gdy paragon jest zupełnie nieczytelny (wyblakł), sprzedawca może uznać reklamację klienta i dokonać korekty sprzedaży opierając się na innych dowodach np. dokumencie gwarancji, numerze seryjnym itp.

Tak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 9 kwietnia 2008 r., nr IPPP1-443-176/08-2/BS.

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej zarówno odstąpienie od umowy sprzedaży i w konsekwencji dokonany przez sprzedawcę zwrot wartości towaru, jak i zwrot kwoty wartości towaru dokonany w wyniku realizacji roszczeń nabywcy z tytułu reklamacji, co do zasady są prawnie dopuszczalne i są przedmiotem regulacji prawa cywilnego. Przepisy ustawy o VAT nie wprowadzają na użytek postępowania podatkowego żadnych szczególnych regulacji w odniesieniu do trybu, zasad i dopuszczalności odstąpienia od umowy sprzedaży, jak i dodatkowych szczególnych warunków co do trybu realizacji roszczeń z tytułu reklamacji.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. zwrotu towaru. Zasadą jest więc dokonywanie korekty obrotu i podatku należnego przy jednoczesnym zwrocie (okazaniu) przez klienta paragonu fiskalnego. Jednak w przypadku gdy paragon jest zupełnie nieczytelny (wyblakł), bądź też w przypadku braku przedmiotowego paragonu, należy oprzeć się na innych dowodach (np. dokumencie gwarancji, numerze seryjnym itp.). Taka korekta jest również dopuszczalna w sytuacji, gdy podatnik ma pewność, iż towar został przez niego sprzedany i jest w stanie, w sposób niebudzący wątpliwości fakt ten wykazać.