Raporty fiskalne w pytaniach Czytelników

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia w sprawie kas, prowadząc ewidencje przy zastosowaniu kas podatnicy podatku VAT mają m.in. obowiązek:

dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy,
sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym,
sporządzać raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po tym miesiącu.

Ponadto podatnicy stosujący kasy, które rozliczają więcej niż jedną transakcję w jednym czasie (dotyczy to między innymi branży gastronomicznej) przed wykonaniem raportu fiskalnego dobowego obowiązani są do zamknięcia wszystkich rozpoczętych w ciągu doby transakcji.

Raport fiskalny, to w myśl § 2 pkt 19 ww. rozporządzenia - dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej od podatku.

Prowadzimy lokal gastronomiczny. Mamy obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Raporty dobowe ze sprzedaży zazwyczaj sporządzamy o godzinie 23⁰⁰ (do tej godziny czynny jest lokal). Czasami zdarza się, że lokal czynny jest dłużej, np. do godziny 2⁰⁰ w nocy. Kiedy wówczas powinniśmy wydrukować raport dobowy?

Z literalnego brzmienia § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas wynika, że raport fiskalny dobowy powinien być sporządzony po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym.

Jeśli więc podatnik dokonuje sprzedaży w nocy, to przed samą północą powinien wykonać dobowy raport sprzedaży. Dopiero po jego wykonaniu może dokonywać dalszej sprzedaży.

Po godzinie 24⁰⁰ sprzedaż będzie ewidencjonowana już w dacie dnia następnego i tym samym zostanie uwzględniona w następnym raporcie dobowym.

Zatem w sytuacji przedstawionej w pytaniu, raport dobowy powinien być sporządzany na zakończenie dnia, w którym prowadzona była sprzedaż. W przeciwnym razie, gdyby raport ten sporządzany był dopiero w chwili zamknięcia lokalu (np. po godzinie 2⁰⁰) obejmowałby również częściową sprzedaż z następnego dnia (przy założeniu, że sprzedaż wystąpiła).

Powyższy sposób postępowania potwierdzają także organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 27 maja 2008 r., nr ILPP2/443-204/08-2/ISN stwierdził, że: "(…) Wnioskodawca świadczy usługi hotelowo-gastronomiczne. Sprzedaż rejestrowana jest za pomocą kasy fiskalnej. (…).

(…) należy stwierdzić, że zgodnie z powołanymi przepisami raport fiskalny dobowy sporządzić należy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Oznacza to, że jeżeli Wnioskodawca dokona sprzedaży po północy, to przed tą sprzedażą ma obowiązek sporządzić raport fiskalny dobowy za poprzedni dzień. (…)"

Wyżej wymieniona interpretacja wprawdzie dotyczy stanu prawnego obowiązującego w 2008 r., ale wnioski z niej wynikające, zdaniem redakcji mają zastosowanie również w świetle obowiązującego od 1 kwietnia 2013 r. rozporządzenia w sprawie kas. Termin sporządzania raportu dobowego określony jest bowiem analogicznie jak w regulacjach obowiązujących w 2008 r.

Zapomniałem wykonać wydruku raportu dobowego z kasy fiskalnej. Wykonałem go dopiero następnego dnia. Nie nastąpiło jednak uszczuplenie podatku, ponieważ obroty wyliczyłem na podstawie pojedynczych paragonów. Czy grożą mi za to jakieś konsekwencje?

W przepisach ustawy o VAT oraz w rozporządzeniu w sprawie kas nie przewidziano kar za brak raportu dobowego. Także w ustawie z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186) nie przewidziano konsekwencji z tego tytułu.

Jeżeli jednak podatnik chce mieć gwarancję, iż niedopełnienie obowiązku sporządzenia raportu dobowego nie spowoduje żadnych skutków finansowych w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, to może skorzystać z instytucji tzw. "czynnego żalu", o której mowa w art. 16 K.k.s. Z przepisu tego wynika bowiem, że nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe ten, kto po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organy ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu. Przepis ten ma zastosowanie wówczas, gdy w terminie wyznaczonym przez uprawniony organ postępowania przygotowawczego sprawca uiści w całości należność publicznoprawną uszczuploną czynem zabronionym. Zawiadomienie powinno być złożone na piśmie albo przekazane ustnie do protokołu. Istotne jest to, że musi być ono złożone przed dniem ujawnienia tego wykroczenia przez organy ścigania.

W opisanym przypadku, podatnik jest w stanie udowodnić, iż nie nastąpiło uszczuplenie zobowiązania podatkowego i podatek VAT za ten miesiąc został rozliczony prawidłowo. Wystarczające będzie więc jak najszybsze zawiadomienie na piśmie organu ścigania, ponieważ w przypadku rozpoczęcia ewentualnej kontroli przez organy skarbowe, nie będzie już prawnych możliwości skorzystania z dobrodziejstw art. 16 K.k.s.

Prowadzę sezonową działalność gastronomiczną (w okresach letnich) i obroty z tej sprzedaży ewidencjonuję w kasie fiskalnej. W okresie zimowym nie prowadzę w ogóle sprzedaży. Czy mam obowiązek sporządzania raportów fiskalnych dziennych i miesięcznych w okresie kiedy nie dokonuję sprzedaży?

Obowiązek sporządzania fiskalnych raportów dobowych uzależniony jest od wystąpienia sprzedaży, która podlegać będzie obowiązkowi ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej.

Raporty fiskalne dobowe są sporządzane po zakończeniu sprzedaży w danym dniu i dokumentują obrót z tego tytułu oraz wskazują kwoty podatku należnego za daną dobę. Brak sprzedaży oznacza, że obrót i kwota podatku mają wartość zerową. Dane o sumarycznym obrocie i kwotach podatku zostaną wykazane w raporcie fiskalnym miesięcznym. Wobec powyższego, nie ma potrzeby ani prawnego obowiązku sporządzania raportów dobowych w dniach, w których nie zaewidencjonowano żadnej sprzedaży na kasie rejestrującej (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 23 listopada 2012 r., nr IPTPP4/443-648/12-2/JM).

Natomiast obowiązek sporządzenia raportów fiskalnych za okres miesięczny powstaje po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Zatem jeżeli w okresie miesięcznym nie wystąpi sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania, podatnik nie ma obowiązku sporządzania raportu fiskalnego miesięcznego.

Jaki jest w świetle obowiązujących przepisów termin przechowywania paragonów fiskalnych na nośnikach papierowych: dwa czy pięć lat?

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są przechowywać kopie dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Przypomnieć jednak należy, że obowiązek ten - do 31 grudnia 2012 r. - był nieco złagodzony mocą przepisu przejściowego zawartego w nieobowiązującym już § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. nr 212, poz. 1338 ze zm.). Z tego przepisu wynikało bowiem, że kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani byli przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Jak wyjaśniał resort finansów w piśmie z dnia 10 stycznia 2013 r., skierowanym do naszej redakcji, wprowadzenie na okres przejściowy dwuletniego terminu przechowywania kopii dokumentów kasowych było związane z jednej strony z sygnalizowanymi przez podatników trudnościami technicznymi archiwizowania dużej ilości rolek dokumentacji paragonowej, a z drugiej strony z założeniami co do rozwiązania problemu na drodze dopuszczenia w nowych przepisach prowadzenia ewidencji w kasach z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych.

Regulacja ta od samego początku nie miała mieć charakteru stałego, ponieważ miała tylko umożliwić podatnikom podjęcie niezbędnych działań dostosowawczych polegających na nabyciu kas z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych.

Zwrócono także uwagę, że z przepisów ustawy o VAT wynika, iż podatnicy obowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. co do zasady w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Oznacza to, że w świetle obowiązujących przepisów kopie dokumentów kasowych sporządzonych na nośnikach papierowych dokumentujące sprzedaż dokonaną od 1 stycznia 2013 r. podatnik musi przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.