Dokument pozwalający na korektę obrotu zaewidencjonowanego w kasie fiskalnej

Czy w przypadku zwrotu towaru przez klienta, sprzedawca może dokonać korekty, jeśli nabywca nie posiada paragonu fiskalnego potwierdzającego tę sprzedaż?

Do końca marca br. organy podatkowe wskazywały, że w przypadku zwrotu towaru, reklamacji czy błędnego zaewidencjowania sprzedaży w kasie podatnik powinien prowadzić tzw. ewidencję korekt, w której miały być zapisywane wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu.

Obecnie zasady m.in. zwrotów towarów uregulowane są § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas. W myśl tego przepisu, w przypadku, gdy zwroty lub uznane reklamacje towarów skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, zwroty te należy ująć w odrębnej ewidencji zawierającej:

1) datę sprzedaży,

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży rejestrowanej w kasie fiskalnej - jest niewątpliwie paragon fiskalny.

Jednak zdaniem organów podatkowych, nie jest to jedyny dokument umożliwiający dokonanie korekty obrotu zaewidencjonowanego w kasie rejestrującej.

Ministerstwo Finansów w broszurze "Najważniejsze zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 wynikające z rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r." (która dostępna jest na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl) stwierdziło, że: "(…) W przypadku zwrotu towarów i uznanych reklamacji towarów i usług w odrębnej ewidencji ujmuje się dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, np. paragon fiskalny czy wydruk z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych). (…)"

W stanie prawnym obowiązującym do 31 marca 2013 r. również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych dopuszczały przyjmowanie zwrotów towarów od klienta nieposiadającego oryginału paragonu, jeśli tylko był w stanie udowodnić, iż zwracany towar nabyty był w danej placówce. Mógł to być np. podbity w sklepie dowód gwarancji, czy też potwierdzenie dokonania płatności kartą płatniczą.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 14 lutego 2012 r., nr IPPP2/443-1296/11-2/KOM wskazał m.in.: "(…) Warunkiem dokonania korekty obrotu i kwoty podatku należnego jest potwierdzenie rozliczenia tej sprzedaży przez podatnika. Potwierdzenie tej okoliczności jest oczywiste w przypadku okazania przez nabywcę oryginału paragonu, lecz w przypadku braku przedmiotowego paragonu, należy oprzeć się na innych dowodach. Taka korekta jest dopuszczalna w sytuacji, gdy podatnik ma pewność, iż towar został przez niego sprzedany i jest w stanie, w sposób niebudzący wątpliwości fakt ten wykazać. (…)"

Organ podatkowy podkreślił także, że oryginał paragonu nie jest jednak jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Jak wskazał, dowodzenie zaistniałego błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan faktyczny.

Pomimo, że przytoczona powyżej interpretacja wydana została w stanie prawnym obecnie już nieobowiązującym, to jednak zdaniem redakcji wyjaśnienia w niej zawarte są nadal aktualne.

W tym miejscu należy przypomnieć, że podatnicy mają obowiązek zaprowadzenia odrębnych ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, oczywistych pomyłek od 1 października 2013 r.

Powyższe wynika z przepisu przejściowego zawartego w § 37 rozporządzenia w sprawie kas, zgodnie z którym, do dnia 30 września 2013 r. podatnicy mogą prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy, obowiązującymi na dzień 31 marca 2013 r.

W przypadku zwrotu towarów, korekta obrotu zaewidencjonowanego w kasie fiskalnej możliwa jest na podstawie dokumentu potwierdzającego sprzedaż, tj. paragonu fiskalnego, faktury lub innego dokument np. wydruku z terminala, w przypadku płatności bezgotówkowych.