Ewidencja należności w walucie obcej

Prowadzimy sklep, w którym obrót ewidencjonujemy za pomocą kasy. Coraz częściej, klienci za zakupiony towar chcą płacić w walucie obcej, głównie w euro. Czy możemy pobierać zapłatę w walutach obcych i jak powinniśmy ją ewidencjonować w kasie?

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT prowadząc ewidencje przy zastosowaniu kas podatnicy podatku VAT mają obowiązek dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

W § 10 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, analogicznie jak w § 8 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia w sprawie kas zawierającym dane, jakie powinny znaleźć się na paragonie fiskalnym, wprowadzono konieczność oznaczenia waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto.

Szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące uregulowane są natomiast w rozdziale 2 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych.

I tak, w myśl § 14 ust. 1 tego rozporządzenia program kasy musi posiadać m.in. funkcję:

umożliwiającą podatnikowi dokonywanie zmiany nazwy waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, lub jej skrótu oraz zaprogramowania tej zmiany z wyprzedzeniem poprzez określenie daty, godziny i minuty zmiany;
zapisania daty, godziny i minuty rozpoczęcia prowadzenia rejestracji sprzedaży w zmienionej walucie w pamięci fiskalnej oraz
przeliczenia łącznej kwoty sprzedaży brutto na inne waluty, przy czym wynik przeliczenia wraz z podaniem kursu i rozliczeniem należności powinien być przedstawiony na paragonie fiskalnym po logo fiskalnym z oznaczeniem zastosowanych walut; przeliczenie powinno odbywać się z dokładnością nie mniejszą niż 6 znaków po przecinku i wynik przeliczenia powinien zostać zaokrąglony do 2 znaków po przecinku.

Przy czym do oznaczenia skrótu nazw walut stosuje się oznaczenia stosowane przez Narodowy Bank Polski.

Zatem, jeśli podatnik zamierza prowadzić sprzedaż towarów na rzecz klientów uiszczających opłatę w walutach obcych, to co do zasady, powinien posiadać kasę, wyposażoną w funkcję umożliwiającą przeliczenie kursu walut.

Z sytuacji opisanej w pytaniu można wywnioskować, iż zapłata za nabyte towary ma być przyjmowana w euro, podczas gdy wartość transakcji będzie wyrażona w PLN. Przepisy dotyczące VAT nie regulują kwestii, jaki kurs waluty należy przyjąć do przewalutowania należności złotówkowej na euro. Zdaniem redakcji, w opisanej sytuacji, podatnik może przyjąć aktualny średni kurs danej waluty. Nie ma też przeszkód, aby kurs danej waluty został ustalony wyłącznie przez sprzedawcę (zazwyczaj jest to średni kurs z kilkuprocentową marżą), czy też w wyniku indywidualnych ustaleń pomiędzy stronami transakcji.