Otrzymanie zapłaty za dostawę towarów a moment ewidencji w kasie

W dniu 10 lutego br. sprzedaliśmy złom na rzecz osoby fizycznej, dokumentując tę transakcję fakturą. Czy powinniśmy zaewidencjonować ją również w kasie fiskalnej? W którym momencie należy zarejestrować tę sprzedaż, jeśli zostanie ona uregulowana gotówką w marcu br. lub np. w kwietniu przelewem na nasz rachunek bankowy?

Sprzedaż towarów na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, w myśl art. 111 ust. 1 ustawy o VAT musi być zaewidencjonowana w kasie fiskalnej, bez względu na to czy została udokumentowana fakturą, czy też nie. Zaznaczyć należy, iż podatnicy, którzy w swojej działalności sprzedaż prowadzą za pomocą kasy rejestrującej obowiązani są także spełniać określone warunki. Zostały one zawarte m.in. w art. 111 ust. 3a pkt 1 oraz § 6 ust. 1 pkt 3 i § 8 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas.

Zgodnie z tymi przepisami, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących mają m.in. obowiązek:

dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży, jak również wydawać wydrukowany dokument nabywcy, a paragon fiskalny musi zawierać między innymi datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym.

Zatem podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży rejestrowanej w kasie fiskalnej - jest niewątpliwie paragon fiskalny. Dopiero w przypadku, gdy nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej zażąda wystawienia faktury, należy ją wystawić. Zobowiązuje bowiem do tego art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT (z pewnymi wyjątkami, które jednak nie mają tutaj zastosowania). W takiej sytuacji, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Powyższy tryb postępowania nie ma jedynie zastosowania w sytuacji, gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą emitowaną przez kasę rejestrującą, a wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Jeśli chodzi o termin zarejestrowania sprzedaży, przez którą rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług, to wskazać należy, że jest on nierozerwalnie związany z powstaniem obowiązku podatkowego. W myśl podstawowej zasady określonej w art. 19a ust. 1 ustawy powstaje on z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi (poza szczególnymi momentami powstania obowiązku, które nie dotyczą sytuacji przedstawionej w pytaniu).

Kasa rejestrująca jest szczególnym rodzajem formy ewidencji sprzedaży, która ma na celu prawidłowy zapis przebiegu dokonywanych transakcji. Ma ona bowiem odzwierciedlać datę oraz wartość (kwotę obrotu, podatek należny) wykonanego świadczenia bądź dostawy towarów. Ewidencjonowanie obrotu w terminie późniejszym niż moment powstania obowiązku podatkowego prowadziłoby do niezgodności prowadzonej ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych oraz mogłoby skutkować nieprawidłowym sporządzeniem deklaracji podatkowej i tym samym błędnym ustaleniem należnego zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy.

W opisanej sytuacji stwierdzić należy, iż moment otrzymanej kwoty należnej z tytułu dokonanej w lutym 2014 r. dostawy, nie ma w tym przypadku znaczenia determinującego moment zaewidencjonowania dokonanej sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Reasumując

Sprzedaż towaru, o którym mowa w pytaniu na rzecz osoby prywatnej powinna zostać zaewidencjonowana w kasie rejestrującej w momencie powstania obowiązku podatkowego, tj. z chwilą dokonania dostawy, nie zaś otrzymania należności za tę dostawę. Kwotę podatku należnego od tej sprzedaży podatnik powinien zatem wykazać w deklaracji VAT za luty 2014 r.