Prawa i obowiązki podatnika rozpoczynającego stosowanie kas rejestrujących

W marcu br. rozpoczęłam działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT. Prowadzę niewielki sklep z drogerią i pamiątkami. Od kiedy powinnam zainstalować kasę rejestrującą i jakie są zasady jej użytkowania?

Podatnicy, którzy w prowadzonej działalności gospodarczej dokonują sprzedaży na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych – co do zasady – są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

1. Termin instalacji kasy fiskalnej

Jednak w myśl § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kasy do dnia 31 grudnia 2014 r. zwalnia się podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2012 r. sprzedaż na rzecz osób wymienionych powyżej, jeżeli przewidywany przez nich obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł.

Uwaga

Limit uprawniający do zwolnienia z ewidencjonowania należy liczyć od momentu rozpoczęcia sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych do końca danego roku podatkowego, a nie od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Przykład

Janina K. w dniu 10 marca 2014 r. rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej (sprzedaż artykułów drogeryjnych). W dniu 19 marca br. dokonała pierwszej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej. Wobec tego limit obrotów uprawniających do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania powinna wyliczyć według następującego wzoru:

A = B × C/D

gdzie:

A –	oznacza graniczną kwotę obrotu w proporcji do okresu prowadzonej działalności, której przekroczenie powoduje utratę zwolnienia,
B –	oznacza limit określony w rozporządzeniu, czyli 20.000 zł,
C –	oznacza liczbę dni prowadzenia sprzedaży, jaka pozostała do końca roku (w opisywanej sytuacji od dnia 19 marca 2014 r.),
D –	oznacza liczbę dni w roku podatkowym.

Z wyliczenia wynika, iż limit obrotu wynosi 15.780,82 zł (20.000 zł × 288/365).

Jeśli podatniczka nie przekroczy do końca 2014 r. ww. kwoty (tj. 15.780,82 zł), to nie będzie musiała instalować kasy rejestrującej.

Załóżmy jednak, że liczone narastająco obroty na rzecz osób fizycznych dnia 18 sierpnia br. osiągną wartość 15.790 zł. W związku z tym podatniczka utraci prawo do zwolnienia i będzie musiała rozpocząć ewidencjonowanie obrotów w kasie od 1 listopada 2014 r., tj. po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

2. Ulga na zakup kasy

Ponieważ zakup kas wiąże się z poniesieniem znacznych wydatków przez podatnika, ustawodawca przewidział dla podatników, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie za pomocą kas w obowiązujących terminach, odzyskanie części kwot wydatkowanych na zakup kas. Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Jeżeli ewidencjonowanie przy zastosowaniu kas obowiązuje podatnika, który wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku, to może on wnioskować o zwrot bezpośredni ww. określonej kwoty na rachunek bankowy.

Ulga na zakup kasy jest przywilejem, z którego podatnik może skorzystać wyłącznie po spełnieniu wszystkich wymienionych poniżej warunków, czyli:

dokonaniu zapłaty całej należność za nabycie kasy i posiadaniu dowodu tej zapłaty,
rozpoczęciu ewidencjonowania nie później niż w obowiązującym terminie, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają one funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać,
złożeniu w urzędzie skarbowym przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania do ewidencjonowania, w przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania tylko jedną kasę rejestrującą, zawiadomienie może być dokonane na formularzu zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy.

Z pytania wynika, że Czytelniczka jest czynnym podatnikiem VAT w związku z czym odliczenia kwoty wydatkowanej na zakup kasy może dokonać w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęła ewidencjonowanie, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Stanowi o tym § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń. Zaś sposób dokonywania odliczenia ulgi uzależniony jest od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym podatek należny jest wyższy, równy lub niższy od podatku naliczonego.

Zatem w sytuacji, gdy podatnik, w danym okresie rozliczeniowym wykaże podatek należny większy od podatku naliczonego, może dokonać odliczenia z tytułu nabycia kas rejestrujących, w kwocie niższej lub równej wartości różnicy między podatkiem należnym a naliczonym. Odliczenie może być więc dokonane maksymalnie do wysokości podatku należnego, czyli może zdarzyć się sytuacja, że będzie mógł już w pierwszym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) skorzystać z odliczenia w pełnej przysługującej mu wysokości. W sytuacji gdy zobowiązanie podatkowe (różnica pomiędzy podatkiem należnym i naliczonym) będzie niższe od kwoty ulgi, prawo do odliczenia przenoszone będzie na następne okresy rozliczeniowe (miesiące lub kwartały), co znacznie wydłuży czas odzyskania ulgi na zakup kasy.

Przykład

Podatnik w maju 2014 r. za kwotę 2.000 zł zakupił kasę rejestrującą, przy pomocy której rozpoczął ewidencjonowanie od 1 czerwca br. Przysługująca mu z tego tytułu kwota odliczenia wynosi 700 zł. Podatnik spełnił wszystkie warunki uprawniające do odliczenia, w związku z czym będzie mógł z niego skorzystać już w rozliczeniu za czerwiec.

W deklaracji VAT-7 za ten miesiąc podatnik wykazał w poz. 36 podatek należny w wysokości 1.900 zł, a w poz. 45 podatek naliczony do odliczenia w wysokości 800 zł. Nadwyżka podatku należnego wyniosła 1.100 zł, w związku z czym w rozliczeniu za czerwiec podatnik mógł odliczyć całą przysługującą mu ulgę, czyli 700 zł. Zobowiązanie podatkowe z tytułu podatku VAT za czerwiec wyniosło 400 zł.

Przykład

Załóżmy, że podatnik któremu przysługuje ulga za zakup kasy w wysokości 700 zł w kolejnych miesiącach wykazuje niewielką nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym. W deklaracji za czerwiec wykazał nadwyżkę w kwocie 200 zł, w deklaracji za lipiec wykaże – 100 zł, a w deklaracji za sierpień – 300 zł. Korzystając z przysługującej mu ulgi, podatnik w deklaracjach za czerwiec – sierpień nie wykaże zobowiązania podatkowego (wyniesie ono 0 zł).

Zakładamy, że w rozliczeniu za wrzesień nadwyżka podatku należnego nad naliczonym wyniesie 300 zł. Ostatnia część przysługującej podatnikowi ulgi (czyli 100 zł) zostanie zatem rozliczona w deklaracji za ten miesiąc. Po uwzględnieniu ulgi zobowiązanie podatkowe za wrzesień br. wyniesie 200 zł.

W przypadku natomiast, gdy podatnik w danym okresie rozliczeniowym wykaże podatek należny niższy lub równy podatkowi naliczonemu, może otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty odliczenia na rachunek bankowy. Kwota zwrotu nie może jednak przekroczyć w danym okresie rozliczeniowym równowartości:

a) 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu netto, nie więcej jednak niż 175 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

b) 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu netto, nie więcej jednak niż 350 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

Przykład

W maju br. podatnik zakupił 1 kasę fiskalną za kwotę 3.000 zł, przy pomocy której rozpoczął ewidencjonowanie od dnia 3 czerwca 2014 r. Przysługująca mu z tego tytułu ulga wynosi 700 zł. Podatnik spełnił wszystkie warunki uprawniające do odliczenia, w związku z czym będzie mógł z niego skorzystać w rozliczeniu za czerwiec 2014 r.

W deklaracji VAT-7 za ten miesiąc podatnik wykazał nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym w wysokości 900 zł. Wystąpienie nadwyżki podatku naliczonego nad należnym daje podatnikowi prawo do zwrotu 25% kwoty przysługującej ulgi, czyli 175 zł.

Kwotę tę należy wykazać w poz. 49 deklaracji VAT-7. Pozostałą część w wysokości:

700 zł – 175 zł = 525 zł,

podatnik odliczy w rozliczeniu za następne miesiące. Jednakże sposób tego rozliczenia uzależniony będzie od wystąpienia nadwyżki podatku należnego bądź naliczonego.

3. Obowiązki podatnika stosującego kasę rejestrującą

W myśl art. 111 ust. 3a ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do:

dokonywania wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy;
dokonania niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
udostępniania kas rejestrujących do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
zgłaszania kas do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących;
używania kas rejestrujących zgodnie z warunkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 7a pkt 1;
przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.);
stosowania kas rejestrujących wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem art. 111 ust. 3b;
dokonywania wydruku emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na nośniku papierowym;
prowadzenia i przechowywania dokumentacji o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 111 ust. 7a i ust. 9 pkt 1;
dokonania zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy;
poddawania obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Ponadto § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas określa, iż podatnicy prowadząc ewidencję zobowiązani są m.in. do:

sporządzania raportów fiskalnych dobowych po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym,
sporządzania raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu czy
stosowania oznaczeń literowych od "A" do "G" do przyporządkowania stawki podatku do nazw tych towarów i usług, przy czym:

literze "A" jest przyporządkowana stawka podstawowa podatku,
literom od "B" do "G" odpowiadają pozostałe stawki podatku stosowane na poszczególne towary i usługi oraz zwolnienie od podatku.