Ewidencjonowanie zaliczek na poczet organizowania imprezy okolicznościowej

W prowadzonej działalności zajmujemy się organizacją przyjęć weselnych. Na poczet wykonania przyszłej usługi gastronomicznej od osoby fizycznej nieprowadzącej działalność gospodarczej pobieramy zaliczkę, a na 3 dni przed wykonaniem usługi pozostałą część należnej kwoty. W momencie zapłaty pierwszej zaliczki nie znamy ilości osób ani całkowitej wartości przyjęcia weselnego. Przy wpłacie zaliczek wystawiamy paragon zawierający określenie: "zaliczka – przyjęcie okolicznościowe". Czy takie nazewnictwo stosowane na paragonach fiskalnych, w stosunku do wpłacanych zaliczek spełnia wymogi, o których mowa w przepisach w sprawie kas?

Organizowanie imprezy okolicznościowej, tj. wesel, komunii, itp., co do zasady, klasyfikowane jest jako kompleksowe świadczenie usług gastronomicznych, które podlegają opodatkowaniu według preferencyjnej 8% stawki VAT. Stawka ta nie ma jednak zastosowania do sprzedaży:

1) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%,

2) napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%,

3) napojów, przy przygotowaniu których jest wykorzystywany napar z kawy lub herbaty, niezależnie od udziału procentowego tego naparu w przygotowywanym napoju,

4) napojów bezalkoholowych gazowanych,

5) wód mineralnych,

6) innych towarów w stanie nieprzetworzonym opodatkowanych stawką 23%.

Sprzedaż ww. towarów została bowiem wymieniona pod poz. 7 załącznika do rozporządzenia w sprawie stawek, jako wyłączona z opodatkowania 8% stawką VAT. Oznacza to, że ich sprzedaż, nawet jeśli wchodzi w skład kompleksowej usługi gastronomicznej podlega opodatkowaniu 23% stawką VAT.

Tak też uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 9 lipca 2014 r., nr ITPP1/443-396a/14/BS. W przedmiotowej sprawie podatnik świadczył kompleksową usługę organizowania imprez okolicznościowych (np. wesel, komunii). Usługa sklasyfikowana była w PKWiU 56.10.11.0 "Usługi przygotowywania i podawania posiłków w restauracji" i opodatkowana 8% stawką VAT. Na temat opodatkowania VAT napojów wydawanych podczas imprezy okolicznościowej organ podatkowy wyjaśnił:

"(…) stwierdzić należy, że usługa gastronomiczna świadczona przez Wnioskodawcę podlega opodatkowaniu stawką w wysokości 8% na podstawie art. 41 ust. 2 w związku z art. 146a pkt 2 ustawy i w powiązaniu z § 3 ust. 1 pkt 1 (…) rozporządzenia Ministra Finansów, przy czym dostawa towarów wymienionych w poz. 7 załącznika do (…) rozporządzenia, w ramach usługi sklasyfikowanej w grupowaniu PKWiU 56 podlega opodatkowaniu stawką 23%, na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy w związku z art. 146a pkt 1. Okoliczności tej nie zmienia fakt, że napoje te są dostarczane w ramach jednej kompleksowej usługi. (…)" (pokreślenie redakcji).

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Dostawa towarów i świadczenie usług na rzecz wymienionych osób, jeżeli nie żądają one potwierdzenia sprzedaży fakturą, dokumentowane są – w sytuacji gdy sprzedawca stosuje kasy rejestrujące – paragonem fiskalnym. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT).

Jeżeli jednak przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności (zaliczkę) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Kwestia ewidencjonowania w kasie fiskalnej zaliczek otrzymanych przed wydaniem towaru (wykonaniem usługi) została jednoznacznie uregulowana w rozporządzeniu w sprawie kas. W myśl § 3 ust. 2 tego rozporządzenia, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu, na powstanie obowiązku zaewidencjonowania w kasie zaliczki wpłacanej na poczet konkretnej usługi tj. zorganizowania wesela nie ma wpływu fakt, iż nie są znane dokładne informacje na temat liczby gości, dań czy też ostatecznej kwoty należności.

Wykaz elementów, które co najmniej musi zawierać paragon fiskalny, określa § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas. W punkcie 6 tego przepisu wskazano, iż paragon powinien zawierać nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.

Zgodnie natomiast z zapisem § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia, paragon fiskalny musi być ponadto czytelny i umożliwiać nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. W miejscu określonym dla nazwy, paragon fiskalny może zawierać również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych konsekwentnie uznają, że podatnik powinien zadbać o takie zaprogramowanie kasy rejestrującej, aby konsument otrzymał paragon z nazwami towarów lub usług, pozwalającymi na ich jednoznaczną identyfikację. Stwierdzają one, że w przypadku podatników świadczących usługi (dokonujący szeregu czynności składających się na dostawę towaru/świadczenie usług) mogą przy określaniu nazwy usługi (towaru) wykorzystywać nazewnictwo stosowane przez siebie przy tworzeniu zasad odpłatności (cennika). Tym samym, stosowane nazwy będą zależały od samej oferty tego podatnika. W związku z tym, że ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej podlega dany towar lub usługa, które są pewnym produktem finalnym, składającym się z wielu komponentów, nie ma konieczności i uzasadnienia wyliczania wszystkich jego elementów składowych.

Odnosząc powyższe do sytuacji przedstawionej w pytaniu, należy stwierdzić, że zamieszczenie na paragonie określenia "zaliczka – przyjęcie okolicznościowe" nie spełnia wymogu dotyczącego możliwości jednoznacznej identyfikacji przedmiotu transakcji. Tak określona nazwa wskazuje, iż przedmiotem świadczenia będzie organizacja przyjęcia okolicznościowego, natomiast nie wiadomo o jakie konkretnie przyjęcie chodzi.

Na temat sposobu stosowania na paragonach fiskalnych nazw kompleksowych świadczeń wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 1 sierpnia 2014 r., nr ITPP1/443-497a/14/AJ, w której czytamy m.in.:

"(…) ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej podlega dane świadczenie, czyli produkt finalny, jakim jest w przedmiotowej sprawie usługa polegająca na obsłudze uroczystości weselnych, chrzcin, styp czy imprez firmowych. Wobec tego, określając nazwę usługi powinien Pan ją doprecyzować w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację dokonanego świadczenia, na przykład poprzez wskazanie «usługa gastronomiczna – obsługa wesela 8%», czy «usługa gastronomiczna – obsługa chrzcin 8%». Przy czym nie ma konieczności i uzasadnienia wyliczania na fakturze i paragonie fiskalnym wszystkich nazw dań czy potraw serwowanych w ramach danego świadczenia, tym bardziej, że – jak Pan zaznaczył w złożonym wniosku – każdorazowo wymienione są w odrębnej specyfikacji. (…)"

Organ podatkowy podkreślił jednocześnie: "(…) jeżeli w danej kategorii występuje zróżnicowanie stawek podatku VAT, to stosowanie ogólnej nazwy nie wypełni przesłanki jednoznacznej identyfikacji towaru/usługi. Tym samym, przy dokonywaniu sprzedaży wymienionych przez Pana napojów w tym gazowanych, alkoholowych, kawy czy herbaty, zastosowanie określenia «usługa gastronomiczna 23%» nie spełnia warunku jednoznacznego określenia nazwy towaru/usługi. (…)

Dlatego, koniecznym jest uszczegółowienie nazwy grup sprzedawanych towarów, tj. osobno należy zarejestrować w kasie fiskalnej sprzedaż kawy, osobno sprzedaż herbaty, osobno sprzedaż soków, napojów gazowanych i alkoholowych. (…)"

Takie samo stanowisko prezentuje Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 20 maja 2014 r., nr IBPP3/443-194/14/EJ.

Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu w kasie rejestrującej z chwilą jej otrzymania. Przy czym należy pamiętać, aby nazwa towaru lub usługi widniejąca na paragonie była tak skonstruowana, żeby można było na tej podstawie w połączeniu z ceną, dokładnie określić zakupiony towar czy usługę.

Zdaniem redakcji, w sytuacji opisanej w pytaniu, na paragonie fiskalnym sprzedaż kompleksowej usługi organizowania wesela, na poczet której podatnik otrzymuje zaliczki należy ująć pod jedną nazwą, np. "usługa gastronomiczna – obsługa wesela", bez wyszczególniania jej elementów składowych. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby np. w załączniku do faktury (jeśli nabywca zażąda jej wystawienia), czy też w innej dokumentacji znalazło się zestawienie towarów i usług, które wpływają na ostateczną cenę kompleksowej usługi.

Stosowanie ww. nazwy na paragonie w ramach tej jednej usługi nie ma jednak zastosowania do sprzedaży napojów (tj. kawy, herbaty itp.), które należy osobno zarejestrować w kasie fiskalnej ze stawką 23%.